Вывод детальной информации для значения поля данных

Практическое занятие № 21

Изменение и форматирование сводных таблиц.

Цель задания: научиться обновлять сводные таблицы, производитьсортировку в сводных таблицах, использовать общие и промежуточные итоги в сводных таблицах.

План занятия:

1. Обновление сводной таблицы

2. Сортировка в сводных таблицах

3. Использование общих и промежуточных итогов.

 

Обновление сводной таблицы.

Сводная таблица, связанная с исходными данными, не обновляется автоматически при изменении исходных данных. Чтобы обновить сводную таблицу, необходимо:

· В ячейку F2 введите число 976,89.

· Выделите в сводной таблице любую ячейку.

· В меню Данные выберите команду Обновить данные. В сводной таблице обновятся данные и общий итог за 1 квартал 1999 года будет составлять 6500.

Выделение элементов сводной таблицы.

Если включен режим структурное выделение, то при выделении элемента в сводной таблице Excel автоматически расширяет выделение, включая в него все остальные экземпляры этого элемента.

Чтобы включить или выключить структурное выделение:

· Выделите любую часть сводной таблицы.

· Выберите команду Выделить в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Вы увидите подчиненное меню.

Когда структурное выделение включено, кнопка слева от команды Разрешить выделение находится в нажатом состоянии, и три верхние команды этого подчиненного меню становится доступным. Если режим структурного выделения выключен, то кнопка выглядит не нажатой, а три первые команды недоступны.

При включенном структурном выделении щелчок на заголовке элемента выделит все экземпляры этого заголовка. Чтобы выделить только конкретный экземпляр, щелкните на нужном заголовке дважды.

· В сводной таблице выделите только первый квартал 1999 года, затем только второй и т.д.

Чтобы выделить сводную таблицу целиком:

· Выберите команду Выделить в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы

· Затем в подчиненном меню Выделить выберите команду Таблица целиком.

Удаление и добавление полей.

Чтобы добавить в сводную таблицу новые поля или удалить существующие сначала:

· Выделите любую ячейку в таблице.

· Выберите в меню Данные команду Сводная таблица или нажмите кнопку Мастер сводных таблиц на панели инструментов Сводные таблицы Excel выведет на экран окно диалога Мастер сводных таблиц шаг 3 и 4.

· Перетащите кнопки полей Год и Квартал за пределы макета. А кнопку поля Канал в область столбцов. Затем нажмите кнопку Готово.

· Аналогично добавьте поля Инвентарный № и Канал в область строк кнопку полей Год и Квартал в область столбцов. Получите исходную таблицу.

Использование нескольких полей.

Если в область данных сводной таблицы добавить второе поле, то Excel выведет промежуточные итоги для каждого поля.

· Добавьте в область данных второе поле Количество.

· Затем нажмите кнопку Готово. Просмотрите результат.

· Перетащите кнопку поля Количество из области данных за пределы макета.

· Затем нажмите кнопку Готово. Получите исходную таблицу.

Переименование полей.

Имена полей можно изменить, отредактировав заголовок поля в сводной таблице.

· Замените заголовок Инвентарный № на Название.

Сортировка в сводных таблицах.

Чтобы произвести сортировку элементов поля по заголовкам в сводной таблице:

· Выделите заголовок Квартал.

· Нажмите кнопку Сортировка по убыванию на панели инструментов Стандартная.

· Аналогично произведите сортировку элементов поля Канал.

Вывод детальной информации для значения поля данных.

Чтобы увидеть исходную информацию, используемую для вычисления значения поля данных, необходимо дважды щелкнуть на этом значении. При этом Excel копирует детальные данные на новый лист книги.

· В сводной таблице дважды щелкните на итоге за 1999 год для инвентарного номера 23524. В ответ на это Excel выведет все значения из источника данных, на основании которых вычисляется это значение в сводной таблице.

· Аналогично отобразите данные, которые используются для вычисления других значений.