Форматирование текстовой информации

Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т. д.), чаще всего, требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат – Ячейки.... В окне Формат ячейки нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке Выравнивание в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки:

• флажок переносить по словам – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);

• группа полей Ориентация – для расположения текста вертикально или с наклоном;

• поле отступ – для задания отступов слева (единица измерения – символ) (рис. 18).

Рис. 18. Содержание вкладки Выравнивание в окне Формат ячеек

Для того, что объединить несколько ячеек, предварительно их следует выделить, затем в меню Формат ячейки установить галочку рядом с надписью объединенные ячейки (рис. 19).

 

Рис. 19. Установка команды объединение ячеек

После объединения серии ячеек воспринимается как одна ячейка. Имеется возможность разъединить объединенные ячейки, если их выделить и снять галочку в формате ячейки. Следует обратить внимание на то, что разъединить ячейки можно только в формате ячейки, но объединить можно и через панель инструментов (рис. 20).

Рис. 20. Инструмент панели для объединения ячеек

 

Форматирование числовой информации

Основными операциями форматирования чисел являются: задание количества знаков в десятичной части, выравнивание по правому краю и отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в десятичной части числа задается на вкладке Число окна Формат ячейки (рис. 21).

Рис. 21. Меню вкладки Число окна Формат ячеек

 

Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа необходимо выбрать числовой формат Денежный или Финансовый, в которых предусмотрен отступ справа.

Вводимые числа выравниваются по правому краю ячейки. Для разделения целой и дробной частей десятичных чисел используется запятая. Если целая часть числа не умещается по ширине ячейки, на экран выводятся знаки "####".

Автозаполнение

Создание таблиц связанно с массовым вводом некоторых чередующихся последовательностей. Например, цифр от 1 до 100, или названий месяца от января до февраля. В Excel есть возможность автоматизации подобных операций. Рассмотрим эту процедуру на примере цифр.

Шаг 1: в соседних ячейках ввести две цифры.

Шаг 2: выделить эти ячейки.

Шаг 3: следует обратить внимание, что в правом нижнем углу появился черный квадратик [+]. Именно за него можно производить автозаполнение. Схватите его левой кнопкой мыши и потащите вниз, цифры будут подставляться автоматически (рис. 22).

Рис. 22. Подготовительная процедура для проведения «автозаполнения» чисел

Растаскиваются цифры не только последовательно. Если ввести, например, 1 и 3 и растащить, то Excel выяснит разницу между числами, и, ориентируясь на нее будет производить растаскивание. Кроме того, растаскивать можно в любую сторону, а не только вниз.