Диаграммы строятся по таблице данных, заранее введённых на рабочий лист.
Первый этап. Построение эскиза диаграммы с помощью Мастера диаграмм. Вызов Мастера диаграмм: Вставка® Диаграмма… Далее 4 шага.
Первый – выбор типа диаграммы. Если аргументы – числа или в дальнейшем надо будет строить тренд для прогнозов, то выбирают Точечную, если аргументы – текстовые пояснения, то любую из остальных. Если изображают только один показатель, и важна доля каждого значения в общей сумме, то удобна Круговая (пример: выручка разных отделов магазина), Для нескольких показателей на одной диаграмме удобны График или Гистограммы.
Второй шаг – задают исходные данные. Удобно – на вкладке Ряды. Кнопкой <Удалить> удаляют то, что вставил Мастер самостоятельно, потом <Добавить> – появляется чистый бланк. В поле Имя вводят короткое название показателя, для которого строится диаграмма (можно ввести адрес ячейки, в которую оно введено). В поле Значения Y (или просто Значения) – адрес блока со значениями показателя. В поле Значения Х (или Подписи по оси Х или Подписи категорий) – координаты блока с аргументами или текстовыми пояснениями к значениям показателя. Если нужно совместить несколько показателей на одной диаграмме, то кнопкой <Добавить> для каждого показателя вызывают новый бланк и заполняют по аналогии с первым.
Третий шаг – выбирают элементы оформления диаграммы (пояснительные заголовки, сетку по осям, положение легенды и т. п.).
Четвёртый шаг – определяют, куда "вклеивать" эскиз диаграммы.
Второй этап. Форматирование диаграммы и исправление параметров, неудачно заданных на первом этапе. Основные действия:
– Изменение положения и размеров всей диаграммы и её отдельных фрагментов: щелчок по полям или по нужному фрагменту, буксировка границы рамки или маркеров на ней.
– Изменение внешнего вида фрагментов: щелчок по нужному фрагменту, затем Формат® Выделенный элемент… или щелчок правой кнопкой по нужному фрагменту и первая команда в Контекстном меню. Можно менять заливку, цвет, тип и толщину линий, шкалу масштаба осей, размер и цвет надписей и т. п.
– Изменение параметров, заданных на первом этапе: щелчок по любому фрагменту диаграммы, вместо меню Данные в строке меню появляется меню Диаграмма. Первые 4 команды – отдельные шаги Мастера диаграмм, можно сделать изменения, не затрагивая остальных шагов работы.
Дополнительные возможности:
– добавление линии тренда (линия, сглаживающая табличные данные);
– добавление на диаграмму нового ряда данных при тех же подписях по горизонтальной оси, что и для уже внесённых на диаграмму рядах (вместо вызова команды Диаграмма® Исходные данные…).
Линия тренда. Тренд – это формула (обычно несложная), которая в заданном диапазоне аргументов хорошо совпадает с табличными данными. Создание:
1) Диаграмма® Добавить линию тренда…
2) На вкладке Тип выбрать по образцам вид тренда.
3) На вкладке Параметры ввести понятное название для тренда, заказать, если нужно, прогнозы за пределы имеющегося диапазона аргументов, выбрать параметр Показывать уравнение на диаграмме.
4) Нажать <ОК>.
Обычно тренд строят по диаграмме типа Точечная. Если тренд строят по гистограмме, то его аргумент – порядковый номер точки данных в таблице.
Коэффициенты тренда, представленные в формуле на диаграмме, округлены до 4-5 цифр. Иногда это приводит к большим погрешностям при прогнозах по формуле тренда. Чтобы проверить, можно ли пользоваться округлёнными коэффициентами, к таблице данных для диаграммы добавляют столбец (строку) с расчётом тренда для каждого из табличных аргументов. Если совпадение с табличными данными плохое, то тренд пересчитывают по методу наименьших квадратов.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПОВТОРЯЮЩИХСЯ ДЕЙСТВИЙ
(разбирается в теме Базы данных Excel: построение консолидированной ведомости и Расширенная фильтрация по разным схемам)
Макрос – дополнительная команда, которую пользователь создаёт, чтобы автоматизировать действия, которые ему приходится часто повторять.
Порядок создания макроса:
1) Сервис® Макрос® Начать запись … В окне Запись макроса ввести имя (без пробелов, начинается с буквы), нажать <ОК>.
2) Аккуратно проделать все действия, которые Вы хотите в дальнейшем повторять в автоматическом режиме.
3) Сервис® Остановить запись или щелчок по кнопке Остановить запись на панели, появившейся в начале записи.
4) Стереть всё, что было сделано во время записи макроса. Запустить созданный макрос: Сервис® Макрос® Макросы…, выделить новый макрос, нажать <Выполнить>. Если он отработал правильно, перейти к созданию кнопки быстрого запуска, если нет – Сервис® Макрос® Макросы…, выделить неудачный макрос, нажать <Удалить>, повторить запись.
Создание кнопки быстрого запуска: Сервис® Настройка…® вкладка Команды, категория Макросы (в левом поле). В правом поле зацепить кнопку–заглушку со смайликом, перетащить её на какую-нибудь Панель инструментов. Затем в меню кнопки <Изменить выделенный объект> выполнить 4 команды:
1) Назначить макрос – в появившемся окне выделить созданный макрос и нажать <ОК>;
2) Выбрать значок для кнопки…
3)Необязательная команда: Изменить значок для кнопки…
4) Имя – стереть стандартную надпись и ввести свой текст для всплывающей подсказки (например, имя своего макроса).
Проверка созданной кнопки:
1) Закрыть окно Настройка кнопкой <Закрыть>.
2) Стереть всё, что было сделано во время проверки макроса.
3) Запустить созданный макрос, щёлкнув по созданной кнопке.
Если макрос отработал правильно, работа выполнена, если нет, то удалить созданную кнопку (Сервис® Настройка…® вкладка Команды, отбуксировать кнопку за пределы панели инструментов) и повторить всё создание сначала.
