Самостійна робота студентів № 1

Тема 1.3: Документація та вимоги до оформлення документів

План:

1. Документи та їх значення.

2. Класифікація документів.

3. Вимоги до змісту й оформлення документів.

4. Порядок перевірки та опрацювання документів.

 

Література: 2. ст.246-254; 6. ст. 149-162; 10. ст.64-70

 

 

1. Характерною особливістю бухгалтерського обліку є безперервне відображення господарських операцій за допомогою документів.

Документ (від лат. – свідоцтво) має юридичне значення, що означає свідоцтво, доказ.

 

Документація -спосіб оформлення господарських операцій документами. Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, забезпечує контроль за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Вона має юридичне значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій.

Питання, пов’язані з оформленням документів бухгалтерського обліку, регулюються ст. 9 Закону України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” від 16 липня 1999 р.

Сутність бухгалтерських документів полягає в тому, що вони служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку.

Правильно оформлений документ повинен містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію. Показники, що містяться в документі і характеризують операцію, називаються його реквізитами.

Обов’язкові реквізити документа:

- назва підприємства, від імені якого складено документ;

- назва документа;

- його номер, код форми;

- дата складання документа (число, місяць, рік);

- зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошові);

- підписи відповідальних осіб, відповідальних за здійснення операцій й правильності її оформлення.

Якщо документ не має будь-якого з обов’язкових реквізитів, він втрачає свою юридичну (доказову) силу.

Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів і Міністерством статистики України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України. Форма документа має бути простою, зручною, характеризувати відповідну операцію, задовольняючи вимоги оперативного, статистичного й бухгалтерського обліку.

 

2. Для оформлення різноманітних господарських операцій, що здійснюються на підприємствах, використовують різні за своєю формою і змістом документи. Правильному складанню і вико­ристанню документів в обліку допомагає їх класифікація — поділ на групи за певними відмітними ознаками.

Класифікація бухгалтерських документів

За призначенням: § Розпорядчі § Виправдальні § Бухгалтерського оформлення § Комбінованого оформлення	За порядком формування: § Первинні § Зведені
За місцем складання: § Внутрішні § Зовнішні
За способом використання: § Разові § Нагромаджувальні	За способом заповнення: § Ручним способом § Машинним способом

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, вип­равдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані. Розпорядчими називають документи, які містять розпоряд­ження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать чеки на одержання грошових коштів у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреності на отримання матеріальних цінностей та ін. Проте, розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операції, а тому не служать підставою для відображення їх в обліку.

Виправдними (виконавчими) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (тобто містять дані про її виконання), а тому служать обгрунтуванням для облікових записів. До них належать виписки банку з поточ­ного або іншого рахунка підприємства, акти, квитанції, аван­сові звіти та ін. Для виконавців (банків, матеріально відповідальних осіб тощо) вони є виправданням у використанні коштів або матеріальних цінностей.

Документи бухгалтерського оформлення складаються сами­ми працівниками бухгалтерії на підставі відповідних виправд­них документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів. До таких документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розрахунки (наприклад, відомості нарахування амортизації основних засобів, роз­поділу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції та ін.). Документи бухгалтерського оформлення самостійного значен­ня не мають, вони не відображають безпосередньо господарсь­кої операції; їхнє призначення полягає в технічній підготовці облікових записів.

У практиці обліку на підприємствах документи розпорядчі, виправдні і бухгалтерського оформлення окремо застосовують­ся рідко. Найчастіше застосовують документи, які поєднують у собі ознаки всіх трьох видів документів. Документи, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох доку­ментів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлен­ня), називають комбінованими. До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, лімітно-забірні карти, наряди на вико­нання робіт та ін. Так, видатковий касовий ордер, переданий для виконання касиру, є розпорядчим документом; після того як касир видасть гроші, а одержувач розпишеться на ордері в їх отриманні, цей документ є виправдним; нарешті, після зазна­чення на цьому ордері кореспондуючих рахунків він виконує функції документа бухгалтерського оформлення.

Використання комбінованих документів сприяє повноті і на­очності обліковуваних операцій, спрощує і поліпшує викорис­тання документів у процесі їх опрацювання, зменшує кількість самих документів,

За порядком складання документи поділяють на первинні і зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції (прибуткові і видаткові касові ордери, накладні на здачу продукції на склад, акти на приймання робіт та ін.). Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення їхніх показників (звіти касира, авансові звіти, відомості розподілу заробітної плати та ін.)- Такі документи мають велике значення для систематизації і скорочення обсягу облікових записів.

За способом охоплення операцій документи поділяють на разові і накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення однієї або кількох операцій, які записують до до­кумента одночасно. Відразу після складання разові документи можуть бути підставою для бухгалтерських записів. До разових належать більшість первинних документів (чеки, касові ордери, вимоги, накладні, акти тощо), а також значна кількість зведе­них документів (звіти касира, виписка банку з рахунка підприємства та ін.). Відмітною особливістю цих документів є одноразове їх використання для початкової реєстрації господарських операцій.

Накопичувальні документи використовуються для оформлен­ня однорідних господарських операцій, які систематично пов­торюються і накопичуються в міру їх здійснення протягом пев­ного періоду — тижня, декади, місяця (лімітно-забірні карти, відомості випуску готової продукції із виробництва, багато­денні наряди та ін.). На відміну від разових накопичувальні до­кументи використовуються для облікових записів тільки після того, як в них записано останню операцію і підведемо підсумок всіх записів. На с.157 наведено лімітно-забірну карту (нако­пичувальний документ).

Використання накопичувальних документів має велике зна­чення для скорочення облікових записів і є одним із важливих засобів раціоналізації обліку. Проте їхнє використання можли­ве тільки тоді, коли не вимагається щоденне відображення гос­подарських операцій в обліку.

За місцем складання документи поділяють на внутрішні (що складаються на самому підприємстві) і зовнішні (що надходить від інших підприємств і організацій), а за способом складання — на документи, що складаються вручну, і документи, що склада­ються за допомогою обчислювальної техніки.

 

 

3. Від якості оформлення документів залежать повнота й достовірність показників обліку і звітності.

Основні вимоги до складання документів:

- своєчасність складання;

- достовірність показників;

- правильність оформлення;

- заповнення всіх реквізитів.

Уніфікація і стандартизація має велике значення у виконанні цих вимог.

Уніфікація документів – це розробка єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Так, уніфіковано всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, товарно-транспортних накладних, лімітно-збірних карток, розрахунково-платіжних відомостей та інших документів.

Стандартизація – це встановлення однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку первинні документи мають бути складені в момент здійснення господарських операцій або одразу після їх завершення.

Первинні документи звітного місяця, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою для архіву.

Документи зберігаються в архіві, який може бути поточним і постійним.

Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів поточного року (спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву).

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщені і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.

Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного періоду.

 

4.

Перевірка первинних документів

За формою   Перевірка заповнення реквізитів

За сутністю   Перевірка відповідності операції чинному законодавству

Арифметична   Перевірка правильності підрахунків

Бухгалтерська обробка первинних документів

Контирування   Вказівка на первинному документі бухгалтерського запису, тобто кореспонденції рахунків за господарською операцією