План
1. Деловые письма в условиях унификации.
2. Структура и правила оформления делового письма.
3. Виды писем.
4. Документы, передаваемые по каналам электронной связи.
[12–27]
Методические указания к изучению темы
Семинар посвящен изучению реквизитов делового письма и правилам оформления. При изучении темы студентам необходимо научиться составлять разные письма, в зависимости от управленческой ситуации. Очень важно, чтобы текст делового письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. В практической части занятия студенту предлагается составление различных видов писем.
Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Макет оформления письма приведен в прил. 24. Все исходящие (прил.25) и входящие письма (прил. 26) на предприятии регистрируются.
Различают письма циркулярные, информационные (прил.27), гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания (прил.28), письма-уведомления (прил.29), письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других.
Контрольные вопросы
1. Какие реквизиты входят в формуляр-образец служебного письма?
2. Как располагаются реквизиты на бланках служебных писем? Назовите реквизиты на бланке.
3. Какой вид служебного письма имеет реквизит «Отметка о наличии приложения» и как он оформляется?
4. Как оформляются реквизиты «адресат» и «адрес»?
5. Кто может быть автором письма?
6. Кто подписывает письмо? В каких случаях на письме ставятся две подписи?
7. Все ли служебные письма перед текстом имеют заголовок?
8. Для каких целей и в служебных письмах оформляется реквизит «отметка об исполнителе»? Каким образом он оформляется?
9. Как оформляются совместные письма организаций?
10. Какова структура письма-запроса, письма-просьбы, письма-ответа, сопроводительного письма?
Задания
Задание 1.
Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в ЗАО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 00.00.0000 по 00.00.0000.
Задание 2.
Составьте гарантийное письмо ОАО «Кедр» в ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычислительного центра.
Задание 3.
Составьте сопроводительное письмо о направлении подписанного договора ОАО «Алекс» в ОАО «Горизонт» № 00 от 00.00.0000.
Задание 4.
Составьте письмо-ответ ОАО «Вымпел» для ОАО «Партнер» о разработке проекта на строительство жилого дома.
Задание 5.
Составьте сопроводительное письмо на имя генерального директора ЗАО «Интерком». В письме содержится просьба рассмотреть претензию на полученные (в соответствии с контрактом №___ от 00.00.0000, транс №__, по железнодорожной накладной №___) товары (наименование товара, кол-во), в которых согласно акта экспертизы обнаружены дефекты производственного характера.
Задание 6.
Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.
Задание 7.
Составьте информационное письмо о продаже предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.
Задание 8.
Составить гарантийное письмо о сроках выполнения ремонтных работ. Недостающие данные укажите самостоятельно.
Задание 9.
Составьте договорное письмо о подписании договора ООО «Дельта» с ООО «Алекс» на поставку строительных материалов.
Задание 10.
Составьте письмо-ответ ЗАО «Мир» на просьбу строительно-монтажной фирмы ООО «Альтаир» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в с. Саргатское.
Задание 11.
Составьте письмо в администрацию Омской области о выделении лимита на приобретение железобетонных конструкций предприятием ОАО «Метрострой-Омск» для дальнейшего строительства станции метро «Библиотека им. Пушкина».
Задание 12.
Составьте письмо-напоминание об истечении сроков аренды помещения. Недостающие данные укажите самостоятельно.
Задание 13.
Составьте письмо-просьбу Омской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 250 тыс. р. до начала реализации молодняка птицы населению.
Задание 14.
Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок г. Омска ООО «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.
Задание 15.
