Приглашения на пресс-конференционную часть презентации рассылаются всем – и представителям СМИ и другим участникам не познее, чем за 10 дней до ее проведения. Лицам, в участии которых организация заинтересована, пригласительные передаются лично руководством организации или сопровождаются телефонным звонком.
Во время неофициальной части журналисты могут получить дополнительную информацию о презентуемом продукте, в этом случае лучше подсказать журналистам, кто мог бы дать эксклюзивную информацию
Важно, если после презентации участник получит подарок – предмет, который был презентован – книгу, диск, абонемент или сертификат на получение каких-то услуг или товара и др, а также информационный пакет с материалами о деятельности кампании. Возможно в ходе официальной части презентации сделать коллективный снимок участников презентации, в то время, пока идет неофициальная часть, сделать фотографии и по окончании – передать каждому участнику.
Наиболее оптимальное время для проведения презентации – конец рабочего дня, в течение 1-1.5ч.
После окончания всех приготовлений, пишем и рассылаем приглашения и пресс-релизы
Конференция. Собрание. Круглый стол.
«Конференция»
Очень часто в целях презентации проводятся информационные мероприятия - в дальнейшем будем называть их конференциями. С одной стороны, они ориентированы непосредственно на целевые аудитории и специально для прессы не предназначены, с другой — они не исключают присутствия заинтересованных корреспондентов, а в случае их участия дают дополнительный "веерный" эффект. Вопрос же заключается в том, как лучше "встроить" журналистов в обычно продолжительную (от нескольких часов до нескольких дней) конференцию и сделать их участие, с одной стороны, не слишком утомительным, с другой — эффективным.
Рассмотрим то, что может быть предпринято в этом плане, на следующих примерах:
В 1992 г. при организационной поддержке Международной финансовой корпорации (МФК) — члена группы Всемирного банка и крупнейшего в мире источника финансирования частного сектора в странах с переходной экономикой— в России была разработана Программа приватизации земли и реорганизации сельскохозяйственных предприятий. В 1993 г. Программу апробировали в Нижегородской области; в последующие годы к ней подключились еще 16 российских регионов, координационную работу в которых начали проводить созданные в 1997 г. при содействии МФК российские неправительственные некоммерческие фонды: "Росаг-рофонд", "Агромир", "Нижагрофонд" и "Югагрофонд". В 1997— 1998 гг. фонды при поддержке МФК реорганизовали 150 хозяйств в 15 областях России и приобрели опыт, необходимый для того, чтобы вести проект самостоятельно.
В этой ситуации руководство МФК приняло решение провести конференцию с подведением итогов работы за пятилетний период и полностью передать ведение проекта российским фондам. На конференцию, которая проводилась в Московской области в Центре международного сотрудничества "Олимпиец" 1 июля 1998 г., были приглашены сотрудники всех фондов, представители российских властей и персонал МФК. Вот что предлагалось журналистам:
12.00 — отъезд на специальном автобусе от московского офиса МФК в центре города,
13.30 —15.30 — выступления участников программы: руководителей МФК, директоров фондов, заместителей министров экономики и сельского хозяйства и продовольствия РФ,
Брифинг для СМИ,
Фуршет,
17.00 — отъезд на специальном автобусе в Москву.
Такое построение конференции оказалось для СМИ вполне приемлемым, поскольку конференция была организована максимально компактно, предусматривался транспорт для поездки туда-обратно, часть времени на конференции отводилась специально для работы с журналистами, наконец, уехав из Москвы в 12 часов, репортеры к 16 часам реально проголодались, и фуршет пришелся в самый раз.
Другой вариант участия представителей СМИ планировался во время проведения в Москве в Фонде мира и согласия учредительной конференции Ассамблеи народов России в июле 1998 г. Журналистам предлагалось на выбор:
а) прийти на конференцию к ее открытию (10.00) и провести на ней столько времени, сколько они посчитают нужным,
б) прийти на брифинг по итогам конференции в 15.00,
в) совместить оба варианта.
В случаях, когда конференция продолжается несколько дней, общение ее участников с журналистами можно организовывать по итогам каждого дня и (или) в перерывах работы конференции.
"Круглый стол"
Казалось бы, ничего необычного в этом событии нет: собрались люди, поговорили, обсудили проблемы и разошлись. Действительно, большинство "круглых столов" проходит именно так. Соответственно, большинство подобных акций малоэффективно. Чтобы "круглый стол" дал хороший результат, целесообразно при его подготовке использовать следующие ориентиры:
• подобрать в качестве организатора базовую структуру, представляющую интересующую вас целевую группу;
• включить в состав организаторов одно или несколько причастных к проблеме СМИ;
• сделать "круглый стол" "многосубъектным", т. е. привлечь к участию в нем представителей разных целевых групп, имеющих отношение к интересующей вас проблеме;
• создать условия, при которых журналисты являлись бы включенными участниками "круглого стола", а не только наблюдателями;
• представить на "круглом столе" какой-либо интеллектуальный продукт.
"Круглый стол" — это и презентация, и раздача пакета базовых материалов, и мини-выставка, и пресс-конференция.
Круглый стол - форма имиджмейкерской работы, в процессе которой проводится подготовка к выступлениям, находятся формы демонстрации имиджеобразующих качеств. Круглые столы - наиболее интегральная и действенная форма работы при подготовке к публичным выступлениям, эффективность достигается за счет бессознательного усваивания содержательных моментов, имиджевых и поведенческих установок, а также за счет возможности использовать одновременно усилия разных специалистов. В практике PR впервые применены агентством Saatchi & Saatchi, в России - Агентством "Михайлов и Партнеры".
Часто на круглые столы приглашается спичрайтер, который наблюдает за особенностями речи клиента, эмоциональными и поведенческими проявлениями, структурными характеристиками мышления.
Обычно, когда человек готовится к выступлению (интервью), он ставит перед собой задачу передать какую-то информацию и выразить свое отношение к ней. Для того, чтобы сделать это, необходимо подобрать формы для выражения и того и другого, на рисунке это обозначено в виде кружочков с буквами "А" и "Б".
Подготовка на Круглых столах позволяет находить формы для демонстрации еще нескольких элементов, составляющих о человеке полное, яркое впечатление, соответствующее требованиям к современной публичной профессии (кружки с номерами 1-10).
