Решение задачи средствами MS Excel

3.6.1. Создадимсправочник поставщиков (НАИМПОСТ), для этого:

1. Переименуем «Лист1» в «Справочник поставщиков»;

2. Создадим таблицу Рис.1.

Рис. 1. Имена полей «Справочник поставщика»

3. Организуем контроль вводимых данных в колонку «Код поставщика»:

· Выделяем ячейки А3:А7;

· Выполняем команду Данные ® Проверка [2]

· Заполним диалоговое окно «Проверка вводимых значений» по образцу (Рис.2.):

Рис.2. Задание интервала допустимых значений целых чисел

Примечание: Интервал соответствует обучающему назначению информационной модели.

· Для облегчения работы пользователя добавим подсказку об ограничениях ввода на закладке «Сообщение для ввода» (Рис. 3):

Рис.3. Задание сообщения для ввода

· Для обработки допущенных ошибок воспользуемся закладкой «Сообщение об ошибке» (Рис.4):

Рис. 4.Сообщение об ошибке

Примечание: Выполненные нами настройки позволят пользователю свести к минимуму возможные ошибки при вводе данных.

4. Введем информацию в таблицу «Справочник поставщика» (Рис.5)

Рис.5. Данные «Справочник поставщика».

5. Присвоим имя группе ячеек:

· Выделим ячейки A3:D7;

· Выполняем команду Вставка ® Имя [3]

· Имя группы ячеек A3:D7 – Код_поставщика.

3.6.2. Создадимсправочник поставщиков (НАИММАТ), для этого:

1. Переименуем «Лист2» в «Справочник материалов»;

2. Создадим таблицу «Справочник материалов»;

3. Предусмотрим контроль ввода для поля «Код материала» в диапазоне от 1001 до 1005;

4. Введем информацию в таблицу рис.6

Рис.6. Вид таблицы «Справочник материалов»

5. Присвоим имя группе ячеек A3:D7 – Код_материала.

3.6.3. Создание первичного документа «Приходная накладная»

1. Переименуем «Лист 2» в «Приходная накладная»;

2. Создадим таблицу «Приходная накладная» рис.7.

Рис. 7. Вид таблицы «Приходная накладная»

3. Заполним графу «Наименование поставщика» в соответствии с кодом поставщика:

· Сделайте ячейку С3 активной;

· Воспользуйтесь Мастером функций ;

· В поле «Категория:» выберем «Ссылки и массивы»;

· В поле «Функция:» выберем ВПР;

· Нажмем кнопку ОК;

· Заполним окно мастера функций рис.8.

Рис.8. Вид окна мастера функции ВПР

· Скопируем формулу в ячейки В4:В13.

4. Присвоим имя группе ячеек A3:Е13 – Приходная _Накладная.

3.6.4. Создадим ведомость «Фактическое выполнение поставок», являющуюся результирующей информацией;

1. Установим курсор в поле таблицы «Приходная накладная»;

2. Воспользуемся командой Данные® Сводная таблица [4]

3. Лист примет вид макета сводной таблицы Рис.9.

Рис.9 Создание макета сводной таблицы.

· Перенесем в поле «Поля Страниц» (необязательное) надпись «Код материала»;

· Перенесем в поле «Поля Строк» надпись «Наименование поставщика»;

· Перенесем в поле «Элементы данных» «Сумма поставки фактическая»;

· Нажмите кнопку «Готово»;

· Переименуем «Лист 3» в «Фактическое выполнение поставок» рис.10;

Рис.10 Фрагмент листа «Фактическое выполнение поставок»

3.6.5 Создадим ведомость «Сумма поставок по дням»:

4. Установим курсор в поле таблицы «Приходная накладная»;

· Воспользуемся командой Данные® Сводная таблица

· Перенесем в поле «Поля Страниц» (необязательное) надпись «Код поставщика»;

· Перенесем в поле «Поля Строк» надпись «Наименование поставщика»;

· Перенесем в поле «Поля Строк» надпись «Дата поставки»;

· Перенесем в поле «Элементы данных» «Сумма поставки фактическая»;

· Нажмите кнопку «Готово»;

· Переименуем «Лист 4» в «Сумма поставок по дням» рис.11;

Рис.11. Сводная таблица по поставщикам и датам поставки.

3.6.6 Создадим документ «Приходная накладная»

Рис.12 Вид документа «Приходная накладная».