Глава 5. Найти потерянное время

После всех приведенных вышеаргументов можно переходить и конкретным рецептам. Забегая вперед, напомню, чтоя не предлагаю разложить все творческие порывы на мелкие кусочки по 15 минут иделать их по команде, как собака Павлова. Моя система предполагает четкую временнуюструктуру, в которой в очень свободном режиме умещаются все дела – как творческие,так и рутинные. Поэтому не нужно пугаться строгих рамок и сразу говорить: «Этоне сработает». (В описанном мной режиме я рисую, пишу книги, занимаюсьиллюстрацией и искусством), но чтобы ломать правила, нужно их завести, чтобы безкапли сожаления, сознательно потратить время на что угодно, нужно это времяиметь.

Если в делах нет порядка ичеловек ничего не успевает, у него есть только один выход: он должен найти длявсего время и распорядиться им наилучшим образом. Рецепт нахождения временипрост. Оно есть у всех, его больше, чем мы думаем, просто многие драгоценные часыежедневно тратятся неизвестно на что, чтобы понять, куда девается время, нужноего учитывать. Мало кто в состоянии записывать все свои действия с точностью до15 минут на протяжении 56 лет, как делал это Любищев, но каждый может провестиэксперимент длиной в несколько дней. Самые основные утечки станут очевидными уже на второй и третий день.

На что уходит наше время?Большинство отвечают на этот вопрос одинаково: «Большая часть времени уходит наработу». Действительно, многие проводят на работе значительно больше положенныхвосьми девяти часов. Однако при более близком рассмотрении выясняется, чтопочти никто не отрабатывает больше шести–восьми часов чистого времени. Болеетого, если очень точно учесть все, у большинства получается не более четырехчасов работы, остальная часть рабочего дня тратится на организационные вопросы,болтовню и посторонние дела. При этом связанные с работой мелочи вроде деловыхзвонков и ответов на письма занимают гораздо больше времени, чем могло бы.

Я работаю не больше восьми часовв день, а если подводит здоровье – четыре или шесть. За это время я успеваюбольше многих, потому что абсолютно каждую рабочую минуту я трачу на работу –причем в наиболее продуктивном режиме. Как это сделать, будет описано вследующей главе. Сейчас же я хочу вернуться к делам, не имеющим отношения к работе, потому что именно они забираютбольшую часть нашего времени, в том числе и рабочего. Когда я в первый раззаписала все, что делала за день, у меня остались неохваченными семь часов!Естественно, уже на следующий день многие из них «нашлись»: я не учламногочисленные минуты, потраченные на умывание утром, завтрак, время,проведенное в метро, и многое другое. Я расстроилась: эти вещи нельзя простоотменить, я не могу ускорить движение транспортных средств или перестать умыватьсяпо утрам. Приняв результаты как данность, я продолжила записывать свои действия.Только позже я обнаружила, что дело не в метро и не в завтраках. При всем изобилиижизненно важных мелочей, сжирающих наши временныересурсы, главные «вредители» вовсе не они. Любого, кто впервые попытаетсяохватить все потраченное за день время, ждут большие сюрпризы! Даже хорошиеорганизаторы, успевающие много всего, непременно найдут несколько часов всутках, неизвестно на что потраченных.

Каждому знакомо удивление,испытываемое в моменты больших авралов: когда нужно успеть много всего, мыберем себя в руки и вдруг переделываем все мелкие дела за считанные часы. «Чемменьше времени, тем больше успеваешь» – известная поговорка. Это в большойстепени связано с тем, что в спешке мы отметаем многие ненужные эмоции, связанныес выполнением задачи, потому что не можем себе позволить сокрушаться о мелочах.Мы быстро что–то делаем, чтобы скорее перейти к следующему пункту в списке. Мнезапомнился случай, когда один из наших дизайнеров не мог спокойно выполнитьполовину заданий, потому что был не уверен практически в каждом шаге. Он долгораздумывал о том, правильно ли он выбрал цвета. перекапывал часами интернет впоисках подтверждений, что его выбор лучший. Много размышлял "о смыслежизни» и о том, укладывается ли выполнение того или иного задания в его картинумира либо это будет нарушением вселенской гармонии. Я спросила супервизора, чтос ним делать и получила простой ответ: «Дайте ему в три раза больше работы!» Идействительно. Получив много заданий, дизайнер сел работать, на терзания неосталось времени. Еще удивительнее, как продуктивно и ладно мы умеем работать, когдавсе дела, ожидающие нас, относятся к приятным, потому что наше время уходит вовсе не на бытовые мелочи – оно уходит на попытки отвертетьсяот них!

