Практическая работа №4
Разработка и оформление распорядительной документации
Цель работы: овладение основами правильного оформления распорядительных документов.
Теоретические сведения
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА – это своего рода фрагмент приказа, но в то же время отдельный документ.
В практической деятельности выписка из приказа (как и из любого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности. Во всех других случаях проще просто сделать копию необходимого документа.
Обязательным условием подготовки выписки из приказа является точное указание начальных реквизитов приказа (наименование предприятия, даты и номера подлинного приказа, места издания, заголовка к тексту, необходимого фрагмента приказа), при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». При оформлении фрагмента приказа необходимо руководствоваться следующими правилами:
1) если в приказе есть констатирующая часть, ее приводят полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:»;
2) из распорядительной части «извлекают» тот пункт, ради которого и готовится выписка (в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа).
В выписке необходимо привести «подписные» реквизиты приказа:
1) указывается должность подписавшего подлинный приказ;
2) вместо росписи пишется слово «Подпись»;
3) расшифровка подписи производится как в приказе.
В выписке обязательным реквизитом является заверительная надпись, которая состоит из слова «Верно» (без кавычек), должности лица, заверившего выписку, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты заверения.
Если выписка из приказа представляется за пределы предприятия, то она заверяется печатью предприятия. Для внутренних выписок может использоваться штамп (печать) кадровой службы.
Порядок выполнения задания
1. В соответствии с номером своего варианта откройте приказ, содержащий интересующую вас информацию.
2. Скопируйте точные начальные реквизиты общего бланка распоряжения (полное наименование организации, регистрационный номер и дата исходного приказа, а также место его издания).
3. В названии документа укажите "Выписка из приказа", поскольку эта копия фрагмента подлинного приказа оформляется как самостоятельный документ.
4. Полностью процитируйте констатирующую часть приказа, как правило, она заканчивается словом «приказываю».
5. Из распорядительной части исходного документа выпишите тот самый пункт или несколько пунктов, которые отражают тематику запроса (смотрите задание своего варианта).
6. Из подлинника скопируйте реквизиты подписавшего приказ лица (должность, фамилия, имя и отчество). Только на месте настоящей росписи руководителя напишите слово «подпись».
7. Чтобы заверить составленную выписку из приказа необходимо написать слово "Верно" и указать собственную должность, поставить роспись с расшифровкой (фамилия и инициалы), дату заверения документа. Если выписка готовилась для предъявления в сторонние организации, поставьте печать организации. Для внутреннего же пользования документ можно заверить штампом отдела кадров. Печать обычно ставится между названием должности подписывающего и его личной росписью.
Задание
На основании ГОСТ Р 6.30-2003 и официального документа (приказа) разработайте выписку из приказа руководства Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Белгородский государственный национальный исследовательский университет» (НИУ «БелГУ»).
Список индивидуальных данных
Вариант 1. Разработать выписку из приказа «О назначении государственной академической стипендии» (за высокие показатели в успеваемости по итогам летней экзаменационной сессии 2010/2011 учебного года).
Вариант 2. Разработать выписку из приказа«О проведении защиты штатов» (организация проведения защиты штатов относительно графика).
Вариант 3. Разработать выписку из приказа «О назначении государственной академической стипендии» (назначение стипендии магистрантам).
Вариант 4. Разработать выписку из приказа «Об утверждении дисциплин по выбору, о разрешении на чтение лекций и прием экзаменов ассистентам, о внесении изменений в учебные планы факультетов» (для международного факультета).
Вариант 5. Разработать выписку из приказа «О внесении изменений в нумерацию учебных групп» (для очной формы обучения).
Вариант 6. Разработать выписку из приказа «Об утверждении бланков организационно-распорядительных документов университета» (пункт 3).
Вариант 7. Разработать выписку из приказа «О наложении дисциплинарного взыскания на студентов очной формы обучения» (студентам группы 110821).
Вариант 8. Разработать выписку из приказа «О штатном расписании кафедр Белгородского государственного университета» (кафедра информационного менеджмента).
Вариант 9. Разработать выписку из приказа «Об участии студентов первого курса в диагностическом тестировании» (организовать проведение диагностического тестирования в режиме on-line).
Вариант 10. Разработать выписку из приказа «О внедрении информационной системы по ведению расписания учебных занятий и контролю занятости аудиторного фонда» (управлению информатизации).
Вариант 11. Разработать выписку из приказа «О назначении государственной академической стипендии» (студентам групп 111121, 111122).
Вариант 12. Разработать выписку из приказа«О проведении защиты штатов» (поручение заведующим кафедрами).
Вариант 13. Разработать выписку из приказа «Об утверждении дисциплин по выбору, о разрешении на чтение лекций и прием экзаменов ассистентам, о внесении изменений в учебные планы факультетов» (для факультета управления и предпринимательства).
Вариант 14. Разработать выписку из приказа «Об утверждении дисциплин по выбору, о разрешении на чтение лекций и прием экзаменов ассистентам, о внесении изменений в учебные планы факультетов» (для педагогического факультета).
Вариант 15. Разработать выписку из приказа «Об утверждении состава ГАК в 2010 году» (для специальности 031202.65 Перевод и переводоведение).
Вариант 16. Разработать выписку из приказа «О внедрении информационной системы по ведению расписания учебных занятий и контролю занятости аудиторного фонда» (учебно-организационному управлению).
Вариант 17. Разработать выписку из приказа «Об утверждении состава ГАК в 2010 году» (для магистратуры 030600.68 Журналистика).
Вариант 18. Разработать выписку из приказа «Об утверждении состава ГАК в 2010 году» (для специальности 050708.65 Педагогика и методика начального образования (дневная форма обучения).
Вариант 19. Разработать выписку из приказа «Об утверждении состава ГАК в 2010 году» (для направления подготовки 080500.62 Менеджмент).
Вариант 20. Разработать выписку из приказа «Об утверждении состава ГАК в 2010 году» (для специальности 080507.65 Менеджмент организации).
