В процессе документального оформления первичного учета запасов необходимо пользоваться соответствующими нормативными документами.
Основными типичными документами оприходования и выдачи материалов являются накладные, товарно-транспортные накладные, приходные ордера, акты о принятии материалов и тому подобное.
Материалы, которые поступают на состав, тщательным образом проверяют, устанавливают соответствие их качества, количества, ассортименту, условиям поставок и сопроводительным документам. Если не обнаружено расхождений, материалы принимают. При этом возможны два варианта оформления прихода: непосредственно на документе поставщика или путем выписывания приходного ордера. В начале на одном экземпляре документа (поставщика), который подписывает материально ответственное лицо, ставят штампы приема, во втором - оформляют приходный ордер (ф. М-4).
В случаях, когда есть разногласия количества и качества с данными сопровождающих документов поставщика, а также для материалов, которые поступили без платежных документов, составляют "Акт о принятии материалов" (ф. М-7).
Акт составляется комиссией, которая назначается руководителем предприятия и в которую входят заведующий составом, представитель отдела снабжения (или ответственное лицо) и др. Акт складывается в двух экземплярах.
При получении грузов из железнодорожной станции экспедитор должен проверить соответствие количества мест, которые поступают, и знаков маркировки на них с данными сопроводительных документов. Если груз прибыл в исправном вагоне без признаков взлома, экспедитор должен добиваться выборочной проверки массы и состояния прибывших материалов.
Если при принятии груза будет установлено расхождение с данными, отмеченными в транспортных документах, или возникнут вопросы относительно целостности груза (сорвана или повреждена пломба), составляют коммерческий акт. Настоящий акт является основой для представления претензий к железной дороге или пароходству о возмещении ущерба.
В случае поступления груза на склад без документов отдел снабжения выписывает приказ состава о приеме груза без документов. Заведующий составом сдает приказы к бухгалтерии вместе с прибыльными ордерами.
Для получения материалов от одного поставщика покупатель должен выдать экспедитору (или представителю отдела снабжения) Доверенность ф.М-2, зарегистрированную в журнале регистрации доверенностей|.
Складской учет материалов - это сортовой, количественный оперативно-технический учет. Осуществляется учет материалов на составе с помощью карточек ф. М-12.
Карточки складского учета материалов открываются в бухгалтерии и отдаются под расписку в реестре, где указываются дата выдачи, количество карточек, их регистрационные номера и подпись получателя. Записи в карточках (в количественном выражении) ведут материально ответственные лица (заведующие составами, кладовщики) на основании первичных документов, которые подтверждают движение материалов и складываются в день осуществления операций.
Каждому виду материальных ценностей присваивается номенклатурный номер, который дублируется во всех первичных документах. Первые три цифры номенклатурного номера означают номер счета и субсчета|, следующие две - номер группы, а другие - порядковый номер материальных ценностей в группе.
Заведующий складом (кладовщик) ежедневно записывает к складской картотеке (книге) все операции поступления и расходов материалов, нумеруя свои записи по порядку с начала года или квартала.
После каждой записи определяется остаток материалов данного номенклатурного номера.
Необходимо ежедневно получать в банке Счета-фактуры ф. № 868. Проверять их соответствие поступлению материальных ценностей на склад предприятия и контролировать своевременность их оплаты.
Накладная на возвращение из цеха на склад материалов, не использованных в производстве, выписывается только в том случае, если эти материалы были отпущены не по лимитно-заборной карте, поскольку в ней предусмотрен учет возвращения материалов, отпущенных в производство.
Отпуск сырья и материалов в производство - это отпуск их непосредственно для изготовления продукции, а также на ремонтные и хозяйственные потребности.
Основными документами, которые отображают отпуск материалов из склада для внутрихозяйственных потребностей, являются лимитно-заборные карточки (ф. М-8), накладные-требования.
Отпуск материалов на сторону выполняется на основании договоров, нарядов и других документов и письменного распоряжения руководителя предприятия.
Отпуск, как и поступление материалов, оформляют также товарно-транспортной накладной.
Внутреннее перемещение материалов из склад на склад оформляют также накладной-требованием ф. М-11, как и сдачу отходов производства на склад и возвращение неиспользованных в производстве материалов.
Записи в регистрах сортового учета из лимитных карт нужно делать после каждой операции, занесенной в карточку.
Подсчитан остаток после каждой регистрации первичного документа сопоставляется с нормой запаса. Это дает возможность получить важную информацию о состоянии производственных запасов и заказывать необходимые материальные ресурсы.
Суть аналитического бухгалтерского учета производственных запасов заключается в том, что на каждый вид материальных ценностей (по номенклатурным номерам) открывается аналитический счет, в котором объекты учета отображаются по их количеству (по принятым единицам измерения) и суммой стоимости (по принятой системе оценки).
Аналитические счета группируются по группам материалов, местами хранение, материально ответственными лицами, по синтетическим счетам бухгалтерского учета и субсчетам|. В соответствии с принятыми на предприятии группированиями материальных ценностей данные по аналитическим счетам обобщаются в оборотных ведомостях. Используют аналитический бухгалтерский учет на счетах для контроля хранения и движения материальных ценностей, их оценки, сверки с данными складского учета, а также для подведения итогов, инвентаризации.
Для сверки данных складского и аналитического учета нужно осуществлять периодическую оценку по учетным ценам количественных остатков по данным складского учета на определенную дату и сопоставлять полученные общие суммы с суммой остатка по учетным ценам стоимостного аналитического учета. Такой метод организации учета называется сальдовым или оперативно-бухгалтерским.
