Итак, вы провели необходимые исследования и теперь уверены в соответствии своего продукта реальным потребностям и в том, что подобного продукта пока не существует.
Вам необходимо решить, какая программа лучше всего соответствует потребностям участников. Принципы разработки любой программы одинаковы.
• Концентрируйтесь на учащемся, помните о различных стилях обучения.
• Представьте, что ведете беседу с учащимся. Избегайте снисходительности, используйте доступный язык.
• Структурируйте содержание, используя такие заголовки, как:
Содержание.
Введение. Предпосылки создания программы.
Как использовать этот продукт.
Цели и задачи. Тематические блоки 1, 2, 3...
Упражнения. Задания.
Вспомогательные раздаточные материалы.
Литература для чтения.
Словарь терминов.
Планы действий.
• Подумайте об использовании цветных иллюстраций. Помня о стоимости приложений, также имейте в виду, что слишком большое количество «голого» текста может вредить обучению.
• Изучите вопрос использования логотипов и шрифтов различных размеров, чтобы участнику было проще путешествовать по содержанию.
• Используя мультимедийные средства, рассмотрите связи между различными частями комплекта материалов. Если разные люди работают с разными частями, позаботьтесь о сохранении единого стиля в разных частях работы.
• Структурируйте содержание. Необходима смесь теоретических сведений, возможностей для практики и подкрепления обучения при помощи памяток и пунктов действия.
• Сделайте пробный просмотр содержания. Помните, что для проверки стиля, подхода и содержания необходимо наличие разных участников с различными стилями обучения.
• Разработайте руководство для наставников или линейных менеджеров, которые могут поддерживать программу. Оно должно содержать следующее пункты.
Список понятий.
Введение. Предпосылки создания программы.
Помощь в обучении роли наставника и линейного менеджера.
Цели и задачи.
Руководство по поддержке участников посредством модулей материала; вопросы для обсуждения, ответы на поставленные вопросы, источники дальнейшей информации.
Решения и ответы к заданиям и упражнениям.
Вспомогательные материалы.
Руководство по использованию вспомогательных материалов.
Литература для чтения.
Глоссарий.
Планы действий.
Раздел по оценке индивидуальных качеств особенно важен, если комплект материалов рассчитан на квалификационную подготовку. Здесь может возникнуть необходимость в специальном руководстве по сбору данных для человека, ответственного за проведение оценки результатов программы.
• Планируйте даты прохождения различных стадий.
Первый проект.
Пилотная программа.
Исправления.
Второй проект.
Обзор окончательного содержания.
Печать, производство.
Выпуск программы.
Инструктаж наставников и линейных менеджеров.
• Отработайте процесс активного мониторинга эффективности работы материала.
• Активно продвигайте материал на рынок.
Организатор конференций
Есть существенные различия между проведением тренинга и проведением конференции. Обычно на конференции присутствуют более двенадцати участников. В крупных организациях их количество может составить сотни человек. Эти мероприятия требуют исключительных организаторских способностей и высокого уровня поддержки. Для успеха необходимы тщательное планирование и знания проектного менеджмента. В следующих разделах обсуждаются ключевые моменты, о которых необходимо помнить для проведения успешной конференции (см. также главу 4).
Начальная подготовка
• Обозначьте цели и задачи; будьте готовы к их уточнению по мере развертывания программы.
• Определите целевую аудиторию; если вы намерены использовать почтовую рассылку, гарантируйте, что фирма, обеспечивающая ее, обладает солидной репутацией, имеет необходимый опыт и располагает современными материалами.
• Заблаговременно утвердите список выступающих.
• Согласуйте дату с инициаторами конференции, найдите помещение и заранее договоритесь о его аренде; сохраните договор аренды на случай, если придется изменить детали мероприятия или даже отменить его.
• Позаботьтесь, чтобы дата проведения конференции не совпала с другими мероприятиями. Если запланированная аудитория является интернациональной, уточните даты национальных праздников соответствующих стран.
• Выясните, не проводятся ли аналогичные вашему по целям мероприятия — вы могли бы привлечь их участников.
• Разработайте рекламные материалы. Проверьте вместе с выступающими, чтобы описания их области интересов, личных заслуг, должностей и темы выступления были указаны правильно.
• Планируйте эффективную рекламную компанию с высокой степенью информированности потенциальных участников в вашем мероприятии.
• Разработайте план действий на случай непредвиденных обстоятельств. Будьте готовы к возможным неприятностям, но не впадайте в панику! Продумайте варианты действий в случае непредвиденных осложнений: болезни выступающих, проблемы с арендованным для конференции помещением, забастовки железнодорожников и т. д.
Ближе к мероприятию
• Разошлите информацию о конференции своей целевой аудитории не позже чем за шесть недель, а в идеале — за три месяца до начала мероприятия. Имейте в виду, что это нужно сделать со значительным запасом времени, но не слишком рано, чтобы ваше мероприятие не казалось слишком отдаленным по времени.
• Рассмотрите различные формы рекламы, включающие статьи в специализированных журналах, посвященных обучению и бизнесу, вставки в журналы и электронную почту. Печать материалов должна быть организована за два месяца до того, как они потребуются, чтобы уложиться в сроки. Проверьте даты готовности печатных материалов.
• Рассмотрите вопрос публикации статьи в журнале, освещающем тему вашей конференции и рекламирующем ее.
• Будьте осторожны при затратах на рекламу. Цены в этой области легко «зашкаливают».
• Активно поработайте с администрацией арендованного помещения. Определите, кто из сотрудников может помочь вам все спланировать и кто будет там в назначенный день. Разберитесь с деталями, включая получение информации о повестке дня выступающими и участниками. Обсудите с управляющим площадки возможные случайности, опыт и варианты действий администрации на случай непредвиденных обстоятельств.
• По мере того как приготовления набирают темп и событие приближается, задайтесь вопросами с позиций участника.
Почему я должен ехать сюда?
Что даст мне эта конференция?
Как содержание конференции может быть полезным для моей компании?
Оправданны ли мои инвестиции в это мероприятие? Эффективна ли организация мероприятия? Не будет ли мне сложно добраться сюда?
• Разработайте систему процесса регистрации.
• Если вы позаботились обо всех ключевых моментах, заявки на участие в программе должны начать поступать в течение месяца после первого объявления о конференции. Отработайте схему размещения участников для проживания. Будьте готовы проверить следующее.
Были ли проблемы с почтовой рассылкой?
Мы пригласили нужных людей (достаточно ли их число)?
Является ли содержание программы актуальным?
Нет ли совпадения по срокам с какой-либо другой программой?
В случае необходимости будьте готовы к обзвону участников для выяснения, есть ли у них какие-нибудь проблемы.
• Может получиться так, что придется отменять программу. Планирование всегда должно включать оценку финансовых убытков и последствий отмены мероприятия. Если отмена необходима, вы должны быть абсолютно уверены, что она будет проведена максимально профессионально.
• Работайте со своими выступающими; удостоверьтесь, что их представления о выступлении совпадают с вашими. Тщательно проинструктируйте их о месте предстоящего выступления и об ожидаемой аудитории. Будут ли они размещены на ночь? Кто встретит их, кто присоединится к ним за обедом? Вы хотите, чтобы они присутствовали в течение всей конференции? Когда будет проводиться «разбор полетов» с их участием?
• Все эти вопросы жизненно важны, если вы пригласили выступающих «со стороны», услуги которых оплачиваются. Особое значение они приобретают, если вы просите выступить руководителей вашей организации.
