Лабораторная работа № 11
Рассылка писем
Часто возникает необходимость отправки стандартных писем нескольким адресатам. В подобной ситуации можно последовательно выполнить все действия: оформить основной текст, ввести имя первого адресата, распечатать письмо, изменить имя адресата, распечатать следующее письмо и т.д. В Writer предусмотрены возможности автоматизированной подготовки подобных писем для рассылки. Программа вставляет по очереди адресные данные в стандартный текст и распечатывает результаты.
Подготовка стандартного письма нескольким адресатам состоит из основных шагов:
1. Создание основного текста письма (текстовый документ).
2. Создание источника адресных данных (документ базы данных).
3. Вставка полей слияния базы данных в текстовый документ.
4. Выполнение слияния документов и вывод писем в файл для печати.
Создание основного документа.
Под основным документам в данном контексте понимается тот стандартный текст, который будет одинаковым по всем экземплярам документов. Но в основном документе содержится не только общий текст, но и поля, предназначенные для заполнения переменной информацией (например, имя адресата).
Откройте новую страницу Writer для создания основного документа. В качестве образца используйте приложение в конце лабораторной работы. Наберите и отформатируйте текст приглашения.
Выполните команду Сервис − Рассылка писем.... Откроется диалоговое окно Мастер рассылки писем.
Шаг. Выбрать начальный документ.
В диалоговом окне укажите - Использовать текущий документ.
Щелкните по кнопке Далее внизу диалогового окна.
Шаг. Выбрать тип документа.
В диалоговом окне выберите тип документа - Письмо.
Щелкните по кнопке Далее.
Шаг. Вставить блок с адресом.
Ввверху диалогового окна под п.1 щелкните по кнопке Выбрать список адресов... идалее Создать… Откроется диалоговое окно Новая адресная книга. Вы увидите поля базы данных, которые предназначены для хранения переменной информации (рис.1).
Необходимо заполнить поля:
Имя;
Фамилия;
Название компании;
 |
4. Адрес (1-ая строка);
Город;
Почтовый индекс;
Страна;
8. Пол (ж / м).
Рис. 1.
В указанные поля введите произвольные данные для пяти адресатов. Для того, чтобы добавить следующего адресата, используйте кнопку Создать. После заполнения базы нажмите ОК и сохраните файл в своей рабочей папке под именем Address (обязательно использовать в названии только латинские буквы без пробелов). Нажмите ОК в диалоговом окне Выбор списка адресов.
Под п.2 поставьте флажок в строке Документ должен содержать блок с адресом. Далее щелкните по кнопке Дополнительно и выберите адресный блок, где присутствуют все(за исключением поля ПОЛ) заполненные вами в адресной книге поля, нажмите ОК.
Шаг. Создать приветствие.
Поставьте флажки в строках Документ должен содержать приветствие и Вставьте персональное приветствие. Укажите имя поля (Пол) и значение поля (ж), указывающее на женский род получателя.
Шаг. Настроить разметку.
Снимите флажок Выровнять по основному тексту и переместите блок с адресом в верхний левый угол страницы: слева — 2,00 см, сверху — 2,00 см.
Позиция приветствия под словом «Приглашение».
Шаг. Правка документа.
Щелкните по кнопке Правка документа и отредактируйте или отформатируйте приглашение, если это необходимо. Для возврата в диалоговое окно Мастера рассылк и нажмите кнопку Вернуться в рассылку писем на специальной панели инструментов.
шаг. Персонализировать документ.
Не выполняем действий. Нажимаем Далее и переходим на завершающий этап.
