Основания для разработки
Наименование разработки: «АИС учета рабочего времени и командировочных».
Основанием разработки Системы служит приказ Начальника Уфимского Управления Геофизических Работ Шаисламова Ш.Г. от 12.05.2008г.
Данный документ утвержден 19.05.2008г. Комиссией, в которой состоят:
- Ведущий инженер по труду Т.Ю. Борисова;
- Начальник Отдела ИСМ Э.Р. Фарвазова;
- Начальник ЭГТИ С.Н. Шматченко.
Назначение и цели разработки
Назначение разработки: формализовать на программном уровне порядок заполнения Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда и Табеля учета командировочных, путем фиксированного представления данных табелей, предоставлением инструментов для их заполнения, автоматическим расчетом общего количества учтенных часов и оплаты труда, а также обеспечением корректной связи этих Табелей, обеспечение коллективного ввода информации.
Цели разработки:
- повышение точности и корректности заполнения Табелей;
- снижение затрат времени и труда для заполнения Табелей;
- облегчение проверки и обработки информации;
- облегчение контроля за соблюдением работниками установленного режима работы.
Требования к Системе
Требования к лингвистическому обеспечению системы
Требования к применению в системе языков программирования высокого уровня
Система должна быть реализована с помощью одного из распространенных языков программирования высокого уровня, с учетом возможности переноса Системы c платформы MS Windows на OS Linux и MacOS. Предпочтительные языки программирования: C, Java, Perl. Структура кода Системы должна быть разработана учетом требований объектно-ориентированного программирования с обязательным применением комментариев в тексте кода.
Требования к языкам взаимодействия пользователей и технических средств системы
Взаимодействие пользователя с Системой должно быть реализовано с помощью клиентской программы с диалоговым интерфейсом на русском языке, при необходимости (невозможности адекватного перевода) допускаются термины на английском языке.
Требования к техническим средствам клиентской части Системы не должны превышать следующие:
- процессор Pentium 4 с частотой 1ГГц
- ОЗУ 1Гб
- занимаемое дисковое пространство (включая временные файлы) 500Мб.
Требования к хранению данных
Хранение данных должно быть централизованным и реализовано на серверной основе с использованием одной из следующих баз данных: MySQL, SQLite, PostgreSQL. Так же должно быть обеспечено автоматическое создание резервных копий БД с возможностью быстрого (не более 1 часа) отката изменений или восстановления повреждений БД.
Требования Системы к квалификации персонала
Требования Системы к квалификации пользователей клиентской части Системы не должны превышать следующие: уверенный пользователь ПК со знанием офисных программ и начальными знаниями организации клиент-сервер.
Требования к выводимым данным
Общие положения
Система должна обеспечивать автоматическое составление готовых отчетов на основе введенных ранее данных. Отчеты должны быть представлены в форматах MS Office и HTML, а также отформатированы соответствующим образом для вывода на печать. Отчеты должны соответствовать принятым образцам, представленным в приложениях 1 и 2. Отчет (далее по тексту Табель) применяется в качестве самостоятельного документа в связи с раздельным учетом использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. В целях облегчения проверки и обработки информации в табель введены дополнительные графы 16А-16Е, показывающие расшифровку дней неявок, графа с указанием дней служебной командировки 13А, а так же графа 18, показывающая общее количество дней в учетном месяце.
Табель применяется для контроля за соблюдением работниками установленного режима работы, для получения данных о фактически отработанном времени, для расчета заработной платы, а так же для составления статистической отчетности по труду.
Порядок оформления
Табель составляется в одном экземпляре, подписывается ответственным за заполнение липом и руководителем ПП. Образец бланка табеля дан в Приложении 1
Данные в табель вносятся в строгом соответствии со штатным расписанием подразделения Предприятия.
Список сотрудников составляется в соответствии со структурой подчиненности, и в иерархическом порядке.
