Подведение итогов по списку в целом

1. Команда Данные®Итоги… Вставляет в список строки с итогами по нужным полям под каждой группой данных. Может подводить разные итоги по разным полям и несколько итогов по одному и тому же полю.

Перед заказом команды надо отсортировать список так, чтобы нужные группы записей шли сплошными блоками. Смысл параметров диалогового окна:

a. При каждом изменении в: – последнее поле, по которому создавались группы (если группировка по одному полю, то просто это поле).

b. Операция: – функция, по которой надо подводить первый итог.

c. Добавить итоги по: – отметить "галочкой" поля, которые надо итожить по заказанной функции.

d. Заменить текущие итоги – поставить "галочку".

Далее следует нажать кнопку ОК. В списке появятся строки с итогами и указатели структуры с кнопками в строках итогов: кнопка "–" скрывает группу, по которой подведён итог, кнопка "+" – восстанавливает её.

Если требуется для этих же групп записей добавить другие итоги, то:

a. Снова вызываем команду Данные®Итоги…

b. Заказываем другую функцию в поле Операция.

c. В поле Добавить итоги по: снимаем "галочки" в старых полях и устанавливаем новые.

d. Снимаем "галочку" в параметре Заменить текущие итоги.

Опять нажимаем ОК. В списке появятся новые строки с итогами и добавочные указатели структуры. Это повторяется до тех пор, пока все итоги не будут подведены.

Чтобы отказаться от команды следует:

a. Поставить курсор в любую ячейку ведомости.

b. Вызвать команду Данные®Итоги…

c. Нажать кнопку Убрать всё.

2. Команда Данные®Сводная таблица… Позволяет группировать записи, используя для этого от одного до трёх полей, и подводить разные итоги по любым из оставшихся после группировки полям. Перед заказом команды не требуется никаких предварительных действий.

Первый шаг – в каком файле находится список – по умолчанию в той же книге Excel, где мы работаем. Нажимаем кнопку Далее.

Второй шаг – задаём координаты списка. Нажимаем кнопку Далее.

Третий шаг – создаём структуру итоговой ведомости. В версиях Excel, начиная с 2000-ой, надо дополнительно нажать кнопку Макет...

Порядок создания макета.

a. Перетаскиваем мышкой кнопки полей, по которым надо группировать, в зоны Страница, Строка, Столбец.

b. Перетаскиваем мышкой кнопки полей, по которым надо подводить итоги, в зону Данные. К названию кнопки добавляется указатель функции, которую Excel выбрал для итога.

c. Если функция, выбранная для итога, неправильная или название итога, составленное Excel, непонятно, следует сделать двойной щелчок на кнопке с указателем итога. Появится дополнительное окно, в котором можно выбрать другую функцию и заменить название итога (поле Имя).

Последний шаг – определение места для созданной ведомости.

Можно откорректировать структуру созданной ведомости:

a. Ставим курсор на любую ячейку ведомости.

b. Заказываем команду Данные®Сводная таблица… – сразу попадаем на третий шаг с макетом.

Если данные в исходном списке изменились, можно автоматически обновить ведомость по команде Данные®Обновить.

3. Данные®Консолидация… Создаёт ведомость, в которой подводятся итоги по одному или нескольким спискам с одинаковыми названиями полей. Группировка записей возможна только по первому полю списка. По всем остальным полям можно подводить любые итоги, но только по одному в каждом поле. Если поле, по которому создаются группы записей для подведения итогов, не первое, самое простое решение – выделить и перенести в конец списка все поля, которые стоят перед полем, по которому будут группироваться записи.

Создание консолидированной ведомости разбивается на четыре шага.

Первый шаг. Подведение итога для последнего столбца.

a. Указать курсором левый верхний угол будущей ведомости.

b. Заказать команду Данные®Консолидация…

c. В диалоговом окне команды установить такие параметры:

– Функция: – выбрать вид итога для последнего поля списка.

– Ссылка: – ввести координаты списка, по которому подводятся итоги. Затем нажать кнопку Добавить. Если итоги подводятся по нескольким спискам, повторить это для каждого. В результате в окне Список диапазонов будут перечислены все списки, для которых подводятся общие итоги. Для удаления неправильных координат надо их выделить и нажать кнопку Удалить.

– Поставить "галочки" на параметрах Использовать в качестве имёнподписи верхней строки и значения левого столбца.

После нажатия кнопки ОК появляется первый вариант ведомости, в котором для всех столбцов используется одинаковый вид итога, а в столбцах с текстовыми значениями итогов нет.

Второй шаг. Коррекция итогов по внутренним полям.

a. Выделить левую часть ведомости, которая подытожена неправильно (с первого до последнего из столбцов с неверным итогом).

b. Заказать команду Данные®Консолидация…

c. В диалоговом окне команды изменить только параметр Функция. В нём выбрать вид итога для последнего из выделенных полей.

d. Нажать кнопку ОК.

e. Повторить эти действия, последовательно уменьшая количество столбцов, выделенных для исправления.

Третий шаг. Внесение новой информации в ведомость.

a. Удалить из ведомости столбцы, по которым итоги не нужны.

b. Изменить заголовки оставшихся столбцов так, чтобы был понятен вид итога, который использовался в каждом поле.

c. Добавить строку итогов под ведомостью.

d. Добавить строку заголовка над ведомостью.

Четвёртый шаг. Форматирование ведомости.

Разлиновка, указание единиц измерения, выравнивание в пределах столбцов.

 

ЛИТЕРАТУРА

1. А. Ю. Гарнаев. Использование MS Excel VBA в экономике и финансах. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999. – 336 с.

2. Кириллов В. В. Основы проектирования реляционных баз данных: Учеб. пособие. – СПб.: ИТМО, 1994. – 90 с.

3. Нейбауэр А. Access 97 для занятых. – СПб.: Питер, 1997. – 368 с.

4. Пасько В. Access 97 (русифицированная версия). – Киев: Издательская группа BHV, 1997. – 368 с.

5. Варюхин В. В., Петрунина Е. Б. Расчёты и графики в Excel. Метод. указания для студентов всех специальностей. – СПб: СПбГУНиПТ, 2001. – 46 с. Шифр Д5338П.

6. Варюхин В. В., Селина Е. Г. Создание и обработка баз данных средствами табличного процессора Еxcel: Мет. указания для студентов всех спец. / Под ред. А. М. Радина. – СПб.: СПбГУНиПТ, 2001. – 18с. Шифр Д3889П.

7. Петрунина Е. Б., Плаченов А. Б. Создание реляционных баз данных средствами субд access 97: Метод. указания для студентов спец. 060800 / Под ред. А. М. Радина. – СПб.: СПбГУНиПТ, 2000. – 30 с. Шифр Д5293П.

8. Петрунина Е. Б., Плаченов А. Б. Основы проектирования реляционных баз данных: Метод. указания для студентов спец. 060800 / Под ред. А. М. Радина. – СПб.: СПбГУНиПТ, 2000. – 20 с. Шифр Д5292П.

9. Петрунина Е. Б., Селина Е. Г. Обработка числовой информации в Excel: Учеб. Пособие. – СПб.: СПбГУНиПТ, 2005. – 110 с. Шифр А27312.