Кожен, напевно, не раз бачив у скверах протоптані на траві пішохідні доріжки. У одному місці лише трошки відхиляються від “офіційних маґістралей” парку, а де-не-де беруть на себе чи не весь потік перехожих, що обрали такий шлях зручнішим. Аналогічно співвідносяться в організаціях формальна і неформальна структури.
Формальну структуру вибудовують керівники організації, виходячи з виробничих потреб. Їй властива геометрична строгість і визначена гармонія. З неформальною структурою все значно складніше. Вона утворюється стихійно, і щоб її виявити, потрібні спеціально розроблені методики.
Якщо попросити працівників відповісти на питання, з ким вони спілкуються щодо службових питань, то структура зв’язків вийде достатньо відмінна від структури організації. Ще більше заплутаною і складною може бути мережа неофіційних, приятельських зв’язків людей в організації Вона не є суцільною, часто переривається. Комунікаційні зв’язки утворюють різноманітні фігури, парні взаємодії можуть замикатися в коло, а можуть “йти в простір” і утворювати ланцюги.
Досить поширеною структурою комунікаційних зв’язків є розгалужений ланцюг, подібний на гілки дерева, як схематично зображено на Рис. 2.1.:
 | |||||||||||
 | |||||||||||
 | |||||||||||
 | |||||||||||
 | |||||||||||
 | |||||||||||
 | ||||||||||
 | ||||||||||
 | ||||||||||
 | ||||||||||
 | ||||||||||
 | ||||||||||
Рис. 2.1. Схема комунікаційних зв’язків організації (відділу), що складається з 11 осіб
Типи комунікаційних зв’язків описані в розділі 1 посібника. Трапляються найрізноманітніші конфіґурації та поєднання типів зв’язків: ланцюги, кола взаємодій, перерви у ланцюгах, перехресні зв’язки тощо. Усі варіанти взаємодій людей в групах важко перелічити. Для ефективного функціонування організації їх варто враховувати, вдосконалюючи її формальну структуру. Звичайно, формальна структура організації − стабільніше утворення і змінювати її через примхи приятельських стосунків навряд чи доцільно, але варто докладати зусиль, щоб створити можливості для неформального спілкування в організації. Можна обладнати кімнату відпочинку, де в обідню перерву працівники можуть пообідати, поспілкуватися. Бажано, щоб ця кімната була спільною для всіх працівників організації. Особливо це важливо для громадської організації, в якій слід створити умови для спілкування членів організації, штату і добровольців.
В великих організаціях з метою об’єднання працівників можна обладнати їдальню. Дуже зле, коли вона поділена на їдальню для керівництва і “всіх інших”. Як в нормальній, здоровій сім’ї, де кожен відіграє свою роль, але сидять всі за одним столом і споживають однакові страви, так і в організації кожна людина повинна знайти своє місце, але це комфортне місце серед своїх.
Важливим для налагодження ефективних комунікацій працівників може виявитись навіть розташування робочих місць, розстановка меблів. Якщо всі постійно перебувають в полі зору інших — це може бути не найкращим варіантом: піки працездатності у людей рідко збігаються. Один активно працює, а іншому слід відпочити, йому хочеться поспілкуватися на теми, що не стосуються роботи. Повна ізоляція в окремих кабінетах, або за перегородками типу “лабіринту” теж не ідеальний варіант. Закрите приміщення у більшості людей створює враження ізоляції, той, кому не дісталося окремого кабінету — заздрить, ображається. Організація робочого простору повинна диктуватися вимогами зручності і легкості комунікацій, почуттям комфорту.
Зверінцев, визначаючи роль комунікації в організаціях, робить це у вигляді таблиці порівняння концепції трьох шкіл організаційної поведінки.
Таблиця 2.1.
Роль комунікації в організаціях
| Школа “наукового управління” | Школа “людських стосунків” | Системна школа | |
| Важливість комунікацій | Досить невелика, загалом важливі вертикальні потоки повідомлень від керівництва до рядових членів організації | Досить важлива, але обмежується переважно спілкуванням між людьми на одному організаційному рівні. Певна увага приділяється передаванню інформації керівникам про потреби працівників організації | Дуже важлива, комунікація — сполучний елемент усіх частин організації |
| Мета комунікацій | Передавати накази, розпорядження й інформацію про завдання, забезпечення покори і координації у виконанні завдань. | Задоволення потреб робітників, забезпечення горизонтальної взаємодії робітників у групах на одному організаційному рівні та сприяння залученню робітників до процесу прийняття рішень | Контроль і координація, забезпечення інформацією для прийняття рішень, забезпечення адаптації організації до змін зовнішнього середовища |
| Напрямок комунікаційних потоків | Вертикальний (згори-вниз) — від адміністрації до рядових членів, щоб примусити або переконати їх виконувати інструкції керівництва | Горизонтальний — між членами неформальних робочих груп: вертикальний — між робітниками й адміністрацією, щоб оцінити потреби робітників і забезпечити їхню участь у прийнятті рішень | Всі напрямки всередині систем, включаючи перетинання ієрархічних рівнів згори-вниз і знизу вгору і подолання межі, яка відокремлює організацію від зовнішнього середовища |
| Основні проблеми комунікацій | Порушення комунікацій, пов’язане з великою кількістю ієрархічних рівнів і надмірним діапазоном контролю | Наявність чуток, які передаються прихованими каналами; частково неефективна формальна система комунікацій, доповнювана неформальними комунікаціями | Перевантаження, спотворення; відсутність реакцій на негативний зворотний зв’язок |
Залежно від рівня розвитку командних процесів в організації та від особливостей конкретної ситуації кожна модель може бути ефективною або ні. В ситуації дефіциту часу та гострої потреби централізації влади для виконання складного завдання корисним буде застосування принципів Школи «наукового управління». Коли група складається зі свідомих, мотивованих на успіх організації кваліфікованих спеціалістів і завдання звичайні, а не «авральні» краще застосовувати принципи “Школи людських стосунків” і “Системної школи”. Очевидно, що для організацій “третього сектору” найефективнішими для їхньої розбудови можуть бути “Школа людських стосунків” і “Системна школа”. Звичайно, вони не позбавлені недоліків, мають досить багато проблем в розвитку комунікацій, але у застосуванні цих підходів менша ймовірність утворити прірву між керівництвом і працівниками, штатом і добровольцями, організацією і зовнішнім середовищем. Можна впевнено сказати, що для громадської організації комунікації — основа не лише ефективності її діяльності, а життєздатності. Зрештою ефективні комунікації – запрука ефективного розвитку організації будь-якої форми власності та особливостей функціонування.
Вправа
Намалюйте формальну структуру конкретної організації або її відділу, вкажіть напрямки комунікаційних потоків, підпорядкування. На тій же структурі іншим кольором спробуйте зазначити неформальні стосунки. Проаналізуйте отриману картину.
Чи співпадають ці структури?
Якщо Ви побачили десь невиправдані “розриви” ланцюгів, маленькі замкнені кола, відокремлені від інших, — це може бути власне те, що потребує негайної уваги і поліпшення.