В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом ПП, запись в табеле делается ответственным лицом ПП, в штат которого этот сотрудник включен, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении работает сотрудник. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за заполнение табеля лица) с расшифровкой подписи и датой удостоверяет правильность заполнения табеля на подчиненного сотрудника.
В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое ПП в течение календарного месяца (позднее 1 числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день включительно в данном ПП, а с даты перевода (перемещения) проставляется «X». В итоговый табель за отчетный период по ПП данный сотрудник не включается. В новом ПП табель оформляется со дня фактического перехода на основании приказа о переводе. В предшествующие дни проставляется «X».
В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, в котором проставляются часы фактической работы по последний рабочий день включительно, а после дня увольнения проставляется «X». В итоговый табель по ПП данный сотрудник не включается.
В графе «Дата составления» указывается последнее число отчетного периода.
В графе «Отчетный период» проставляются начальная и конечная даты отчетного периода.
В графе 2 проставляется фамилия, имя и отчество работника полностью, а так же его должность (профессия) в соответствии со штатным расписанием.
В случае смены фамилии, имени, отчества новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия об изменении персональных сведений на основании удостоверяющего документа.
В графе 3 проставляется табельный номер работника.
В графах 4, 6 отражаются ежедневные затраты рабочего времени за I и II половины месяца. Для этого отведено две строки. Верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, нижняя - для записи продолжительности отработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. Условные обозначения кодов затрат рабочего времени приведены в Приложении 3 к данной инструкции.
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок (опозданий и т.п.) на работу.
При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.п.) в верхней строке табеля в графах 4. 6 проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего времени, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей, заявление о работе по совместительству, письменное согласие работника на сверхурочную работу, приказ о привлечении к работе в выходной (праздничный) день, приказ о предоставлении основного (дополнительного) отпуска и т.п.).
Если работник является внутренним совместителем, его фамилия в табеле указывается 2 раза: первый раз - по месту основной работы, второй раз - указываются часы работы по совместительству, при этом должны соблюдаться нормы ст. 284 ТК РФ.
Если в период ежегодного отпуска работника попадают праздничные дни. то в табеле этот день должен быть отмечен как выходной (кодом «В»), т.к. праздничные дни. приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст.120 ТК РФ). На период ежегодного отпуска в табеле не отмечаются выходные дни, т.к. ежегодный отпуск предоставляется и оплачивается в календарных днях.
Согласно п.8 ст. 6 Федерального Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается за календарные дни. т.е. дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на выходные и праздничные дни, отмечают буквенным кодом «Б».
Если работник находился в служебной командировке в выходной или праздничный лень, в табеле в этот день проставляется буквенным кодом «К», что должно быть подкреплено соответствующим приказом о направлении работника в командировку.
Все отметки о невыходах на работу без уважительной причины, опозданиях на работу, преждевременном уходе с рабочего места должны быть подкреплены соответствующими актами (об отсутствии на рабочем месте, об опоздании, о нарушении режима работы и т.п.) и объяснительными записками работников, нарушивших трудовую дисциплину. В случае отказа от написания объяснительной записки работником, нарушившим трудовую дисциплину, руководитель ПП обязан составить акт об отказе от предоставления письменных объяснений.
При отсутствии у работодателя информации о причинах отсутствия работника на рабочем месте и табеле проставляется буквенное кодирование «НИ», в случае, если в дальнейшем будут предоставлены документы. подтверждающие болезнь работника или факт признания прогула, в табеле производятся соответствующие изменения.
В графах 5, 7 проставляется общее количество отработанных дней и часов за первую и вторую половины месяца, для чего выделяется две строки: в верхней указывается количество отработанных дней, а в нижней - часов.
В графах 8-13 проставляются отработанный дни и часы в целом за месяц. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни временной нетрудоспособности, служебных командировок, отпуска (т.е. графы 13А, 14, 17).
