ОРГАНИЗАЦИЯ И КООРДИНАЦИЯ РАБОТ НАД ПРОЕКТОМ
После выполнения комплекса работ по планированию проекта, в ходе его реализации менеджер проекта выполняет функции организации, координации работ, контроля, принятия решений и коррекции. Выполнение функций организации и коррекции предполагают решение следующих задач:
1. ежедневная оценка необходимых ресурсов: трудовых, материальных, финансовых;
2. составление списка задач на ближайшую дату;
3. передача исполнителям информации о их задачах на текущую дату;
4. обеспечение доступности всех необходимых ресурсов.
MS Project позволяет автоматизировать решение ряда перечисленных задач путем:
1. организации обмена информацией;
2. вывода информации о текущих задачах и ресурсах.
Организация обмена информацией может осуществляться несколькими путями:
· Использование сервера Microsoft Project Server.
· Определение типов собираемых данных
· Подключение группы к серверу Microsoft Project Server с помощью веб-интерфейса Microsoft Project Web Access
· Уведомление участника группы о назначении задачи
· Не уверены, что следует выбрать?
· Использование электронной почты для обмена данными.
· ТВыберите разделы по очереди
· Проверка требований к настройке рабочей группы
· Настройка электронной почты
· Настройка электронной почты для получения сообщений о состоянии
· Определение типов собираемых данных
· Уведомление участника группы о назначении задачи
· Использование электронной почты для получения сведений о состоянии
· Не уверены, что следует выбрать?
· радиционный обмен информацией (устные или письменные коммуникации).
С целью вывода информации можно воспользоваться стандартными или настраиваемыми отчетами.
Обновление процента завершения задачи
Отображение процента завершения задачи позволяет отслеживать фактический ход ее выполнения. Указав процент завершения между 0 (для еще не начатых задач) и 100 (для завершенных задач), можно сравнить запланированный ход выполнения с фактическим. При указании процента завершения для задачи в Microsoft Project по формулам Фактическая длительность = Длительность*Процент завершения и Оставшаяся длительность = Длительность – Фактическая длительность рассчитываются фактическая длительность и оставшаяся длительность. Новые значения для фактической и оставшейся длительности выводятся в полях Фактическая длительность и Оставшаяся длительность
Обновление фактической длительности
Если известно время с начала выполнения задачи, а ход выполнения задачи совпадает с планом, можно ввести фактическую длительность для задачи. При указании фактической длительности для задачи в Microsoft Project по формулам Процент завершения = Фактическая длительность/Длительность и Оставшаяся длительность = Длительность – Фактическая длительность рассчитываются процент завершения и оставшаяся длительность.
При назначении ресурсов задачам и использовании планирования с фиксированным объемом работ (по умолчанию) необходимо вместо фактической длительности ввести фактические трудозатраты. Если до завершения задачи вводится фактическая длительность, превышающая запланированную, в Microsoft Project обновляется запланированная длительность, чтобы ее значение совпадало со значением фактической длительности, оставшаяся длительность получает значение 0, а задача помечается как завершенная на 100%.
Обновление фактических дат начала и окончания
Отслеживание дат начала и окончания задач обеспечивает более эффективную работу с календарным планом. Если известно, что задача началась или завершилась позже, можно предпринять некоторые усилия с тем, чтобы не пришлось откладывать даты других задач или дату завершения проекта. Если известно, что задача начинается или завершается раньше, можно переназначить ресурсы этой задачи запаздывающим задачам.
При вводе фактической даты начала или фактической даты окончания задачи изменяются связанные даты календарного плана для этой задачи. Однако базовые даты при изменении фактических или запланированных дат не изменяются. Если вводится фактическая дата окончания для задачи, в Microsoft Project отображается процент завершения 100%.
Обновление затрат проекта
По умолчанию в Microsoft Project значения фактических затрат рассчитываются автоматически после ввода фактических трудозатрат на основании ставок и норм расходов назначенных ресурсов. Однако, иногда фактические затраты не соответствуют запланированным, для их отражения в проекте необходимо использовать метод расчета вручную. В противном случае введенные значения фактических расходов переопределяются при автоматическом пересчете этих значений в Microsoft Project.
