Постановка задачи на разработку информационной системы

В настоящее время существует множество программных продуктов для автоматизации деятельности руководителя отдела продаж. Все они отличаются друг от друга функциональным наполнением, требуемыми техническими средствами, трудоемкостью в использовании, а также ценой. Для выбора наиболее подходящего варианта для автоматизации деятельности руководителя отдела продаж были рассмотрены информационные системы, представленные на российском рынке.Customer Relationship Management (Microsoft CRM) - система для управления отношениями с клиентами, простая в использовании и настройке, содержащая необходимую функциональность для работы сотрудников продаж, маркетинга или обслуживания клиентов. В системе содержится большое количество отчетов по прогнозированию, анализу активности по продажам, оценке эффективности. Для работы в системе можно использовать клиента для Microsoft Outlook или Internet Explorer. Microsoft CRM тесно интегрирована со всеми приложениями Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и платформенными решениями Microsoft (Server, Exchange, SharePoint).

Система Microsoft CRM 3.0 доступна в двух версиях: Small Business Edition и Professional.

Профессиональная версия (Professional) предназначена для средних, крупных компаний или подразделений корпораций, для компаний, использующих разветвленную ИТ-инфраструктуру.

Версия Small Business предназначена для небольших компаний. Эта версия имеет ряд дополнений, удобных для небольших компаний - упрощенную установку, интеграцию с факсимильной службой и объединенные инструменты управления инфраструктурой и системой Microsoft CRM. Система предназначена для установки на Small Business Server и имеет ограничение по количеству пользователей.

Обе версии системы Microsoft CRM 3.0 предлагают исчерпывающий инструментарий для управления маркетингом, продажами и обслуживанием клиентов, который в максимальной степени схож и теснейшим образом связан с приложениями Microsoft Office и Microsoft Office Outlook.

Исследования системы показало, что в существующих информационных системах отсутствуют многие функции, необходимые для повышения эффективности работы отдела продаж ИП Шахонина Е. А. [Z9]. К тому же в данных системах слишком обширный функционал, который никогда не будет полностью использован на рассматриваемом предприятии.

Поэтому было принято решение о создании собственной информационной системы (автоматизированной ИС учета клиентов), которая будет разработана с учетом особенностей деятельности ИП Шахонина Е. А. [Z10]

Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать:

- определение прав доступа к функциям программы с помощью учетных записей;

- ввод личных данных клиентов, их редактирование, быстрый поиск по критериям и вывод на печать;

- резервное копирование данных (автоматически и в ручном режиме);

- простота и наглядность в использовании;

- многопользовательский режим работы;

- учет клиентов по разным параметрам;

- формирование документации клиентов;

- формирование документации по всем клиентам за выбранный период;

- продажу определенного количества товара и формирование соответствующей документации о клиентах.

Создаваемая информационная система может использоваться любым сотрудником компании.

Доступ к функциям программы для различных пользователей определяется администратором.

С программой может работать пользователь любой квалификации. Программа устанавливается на персональный компьютер и записывается на жестком диске.

Помешать работе программы не могут никакие факторы, кроме неполадок самого компьютера.

Требования к составу и параметрам технических средств

Для нормальной работы программы (клиентская часть) требуется компьютер типа:

- IBM PC/AT совместимых ПЭВМ не ниже Pentium II 1 ГГц с объемом ОЗУ не менее 128 мегабайт;

- свободного пространства на жёстком диске - не менее 15 Мб;

- стандартный SVGA монитор;

- клавиатура, мышь, принтер.

ИП Шахонина Е. А. [Z11] в процессе своей деятельности выполняет разноплановый набор функций.

Анализ процессов работы отдела продаж показал, что все они требуют повышения качества работы сотрудников отдела путем внедрения средств автоматизации.

После проведения анализа программных продуктов, которыми пользуются сотрудники отдела продаж, было принято решение о необходимости разработки ИС, обеспечивающей эффективное решение рассматриваемых задач. ИС будет ориентирована на неограниченное количество пользователей, но в то же время выполнять большинство функций отдела, формировать отчетность предприятия по клиентам компании, а также использоваться для хранения, обработки, редактирования, просмотра и быстрого поиска информации о клиентах.