Как устроена база данных Microsoft Access

 

Программа Access представляет собой реляционную СУБД (от англ. relation —

отношение). Это означает, что база данных Access состоит из взаимосвязанных

таблиц. Рассмотрим таблицы и их составляющие, а затем перейдем к изучению

связей.

 

Таблицы

Таблица базы данных — это обычная таблица из строк и столбцов. Ниже при-

веден пример таблицы (табл. 1.1), содержащей сведения о клиентах компании.

 

Таблица 1.1. Клиенты

Номер (ID)	Имя	Телефон	Адрес	Рейтинг
	ООО «Ромашка»	313–48–48	ул. Смольная, д. 7
	Петров	7(929)112–14–15	ул. Рокотова, д. 8
	Крылов	444–78–90	Зеленый пр-т, д. 22

 

Записи и поля

Строки таблицы называются записями. Каждая запись описывает один объект,

и, как видно из примера, запись содержит несколько ячеек таблицы, хранящих

определенные сведения об объектах. В примере каждая запись содержит ин-

формацию об одном клиенте, скажем, запись № 536 — о клиенте по фамилии

Крылов, запись № 534 — по фамилии Петров и т. д.

 

Ячейки таблицы, составляющие запись, по терминологии баз данных называ-

ются полями. В ячейках хранятся атрибуты объекта. Например, если объект

(то есть клиент) имеет рейтинг 1000, то и в соответствующей записи поле Рей-

тинг содержит значение 1000.

 

Полем также называют весь столбец таблицы. Когда говорят о поле записи,

речь идет о ячейке. Например, поле Имя записи 536 содержит значение Крылов.

Когда же говорят о поле таблицы, то речь идет о столбце. Например, поле Номер

(ID) таблицы Клиенты не должно содержать повторяющихся значений.

Каждое поле таблицы имеет строго определенный тип данных. Так, поля Номер

(ID) и Рейтинг — числовые, а поля Имя, Телефон и Адрес — текстовые.

 

Связи между таблицами

Связь между двумя таблицами организуется посредством общих полей этих таб-

лиц. Приведем пример таблицы (табл. 1.2), связанной с таблицей Клиенты.

Таблица 1.2. Заказы компании

Номер (ID)	Дата	Товар	Количество	Сумма	Клиент
	12.12.2007
	12.12.2007
	21.01.2008

 

 

В этом примере общими полями являются поле Номер (ID) таблицы Клиенты

и поле Клиент таблицы Заказы. А именно, поле Клиент содержит номер клиен-

та из таблицы Клиенты. Таким образом, каждая запись таблицы Заказы ссыла-

ется на какую-либо запись таблицы Клиенты.

 

На этом принципе организации связи между таблицами и построены реляци-

онные базы данных. Простой на первый взгляд способ связи предоставляет

массу полезных возможностей. В частности, он позволяет извлекать информа-

цию одновременно из нескольких таблиц (например, можно составить отчет,

представляющий собой список клиентов с указанием общей суммы заказов

каждого клиента), а также избежать дублирования сведений. Так, в данном при-

мере не нужно в каждом заказе указывать адрес клиента.

 

Кроме того, полезно знать, что если одна таблица ссылается на другую, то пер-

вая таблица называется дочерней (как таблица Заказы), а вторая — родитель-

ской (как таблица Клиенты). Если одна запись ссылается на другую, они также

называются дочерней и родительской.

 

Ключевые поля

В реляционной базе данных существует два вида ключевых полей: первичный

ключ и вторичный ключ. Для идентификации записей в таблице используется

первичный ключ — поле или набор полей таблицы, чьи значения однозначно

определяют запись. Соответственно значения первичного ключа должны быть

уникальны, то есть в таблице не должно быть двух строк с одинаковыми зна-

чениями первичного ключа.

 

Практически всегда в качестве первичного ключа используется специальное

поле, содержащее номер записи (например, поле Номер (ID) в таблице Клиен-

ты). Программа Access присваивает записям номера автоматически и гаранти-

рует уникальность номеров.

 

Вторичным ключом называется поле дочерней таблицы, содержащее значения

первичного ключа родительской таблицы. Например, поле Клиент в таблице

Заказы является вторичным ключом. Таким образом, связи между таблицами

организуются с помощью ключевых полей

.

Теперь, когда вы познакомились с основными элементами таблиц, можно при-

ступать к разработке структуры собственной базы данных.