Сопровождение (дополнение) общения,

Тема 1.6. Организация специальных событий.

1. Презентация как представление материализованной информации.

2. Конференция. Собрание. Круглый стол.

3. Пресс-тур как акция для журналистов со стороны определенной организации.

4. Другие формы специальных мероприятий.

Специальное событие - действие организации с целью создания благоприятного отношения к организации или отдельным личностям.

Выбор конкретной формы мероприятия помимо учета основной цели его проведения зависит от многих причин:

♦ новизны, объема и важности, намеченной для передачи инфор­мации;

♦ размеров целевой аудитории и других групп общественности, так или иначе заинтересованных в получении этой информации;

♦ правильного выбора времени и места проведения мероприятия;

♦ готовности организации к проведению именно этого, выбранно­го для достижения поставленной цели, мероприятия.

Имеет смысл сделать еще одно замечание общего характера, прежде чем перейти к более конкретному рассмотрению различных видов коммуни­кации. Замечание это касается так называемых реально существующих новостных поводов для проведения мероприятия и других, специально создаваемых новостных поводов, имеющих целью лишь привлечение внимания к организации, а не распространение каких-либо новостей (пра­зднование юбилейных дат, например). Привязка мероприятия к юбилей­ной дате — широко используемый мотив для организации PR-акции и он, конечно, имеет право на существование.

Презентация как представление материализованной информации.

Презентация – PR-событие, решающее задачи демонстрации для определенной общественной аудитории нового товара или услуги, новых идей и проектов, иных результатов какой-либо деятельности.

Презентацию устраивают с привлечением журналистов печатных и электронных СМИ и так, чтобы они не только развлеклись, поели и попили, но и сообщили о презентации как об интересном событии. Но возможны и презентации, где нет журналистов и «тусовщиков», а аудиторию составляют только бизнесмены и влиятельные чиновники, какая-либо группа узких профессионалов, с очень скупым освещением события в печати или вообще без широкого информирования. Так часто устраиваются презентации новой продукции техническо-производственного назначения, крупных инвестиционных проектов и т.п.

Презентацию как правило можно готовить по формуле «пресс-конференция плюс»,поскольку соответствующая часть (сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями) присутствует на любой презентации. Нередко пресс-конференция легко переходит в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, имеются.

Во-первых, на презентациях фигурирует информация, "материализованная" в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, книги, закона, премии, фестиваля и т. д., в любом случае презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать.

Во-вторых, презентации чаще всего устраивают не только для жур­налистов, но и для потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т. п., которые должны вос­принимать презентуемое не только через СМИ, но и непосредственно.

В-третьих, полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат.

Поскольку, как и в случае с пресс-конференцией, большинство источников уделяет основное внимание тому, как строить выступление на презентации, вновь сделаем упор на самой схеме ее проведения.

Итак, презентация — это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно:

Приглашение и встреча,

Пресс-конференционная часть,

Презентационная часть,

Неформальное общение,

сопровождение (дополнение) общения,

Прощание.

Подготовка к презентации:

1. Четкое формулирование целей, от которых и зависят выбор аудитории, аргументов ее убеждения или переубеждения. При этом ищут и находят такую ключевую фразу, которая ясно отражает цели презентации и должна будет «осесть» в сознании и памяти участников.

2. Определяют состав и количество приглашаемой целевой общественности.

Кого мы приглашаем на пресс-конферениионную часть, журнали­стов или всех? Приглашайте всех, но знайте, что 80—90% из числа нежурналистов эту часть скорее всего проигнорируют. С презентационной частью поступите аналогичным образом, имея в виду, что на нее подтянутся приглашенные из числа VIP.

3. Принимают решение о месте проведения презентации.

В одном помещении или в разных проводить пресс-конференцион-ный и презентационный блоки? Лучше в разных, так как в противном случае органично перейти от одной части к другой будет трудно, а само разделение станет выглядеть искусственным.

4. Необходимо определить для себя то впечатление, какое собираются оставить у аудитории, с тем чтобы определиться в отношении развлекательных программ, ужина, фуршета и иных нужных или ненужных компонентов презентации. Решают вопрос о ведущем или ведущих П.

5. Определяем оптимальный диапазон времени для презентационной части ( от 30 мин. до 1 часа ) и остальных этапов мероприятия. Длинные, затянутые презентации не дают желаемого эффекта. Следует учитывать, что после первых 10 мин. внимание любой аудитории резко снижается. Именно здесь уместно использовать визуальные средства, сократив текст. Приближаясь к завершению презентации, ведущие должны предупредить об этом слушателей. Иначе итоговая информация будет воспринята рассеянно.

