Упражнение 1. Создание шаблона типового бланка организации

Лабораторная работа № 13

Создание и использование шаблонов документов

Примечание: Все вспомогательные файлы, необходимые для выполнения работы, находятся в папке "Лабораторная работа 13"

Типовые документы

Если вам придётся создавать много текстовых документов, вы заметите, что большая часть из них окажется типовыми – т.е. будет относиться к одному из нескольких типов. Например, это могут быть рефераты, приказы руководства компании, главы для книги и т.п.

У документов одного типа будет схожая структура, одинаковое оформление, потребуются одни и те же стили и т.п. Например, во всех приказах руководства фирмы обычно используются одинаковые изображение логотипа, заголовок и подпись директора.

Повторять каждый раз одни и те же действия, создавая оформление и структуру очередного типового документа, достаточно неудобно. Важно, чтобы все документы одного типа выглядели одинаково. Но если подготавливать каждый из них в отдельности, добиться единообразия будет нелегко.

Шаблон документа

Чтобы заметно облегчить работу с типовыми документами, следует использовать шаблоны.

Шаблон документа – это текстовый документ, в котором уже есть все элементы, являющиеся “общими” для всех документов данного типа. Как правило, в шаблоне определены стили, которые применяются в этих документах; также можно включить в него колонтитулы, любой готовый текст и т.п.

При создании нового документа по шаблону вы начинаете работу не “с чистого листа”, а с копии шаблона. Например, если есть готовый шаблон для приказов руководства компании, то при создании нового приказа его заголовок, изображение логотипа и подпись директора уже находятся на своих местах. Остаётся лишь ввести номер и содержание приказа. Причём для всех частей текста приказа в шаблоне предусмотрены готовые стили. Поэтому оформление всех приказов остаётся единообразным.

Шаблоны часто используются, чтобы определить единый стандарт для типовых документов в организации. Например, в школе может быть создан шаблон для рефератов; тогда все ученики (имеющие доступ к компьютеру) смогут подготавливать рефераты, оформленные одинаково

Создание нового шаблона документа

Чтобы создать новый шаблон документа, следует подготовить текстовый документ, в котором будут лишь общие (для документов данного типа) элементы.

Как правило, проще всего сначала подготовить полный документ данного типа (например, приказ или реферат). При этом следует тщательно следить за правильностью использования стилей. Например, все заголовки должны быть выделены соответствующим стилем – Заголовок 1, Заголовок 2 и т.п. – а не просто оформлены крупным или жирным шрифтом.

Когда документ готов и его форматирование признано правильным, можно использовать его для создания шаблона. Для этого следует просто удалить текст1, который не требуется во всех документах данного типа. После этого нужно сохранить шаблон.

Выберите пункт меню Файл ð Шаблоны ð Сохранить...

В столбце Категории должно быть отмечено — Мои шаблоны.

В строке Новый шаблон укажите имя шаблона, и нажмите на кнопку ОК.

Образец документа сохранен в служебной папке «Мои шаблоны». Теперь вы можете создавать новые документы по данному шаблону. Каждый созданный документ будет копией шаблона; вы сможете затем изменить его любым образом – шаблон при этом меняться не будет.

Упражнение 1. Создание шаблона типового бланка организации.

Требования:

· наличие в левом верхнем углу названия и реквизитов организации;

· наличие в правом верхнем углу места для утверждения директором;

· размеры бланка должны соответствовать стандартным размерам формата А4 (210 на 297 мм) с полями: левое – 3,5 см, правое – 1,0 см, верхнее – 2,0 см, нижнее – 2,0 см;

· текст набирается шрифтом 12-14 пунктов с одинарным межстрочным интервалом.

Порядок выполнения работы:

· Открыть новый текстовый документ;

· в качестве образца использовать файл Лаб13_Протокол.pdf;

· установить параметры страницы (Формат ð Страница);

· разместить в левом верхнем углу объект-надпись для названия и реквизитов организации (Вставка ð Врезка);

· ввести в надпись необходимый текст, отформатировать его, вставить знак номера, провести горизонтальные линии (панель инструментов Рисование);

· вставить второй объект-надпись в правом верхнем углу и оформить его;

· убрать рамки вокруг надписей (панель инструментов Врезка ð Обрамление);

· сохранить документ как шаблон под именем Мой шаблон 1.