Итак. мы тратим значительнуючасть времени на отлынивание от дел и растягивание пути к менее приятным из нихлибо на лишние мысли и действия. которыми обрастают незначительные мелочи. Хорошийспособ отделить занятие от эмоций – превратить его в рутину. Некоторые задачи,став рутинными, все еще вызывают негативные эмоции и желание делать что угодно,только не это. Здесь можно выяснить, с чем это связано, и устранить причинунедовольства. Как все это сделать, описано в следующих главах, но для началавсе же нужно выявить, что это за дела, занимающие половину нашей жизни вместосчитанных минут. Для этого нужно решиться на эксперимент и попытаться всезаписать!

Чтобы начать, не нужныспециальные тетрадки или аппаратура, достаточно белого листа. Еще удобнееиспользовать для записей развороты в конце этой главы. Нужно получить хоть какое–топредставление о том, на что тратится день, но сделать это так, чтобы самхронометраж не занял слишком много времени. Достаточно описывать происходящее всамой краткой форме, без подробностей. В данном случае не ставится задача точнозапомнить, что именно было сделано. Поэтому не нужно писать: Отправил письмо втакую–то контору., достаточно короткой заметки. Почта – 10 минут. В идеаледолжен получиться список из ключевых слов, по которому можно приблизительновспомнить, на что ушло время: «прогулка, уборка, ужин». Важно знать, что этобыло, и заметить, когда оно началось и закончилось.

Во время работы нужно постаратьсянемного подробнее описать свои занятия. Запись «работа – 14 часов» несчитается. Если на работу над отдельным проектом потрачен большой отрезоквремени, надо написать название проекта. Отрабатываниекучи мелочей можно обозначить как «звонки и письма». Однако три часа, убитые нарассматривание товаров в электронном магазине, получасовая беседа по телефону илипоход за кофе, растянувшийся на двадцать минут, – не работа. Если какие–то делане удалось запомнить или не получилось засечь, сколько времени ушло на какое–тозанятие, нужно записать что есть. Можно описать дело, но вместо потраченноговремени поставить знак вопроса. Бывает, человек знает, чем был занят, простозабыл отметить, сколько на это ушло времени. Иногда в записях, наоборот,появляется время, например, с 14 до 16 – и знак вопроса на месте описания дела.Время ушло, а на что – непонятно (или не получается вспомнить). И такое тожебывает.

В первой фазе не страшно «потерять»несколько дел или часов. Важно охватить масштаб происходящего: нужно увидеть,сколько из 24 часов тратится наиболее эффективным образом.

Опыт показал, что для полученияхоть какой–то картины нужно записыватьсвои дела в течение трех дней. В идеале хорошо бы продержаться пять.Некоторые увлекаются этим до такой степени, что умудряются продержаться месяц ибольше, что приводит к целому ряду очень интересных открытий, но это другаяистория. Результатов трехдневного эксперимента хватает в среднем на три–шестьмесяцев либо до ближайшей значительной перемены в бытовой или рабочей ситуации.

Когда полностью охваченынесколько дней жизни, можно сесть и взглянуть на результат. Куда ушло время? Мыувидим часы, потраченные на генеральные уборки, деловые переписки и неприятныемелочи. Также заметим, что к некоторым из них мы морально готовились часами,хотя само выполнение заняло 15 минут. Подбираясь к малоприятным делам, мыцепляемся за любую альтернативу: останавливаемся у книжной полки и на часзачитываемся книгой, три часа допиваем чашку чая, вспоминаем, что давно хотелипозвонить другу, с которым можно весело проболтать по телефону час.

Некоторые сделают интересныенаходки, например, обнаружат, что проверяли электронную почту четыре часа, хотяполучили два новых письма, из которых ответили на одно, подписывали триконверта 40 минут или искали потерянный документ целый вечер, чтобы потом затри минуты сделать его копию, упаковать в конверт и отправить в нужную контору.С таким материалом уже можно работать.

Малоприятные задания, затягивающиесядо бесконечности, потому что за них не хочется браться, нужно превращать врутины. Мелочи, неожиданно превращающиеся в монстров, нужно анализировать ипланировать. То, что когда то было простым заданием, но разрослось в большуюпроблему, потому что слишком долго откладывалось, – впредь отслеживать ивыполнять вовремя. Про часы, потраченные неизвестно на что, станет яснее, куда именноони делись. Отвоевав эти часы у дел, выходящих из–под контроля, их можно будетвключить в свои планы и распорядиться ими наилучшим образом. Занявшисьхронометражем, я выявила несколько сортов «пожирателей» сил и времени. Дляначала я разделила их на мелкие и крупные и попыталась разобраться с каждой изэтих категорий по очереди. Начала с мелочей, каждая из которых казаласьнезначительной. Однако, собравшись вместе, они превращались в море, в котором явсе время норовила утонуть.

