Программа Access представляет собой реляционную СУБД (от англ. relation —
отношение). Это означает, что база данных Access состоит из взаимосвязанных
таблиц. Рассмотрим таблицы и их составляющие, а затем перейдем к изучению
связей.
Таблицы
Таблица базы данных — это обычная таблица из строк и столбцов. Ниже при-
веден пример таблицы (табл. 1.1), содержащей сведения о клиентах компании.
Таблица 1.1. Клиенты
| Номер (ID) | Имя | Телефон | Адрес | Рейтинг |
| ООО «Ромашка» | 313–48–48 | ул. Смольная, д. 7 | ||
| Петров | 7(929)112–14–15 | ул. Рокотова, д. 8 | ||
| Крылов | 444–78–90 | Зеленый пр-т, д. 22 |
Записи и поля
Строки таблицы называются записями. Каждая запись описывает один объект,
и, как видно из примера, запись содержит несколько ячеек таблицы, хранящих
определенные сведения об объектах. В примере каждая запись содержит ин-
формацию об одном клиенте, скажем, запись № 536 — о клиенте по фамилии
Крылов, запись № 534 — по фамилии Петров и т. д.
Ячейки таблицы, составляющие запись, по терминологии баз данных называ-
ются полями. В ячейках хранятся атрибуты объекта. Например, если объект
(то есть клиент) имеет рейтинг 1000, то и в соответствующей записи поле Рей-
тинг содержит значение 1000.
Полем также называют весь столбец таблицы. Когда говорят о поле записи,
речь идет о ячейке. Например, поле Имя записи 536 содержит значение Крылов.
Когда же говорят о поле таблицы, то речь идет о столбце. Например, поле Номер
(ID) таблицы Клиенты не должно содержать повторяющихся значений.
Каждое поле таблицы имеет строго определенный тип данных. Так, поля Номер
(ID) и Рейтинг — числовые, а поля Имя, Телефон и Адрес — текстовые.
Связи между таблицами
Связь между двумя таблицами организуется посредством общих полей этих таб-
лиц. Приведем пример таблицы (табл. 1.2), связанной с таблицей Клиенты.
Таблица 1.2. Заказы компании
| Номер (ID) | Дата | Товар | Количество | Сумма | Клиент |
| 12.12.2007 | |||||
| 12.12.2007 | |||||
| 21.01.2008 |
В этом примере общими полями являются поле Номер (ID) таблицы Клиенты
и поле Клиент таблицы Заказы. А именно, поле Клиент содержит номер клиен-
та из таблицы Клиенты. Таким образом, каждая запись таблицы Заказы ссыла-
ется на какую-либо запись таблицы Клиенты.
На этом принципе организации связи между таблицами и построены реляци-
онные базы данных. Простой на первый взгляд способ связи предоставляет
массу полезных возможностей. В частности, он позволяет извлекать информа-
цию одновременно из нескольких таблиц (например, можно составить отчет,
представляющий собой список клиентов с указанием общей суммы заказов
каждого клиента), а также избежать дублирования сведений. Так, в данном при-
мере не нужно в каждом заказе указывать адрес клиента.
Кроме того, полезно знать, что если одна таблица ссылается на другую, то пер-
вая таблица называется дочерней (как таблица Заказы), а вторая — родитель-
ской (как таблица Клиенты). Если одна запись ссылается на другую, они также
называются дочерней и родительской.
Ключевые поля
В реляционной базе данных существует два вида ключевых полей: первичный
ключ и вторичный ключ. Для идентификации записей в таблице используется
первичный ключ — поле или набор полей таблицы, чьи значения однозначно
определяют запись. Соответственно значения первичного ключа должны быть
уникальны, то есть в таблице не должно быть двух строк с одинаковыми зна-
чениями первичного ключа.
Практически всегда в качестве первичного ключа используется специальное
поле, содержащее номер записи (например, поле Номер (ID) в таблице Клиен-
ты). Программа Access присваивает записям номера автоматически и гаранти-
рует уникальность номеров.
Вторичным ключом называется поле дочерней таблицы, содержащее значения
первичного ключа родительской таблицы. Например, поле Клиент в таблице
Заказы является вторичным ключом. Таким образом, связи между таблицами
организуются с помощью ключевых полей
.
Теперь, когда вы познакомились с основными элементами таблиц, можно при-
ступать к разработке структуры собственной базы данных.