6. Создание сценария мероприятия. Сценарий должен разделять презентацию на этапы, выстраивать их в логическом порядке. Каждый раздел сценария помечают по степени важности, чтобы в дальнейшем можно было сокращать время, снимать при необходимости не очень важную информацию. Особо значимо вступление: именно в начале презентации завоевывается расположение аудитории. Работа над сценарием помогает еще найти нужное соотношение между текстом и применяемыми визуальными средствами (образцы продукции, слайды, графики и диаграммы, видеоролики). Лучше, если текст для ведущего презентации сначала будет надиктован на магнитофон, и только потом записан и хронометрирован.

Презентацию рассматривают как форму аудиовизуальной убеждающей коммуникации, родственной, напр., телепередаче. Поэтому визуальные, иллюстративные средства часто важнее слов. Они быстрее воспринимаются аудиторией и оказывают на нее более сильное воздействие, лучше запоминаются.

Содержание презентации организуют по 3 разделам: «ситуация», «осложнение», «рекомендации».

О «ситуации» рассказывают так, чтобы вызвать интерес у всей аудитории, объединить ее. Обычно это – первая и не самая длинная часть.

«Осложнение» должно доказывать необходимость в изменениях уже обрисованной «ситуации», объяснять причины того нового, что демонстрируется, является предметом П. «Осложнение» подводит к предмету П., к «рекомендациям».

На стадии «рекомендаций» демонстрируют новый продукт, сопровождая показ сопоставлениями, примерами, указаниями на ценовые преимущества. «Рекомендации» лучше всего строить как выбор альтернатив, а не вдалбливать в сознание слушателей «это делайте, а это не делайте». П. – это не лекция и не выступление начальника на совещании с подчиненными.

«Подведение итогов». Здесь кратко делают обзор главнейших фактов, повторяют 3-4 основных видеоаргумента, закрепляющие целевые зрительные впечатления аудитории. Дают рекомендации по потребительскому поведению, конкретно указывая ближайшие шаги и называя сроки. Слушателей обязательно благодарят за внимание. Часто еще предлагают задавать вопросы, но лучше этого не делать без «своих людей» в зале со специально составленными вопросами и заранее сформулированными мнениями. Возникновение отрицательной активности даже у очень малой части аудитории может испортить общее положительное впечатление от мерприятия, смазать ее итоги.

«Неформальное общение» — это коктейль (с напитками и минимумом закусок), фуршет ("усиленный коктейль", он может включать горячие блюда, десерт, кофе и т.д.) или обед (с выбором блюд из меню либо без такового). Здесь также встает не очень простой вопрос: объеди­нять журналистов и VIP или разъединять? В типовом случае лучше следовать последнему варианту, мотивируя его следующим: времени для информационного общения было достаточно, в этой же части пусть "свои" пообщаются со "своими" — желательно в разных помещениях. В случае необходимости пригласите "особо доверенных" журналистов в VIP-зал. Существует ли при таком раскладе опасность того, что в СМИ по­явятся упреки по поводу разделения на "черных" и "белых"? Суще­ствует. Но пик популярности игр в "общение с народом" прошел, и жертвовать ради них конфиденциальным и спокойным общением с "нужными людьми" (а кого же еще вы приглашаете на презентацию?) вряд ли стоит.

Чем сопровождается общение? Негромкой фоновой музыкой, луч­ше "живой" (фортепьяно, джаз, камерный оркестр); возможны нена­вязчивые и недлинные вокальные вставки.

Кроме того, здесь можно сделать два замечания. Во-первых, очень плохо, если неофициальному веселью придаются организаторы и ведущие презентации. Расслабляться им до полного завершения мероприятия не следует. Во-вторых, характер неофициальной части должен соответствовать составу аудитории и предмету презентации. Во многих случаях небольшой фуршет для журналистов или особо важных гостей вполне достаточное окончание мероприятия. Часто небольшие знаки внимания, ценные подарки, связанные с темой презентации, более эффективны, чем алкогольные стимуляторы и цыганские пляски, после которых участники с трудом вспоминают об основном содержании акции. Кстати, презентацию не обязательно проводить вечером. Позднее утро и день не менее приемлемы.

"Прощание". Неплохо, если человек уйдет с презентации с подарком (книгой, бутылкой вина, компакт-диском и проч.). Причем, если вы станете раздавать подарки вначале, они превратятся в некоторую обузу, ко­торую некуда деть, а когда человек уходит — подарок окажется в самый раз.

И еще один важный момент: любая презентация — это фактически несколько презентаций одновременно. Скажем, презентуется некото­рый "именинник". Вроде бы главный герой — он. Но те, кто хвалит "именинника", изо всех сил презентуют себя; а организаторы действия активнейшим образом демонстрируют свои возможности ("обратитесь к нам — мы и для вас устроим такую же презентацию"). Журналисты становятся инструментом для первых, вторых и третьих...

Триенáлле – показ, презентация чего-л. 3 раза в году.