Отдельно подсчитываются дни неявок, при этом для удобства проверки и обработки табеля допускается не заполнять графы 15-16, т.е. информация о неявках вносится в дополнительные графы 14, 16А-16Е. Необходимо иметь в виду, что графа 14 равна сумме граф 16А-16Е.
Графы 15-16 возможно заполнять при наличии простоев, ежегодных дополнительных отпусков, неявок по невыясненным причинам, отстранения от работы и т.п.
Общее количество выходных дней указывается в графе 17.
В графе 18 проставляется общее количество дней в учетном месяце, при этом необходимо иметь, что графа 18 равна сумме граф 8, 13А, 14, 17.
В табель не допускается вносить исправления и дополнительные пометки. Все исправления в табеле должны быть заверены подписями ответственных лиц с указанием даты внесения исправления.
Режим рабочего времени
Учету подлежит все фактически отработанное каждым работником время в течение календарных суток, календарного месяца, в ночное время, в выходные и праздничные дни.
Отработанное время (часы, минуты) сотрудникам, которым установлен должностной оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы, установленным в правилах внутреннего трудового распорядка либо иных локальных нормативных актах предприятия.
Например, если продолжительность рабочего дня с понедельника по четверг составляет 8 час. 15 мин., а в пятницу 7 час, то в табеле необходимо поставить по 8-15 и 7 час соответственно.
Работникам, которым установлены часовые тарифные ставки, проставляются фактически отработанное время (часы, минуты). При этом для работников, занятых на сезонных работах, либо работающих вахтовым методом, которым установлен режим гибкого рабочего времени, и суммированный учет рабочего времени, должна соблюдаться максимальная установленная продолжительность рабочего дня (смены) 12 часов и норма рабочего времени за установленный учетный период.
В предпраздничные дни продолжительность рабочего времени снижается на 1 час.
Требования к программной документации
Документация на Систему - комплекс взаимоувязанных документов, в котором полностью описаны все решения по созданию и функционированию Системы, а также документов, подтверждающих соответствие системы требованиям технического задания и готовность ее к эксплуатации (функционированию).
Рабочая документация на Систему - часть документации на Систему, необходимой для изготовления, установки и наладки автоматизированной системы в целом, а также входящих в систему программно-технических, программно-методических комплексов и компонентов технического, программного и информационного обеспечения.
Документация на Систему должна соответствовать ГОСТ 34.201-89 (Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем), ГОСТ 2.102-68 (Виды и комплектность конструкторских документов), ГОСТ 2.601-95 (Эксплуатационные документы), ГОСТ 19.101-77 (Виды программ и программных документов).
Документация на Систему должна включать следующие разделы:
- Вид программного документа
- Содержание программного документа
- Спецификация. Состав программы и документации на неё.
- Ведомость держателей подлинников. Перечень предприятий, на которых хранят оригиналы программ и подлинники программных документов.
- Текст программы. Запись программы с необходимыми комментариями.
- Описание программы. Сведения о логической структуре и функционировании программы.
- Порядок и методика испытаний. Требования, подлежащие проверке при испытании программы, а также порядок и методы их контроля.
- Пояснительная записка. Схема алгоритма, общее описание алгоритма и (или) функционирования программы, а также обоснование принятых технических и технико-экономических решений.
- Эксплуатационные документы. Сведения для обеспечения функционирования и эксплуатации программы.
- Общее описание. Сведения о назначении программы, области применения, применяемых методах, классе решаемых задач, ограничениях для применения, минимальной конфигурации технических средств.
- Руководство системного программиста. Сведения для проверки, обеспечения функционирования и настройки программы на условия конкретного применения.
- Руководство программиста. Сведения для эксплуатации программы.
- Руководство оператора. Сведения для обеспечения процедуры общения оператора с вычислительной системой в процессе выполнения программы.
Проверку комплектности и качества эксплуатационной документации провести путем анализа документации на соответствие требованиям нормативно- технических документов ТЗ.