Глава 6. Список рутин

Целый ряд заданий, отрабатываемыхв стихийном порядке и с большой затратой сил, МОЖНО превратить в рутинные, чтосэкономит много сил и времени.

Я как–то наткнулась на научныйтруд, посвященный рутинам, и узнала много интересного. Например, что рутина –не просто слово. Превратившись в так называемую механическую привычку, действиеначинает отрабатываться человеком в другом режиме – без участия эмоций и сминимальной тратой сил, чтобы выполнение задачи стало рутинным, нужно совершатьего регулярно, примерно в одно и то же время. Чем больше повторяющихсяэлементов связано с действием, тем быстрее оно станет привычным. Считается, что задача, отрабатываемая ежедневно,становится рутиной через 20 дней.

Что годится для превращения вмеханическую привычку? Говорят, что романтика заканчивается там, где начинаетсярутина. Поэтому так нежелательно, чтобы рутинными становились вещи, связанные счувствами, эмоциями, вдохновением, – искусство. творчество, общение, любовь...

С другой стороны, очень кстатиосвободиться от эмоций на время выполнения малоприятных, скучных задач:наведения порядка, подготовки почты к отправке, ведения документации исоставления отчетов о работе.

Все дела, которые выполняютсяпочти незаметно, когда их мало, но превращаются в большую неприятность, еслискапливаются, годятся на роль рутины. Здесь на первом месте должны стоять вещи,невыполнение которых стоит денег: оплата счетов, подписание и расторжениеконтрактов.

Некоторые виды творческой работыпроще и приятнее проделывать, если отделить от них рутину. Например, я часто несадилась рисовать в освободившиеся полчаса, потому что это означало, что после работыя буду 15 минут мыть кисти. Позже я разделила эти процессы: теперь, порисовав,оставляю кисти в воде и моментально перехожу к следующему делу. Таким образом,я могу позаниматься этим пять раз в день, если вдруг найду время, а кисти моювечером, сколько бы их ни накопилось. В своем списке дел я поставила этот пунктсразу после вечернего мытья посуды, когда работа над творческими проектамизакончена и я все равно вожусь в воде и занимаюсь хозяйством.

Таким способом можно отделить от работынаведение порядка на рабочем месте, отправление почты, упаковку и раскладываниепо местам аппаратуры и многие другие мелочи, делающие задание менеепривлекательным и вдохновительным.

Также в список могут попастьмелкие творческие задачи, на которые никогда не хватает времени, напримерведение бумажных или электронных дневников, обновление собственной интернетной страницы илигалереи. Новичкам рекомендуется включать в список абсолютно все, что нужновыполнять регулярно, – от утренней зарядки до мытья посуды. Это нужно, чтобыхоть раз увидеть, сколько мелочей нужно делать постоянно. Это внесет большойвклад в понимание того, на что мы можем позволить себе тратить время, а на что –нет.

Для начала я попыталась составитьсебе список рутин, которые хотелось бы всегда выполнять без труда. Я окинулавзглядом все, что было записано (и выполнено) во время хронометража. Некоторыезадачи повторялись – значит, это уже отработанные рутины. Я завела себе тетрадь-календарь,где на каждом развороте – одна неделя.

Все дни расположены столбиками, вряд. Только суббота занимает половину от последнего столбика. Все ужесуществующие рутины н раскидала по неделе, чтобы ихполучилось примерно одинаковое количество в каждом дне. Далее я составиласписок дел, которые желательно выполнятьрегулярно, но на самом деле они выполняются стихийно, редко, и в промежутках. Янеделями, месяцами и годами вздыхаю о том, что «хорошо бы". Разумеется,многие подобные дела мне не удалось вспомнить сразу. Но, оглядевшись в рабочемкабинете, потом на кухне, в ванной и у книжных полок, я смогла минут за 40 вспомнитьпрактически все что нужно.

У меня получилось около 50заданий, которые я первым делом рассортировала по периодичности, с которой ихнадо выполнять: каждый день, два раза в неделю, раз в неделю, раз в две неделиили раз в месяц. После этого я расписала их по всему календарю и пообещала себевыполнять каждый день все дела по списку, проставляя галочки. На этом этапе ястолкнулась с двумя большими трудностями, о которых не подозревала раньше. Во–первых,оказалось, что я не могу ничего выполнять по списку. если я не ношу все времяпри себе этот список. Во–вторых, оказалось, что некоторые рутинные задания явыполняю очень редко – не потому, что я их забываю, а потому, что я их ненавижу.