Тема: Загальні вимоги до складання документів. Текст документів. Основні реквізити. Види документів.
Мета: студенти повинні знати особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів; вміти грамотно писати й оформляти документи.
Література:
1. Галузинська Л.І.,Науменко Н.В., Колосюк В.О. Українська мова (за професійним спрямуванням): навч.посіб. /Л.І. Галузинська, Н.В. Науменко, В.О.Колосюк. – К.: Знання, 2008. – 85-102 с.
2. Гриценко Т.Б. Українська мова за професійним спрямуванням: навч. посіб. / Т.Б. Гриценко. - К.: Центр навчальної літератури, 2010. – 208-235 с., 384-396 с.
3. Глущик C.B. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів/С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук, -з-є вид., переробл. і допов. - К.: А.С.К., 2000.- 69-169 с.
4. Козоріз В.П., Лаписька Н.І.Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. К.: МАУП, 2002. – С. 25-28 с.
5. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: підручник / С.В. Шевчук. – К.: Атіка, 2008. – 387-407 с.
План:
1. Визначення документу.
2. Поняття про реквізити.
3. Класифікація документів.
4. Формуляр, реквізит, бланк.
1 питання. Документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі управлінської інформації є основним видом ділової мови. Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, мати офіційний характер, бути адресним, тематично обмеженим, максимально точним і придатним до тривалого зберігання. Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.
Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.
2 питання. Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.
3 питання. Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:
1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.
2. 3а змістом і спеціалізацією:
— загальні;
— з адміністративних питань;
— з питань планування оперативної діяльності;
— з питань підготовки та розподілу кадрів;
— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.
3. 3а призначенням:
— щодо особового складу;
— організаційно-розпорядчі;
— кадрово-контрактові;
— довідково-інформаційні;
— господарсько-договірні;
— обліково-фінансові.
4. 3а походженням:
— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;
— особисті (приватні) — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.
5. За місцем укладання:
— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;
— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.
6. За напрямком (спрямуванням):
— вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);
— вихідні (адресовані за межі установи).
За способом створення, структурними ознаками (формою) і
ступенем стандартизації та регламентації:
— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);
— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);
— індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).
8. За ступенем складності:
— прості (односкладові) — відображають одне питання, факт;
— складні — відображають два й більше питань, фактів.
9. За стадіями відтворення:
— оригінали;
— копії, витяги, дублікати.
10. За терміном виконання:
— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;
— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо;
— дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання.
11. За ступенем секретності (гласності):
— звичайні (несекретні) — для загального користування;
— для службового користування (ДСК);
— таємні (Т);
— цілком таємні (ЦТ).
12. За юридичною силою:
— справжні — чинні, не чинні;
— підробні — фальсифікати.
13. За технікою відтворення:
— рукописні;
— відтворені за допомогою технічних засобів.
14. За терміном зберігання:
— тимчасового зберігання (до 10 років);
— тривалого зберігання (понад 10 років);
— постійного зберігання.
