Методические указания к изучению темы. Семинар посвящен изучению службы делопроизводства на предприятии

Семинар посвящен изучению службы делопроизводства на предприятии. Рассматриваются функции канцелярии, основные принципы организации делопроизводства на предприятии, правила регистрации документов, контроль их исполнения. Правила систематизации и хранения документов в организации. Понятие конфиденциальных документов

При изучении темы студентам необходимо усвоить такие вопросы, как инструкция по документированию управленческой деятельности, табель форм документов, понятие документооборота и его принципы, организационная структура службы производства, прохождение и порядок исполнения входящих документов, прохождение исходящих и внутренних документов, работа с конфиденциальными документами, контроль исполнения документов, экспертиза документов.

Для документационного обеспечения работы лю­бого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматри­вается делопроизводственная служба.

Под документооборотом по­нимается движение документов в учреждении с момен­та их получения или создания до завершения исполне­ния или отправки.

Объем документо­оборота – это общее количество входящих, исходя­щих и внутренних документов за год. Учет документо­оборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом.

Регистрация документов заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необхо­димой информации.

Важной функцией делопроизводственной служ­бы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобраз­ная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, ре­шать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы ком­плектуются в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организа­ции и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком – этикеткой.

К конфиденциальным причисляются документы, которые содержат конфиденциальную информацию (сведения конфиденциального характера).

Служебная (коммерческая) тайна - организационная, финансово-экономическая, научно-техническая и прочая информация, обладающая реальной или потенциальной ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для законного ознакомления с нею.

Контрольные вопросы