Найчисленнішою групою документів є система управлінських (адміністративних, загальних) документів, пов'язана з виконанням основних управлінських функцій (планування, координація діяльності тощо).
До її складу входять:
1. Організаційні документи (положення, статут, інспекція, правила).
2. Розпорядчі документи (постанова, ухвала, розпорядження, наказ, витяг із наказу, вказівка).
3. Довідково-інформаційні документи (акт, відгук, висновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояснювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспонденція), телеграма, факс, телефонограма).
4. Документи з кадрово-контрактових питань (автобіографія, заява, посвідчення, характеристика, список, контракт, трудова угода).
5. Особисті офіційні документи (доручення, розписка, заповіт, посвідчення).
4 питання. Формуляр, реквізит, бланк
Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів
Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.
Формуляр – зразок — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити
Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.
При оформленні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:
- державний герб
- емблема організації
- зображення нагород
- код організації
- код документа
- назва міністерства чи відомства
- назва підприємства (установи, організації, фірми)
- назва структурного підрозділу
- індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку
- назва виду документа
- дата
- індекс (вихідний номер документа)
- посилання на індекс та дату вхідного документа
- місце складання чи видання
- гриф обмеження доступу до документа
- адресат
- гриф затвердження
- резолюція
- заголовок до тексту
- позначка про контроль
- текст
- позначка про наявність додатка
- підпис
- гриф погодження
- візи
- відбиток печатки
- позначка про завірення копії
- прізвище виконавця та номер його телефону
- позначка про виконання документа та направлення його до справи
- позначка про перенесення даних на машинний носій
- позначка про надходження
Реквізити бувають: • постійні; • змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку.
Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для
запису реквізиту на документі.
Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.
Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.
У ГОСТ встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:
• лівого — 20 мм (8 пробілів);
• правого — не менше, ніж 8 мм (3—4 пробіли);
• верхнього — не менше, ніж 10 мм (3—4 інтервали);
• нижнього — не менше, ніж 8 мм (2—4 інтервали).
Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2,20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній
— для нанесення реквізитів 29, 30, 31.
Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше, ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.
Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.
Реквізити документів та їх оформлення
Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.
Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися задопомогою штампа або друкарським способом.
Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.
Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку – розташовуєтьсяу верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил.
Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки.
В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується
словесно-цифровим способом (24 серпня 2010 р.) або цифровим — 17.06.10 (тобто 17 червня 2010 року).
Індекс - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку.
Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ.
Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.
Гриф обмеження доступу до документа - розташовується з правого боку. Записується з середини рядка "для службового користування", "секретно", "цілком секретно".
Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем.
Гриф затвердження - розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.
Резолюція - розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання документа; особистий підпис керівника; дата.
Заголовок до тексту - друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника "про", має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Відмітка про контроль - розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою "К" або "Контроль".
Текст - складається з таких логічних елементів: вступу; доказу; закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).
Відмітка про наявність додатка - розташовується ліворуч у верхній половині сторінки.
Підпис - підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
— зазначення посади (з лівого боку);
— підпис (з правого боку);
— ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).
Гриф узгодження - розрізняють дві форми узгодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями).
Віза - внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування.
Віза складається з:
— особистого підпису особи, що візує;
— дати.
Печатка - печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується.
Відмітка про засвідчення копій - у правому верхньому кутку пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис завіряється печаткою.
Прізвище виконавця та номер його телефону - цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з прізвища виконавця; номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.
Відмітка про виконання документа й направлення його до справи – цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої
сторінки документа
Відмітка про перенесення даних на машинний носій – розміщується після тексту в нижній частині документа.
Відмітка про надходження - розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.
Викладач_____________ Н.М. Запорожець
