Сводные таблицы предназначены для удобного просмотра данных больших таблиц, т.к. обычными средствами делать это неудобно, а порой, практически невозможно.
Сводными называются таблицы, содержащие часть данных анализируемой таблицы, показанные так, чтобы связи между ними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить соответствующим образом данные.
Что же такое сводные таблицы, и зачем они нужны? Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда у нас есть много разнообразных данных (которые можно назвать статистическими), но нас интересуют какие-то общие выводы или промежуточные итоги.
Например, у нас есть информация о продажах мобильных телефонов в сети магазинов мобильной связи. Всего в сети есть три магазина, которые ежедневно сообщают нам, какие модели телефонов они продали, в каком количестве и по какой цене.
Все эти данные мы свели в одну таблицу, которую Вы можете увидеть ниже.
За 17 дней продаж у нас получилась большая таблица на 350 записей. Но эта таблица не решает наших проблем. Нам необходимо узнать объемы продаж в денежном и количественном выражении по датам и по отдельным магазинам, но как это сделать? Сортировать таблицу и суммировать отдельные её части? Это требует времени, а завтра поступят новые данные, и всю работу нужно будет снова повторить.
Вот тут нам может помочь сводная таблица. С помощью простого диалогового окна мы создаём нашу первую сводную таблицу. В этой таблице мы группируем данные по столбцам Дата и Точка продажи, а так же указываем, что нужно суммировать данные из столбцов Объем продаж, шт. и Сумма выручки.
Как Вы видите на иллюстрации, все данные автоматически сгруппировались по датам. Теперь можно сразу увидеть количество проданных телефонов и общую сумму выручки. Кроме того, используя фильтр - список, который находится в левом верхнем углу страницы, мы можем отобразить обобщенные данные по отдельно взятому магазину. Для этого достаточно нажать на значок фильтра в правой части ячейки В2, и выбрать нужный нам магазин из списка:
Таблица сразу же отобразит нужные нам результаты:
Этот пример наглядно демонстрирует преимущества сводных таблиц, к которым относятся:
очень простой способ создания такой таблицы, который не требует много времени;
возможность консолидировать данные из разных таблиц и даже из разных источников;
возможность оперативно дополнять данные сводной таблицы, просто расширив исходную таблицу и немного изменив настройки сводной.
Сводные таблицы используются в первую очередь для обобщения больших массивов подробной информации и подведения различных итогов: суммирования по отдельным группам, вычисления среднего и процентного значения по отдельным группам, подведения промежуточных и общих итогов и так далее. Кроме того, сводную таблицу можно распечатать, в том числе и постранично, что очень ускоряет подготовку различной информации.
Следует помнить, что пользователь не может поменять значения отдельной ячейки в сводной таблице. Для этого нужно изменить данные исходной таблицы.
Способы создания сводной таблицы мы рассмотрим в следующей статье.
