Тема 2.5. Системы коллективного использования информации

Содержание учебной программы

Информационные технологии делопроизводства и документооборота. Функции автоматизированных систем электронного делопроизводства и документооборота. Понятие электронного документа. Документооборот на основе электронной почты. Корпоративные системы управления электронными документами (Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes).

Практические приемы коллективной работы с документами в локальной сети. Использование ресурсов одноранговой сети. Отправка документа по электронной почте.

Практическая работа с персональным менеджером расписаний. Формирование книги контактов. Создание расписания.

 

 

Приступая к работе с тетрадью, следует изучить литературу по соответствующей теме.

Задание 1

 

В любой сфере деятельности существуют базовые ключевые понятия. Не является исключением и сфера управления организацией. Раскройте данные понятия:

 

Понятие	Определение
Документ -	зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
Документирование -	подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
Документооборот -	охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или списания в дело.
Делопроизводство -	деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.
Документационное обеспечение управления -	системf вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

 

 

Задание 2

 

Опишите основные задачи делопроизводства:

 

1. Создание документов

2. Регистрация и контроль исполнения документов

3. Продвижение документов

4. Систематизация и хранение документов

 

 

Задание 3

 

Допишите предложения:

При исполнении документа воз­никает два информационных потока.

 

Первый информационныйпоток связан с движением	самого документа
Второй информационный поток связан с оформлением	регистрационной карточки документа

 

 

Задание 4

 

Раскройте понятие «Электронный документ» и укажите, в каком документе приводится данное описание.

 

Электронный документ -	Источник
Этодокумент, являющийся основанием для совершения операций по счетам кредитных организаций (филиалов) и других клиентов Банка России, открытым в учреждениях Банка России, подписанный (защищенный) ЭЦП и имеющий равную юридическую силу с расчетными документами на бумажных носителях, подписанными собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенными оттиском печати.	Положение ЦБР от 12 марта 1998 г. N 20-П "О правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России"
Этозафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать.	конспект

 

 

Задание 5

 

Раскройте понятия (заполните таблицу):

 

Сокращенное обозначение	Полное название	Описание понятия	Источник
ЭПД	Электронный платежный документ	документ, являющийся основанием для совершения операций по счетам кредитных организаций (филиалов) и других клиентов Банка России, открытым в учреждениях Банка России, подписанный (защищенный) ЭЦП и имеющий равную юридическую силу с расчетными документами на бумажных носителях, подписанными собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенными оттиском печати	Положение ЦБР от 12 марта 1998 г. N 20-П "О правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России"
ЭСИД	Электронный служебно-информационный документ	документ, подписанный (защищенный) ЭЦП и обеспечивающий обмен информацией при совершении расчетов и проведении операций по счетам, открытым в учреждениях Банка России (запросы, отчеты, выписки из счетов, документы, связанные с предоставлением кредитов Банка России, и т.п.).	Положение ЦБР от 12 марта 1998 г. N 20-П "О правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России"
ЭЦП	Электронная цифровая подпись	вид аналога собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов (далее - ЭД). ЭЦП позволяет подтвердить ее принадлежность зарегистрированному владельцу. ЭЦП является неотъемлемой частью ЭД (пакета ЭД).	Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России"

 

 

Задание 6

 

Опишите программное обеспечение для решения задач компьютерного делопроизводства (по образцу)

 

Задача делопроизводства	Программное обеспечение
Для создания документов	Текстовый процессор MS Word
Для передачи документов	компьютерные сети (локальные, кор­поративные, глобальные), электронная почта
Для регистрации документов	программы по автоматизации управления и организации труда секретарей
Для систематизации и хранение документов	системы управ­ления базами данных

 

Задание 7

 

Какие технологии документооборота необходимы для комплексной автоматизации делопроизвод­ства?

 

Технология	Описание
1. электронная почта	позволяет обмениваться данными
2. система управления документооборотом	позволяет осуществить единый контроль над всеми документами организации.

 

 

Задание 8

 

Опишите понятие: «коллективная работа над документом»

Параллельная работа с доку­ментом таким образом, чтобы, во-первых, несколько исполнителей могли одно­временно обратиться к одному и тому же документу, а, во-вторых, изменения, вне­сенные кем-либо из исполнителей, немедленно становились известными другим участникам процесса.

Задание 9

 

Информационные технологии позволяют обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. Документы можно передавать через общие папки на диске сервера.

Раскройте определение общей папки. Опишите типы доступа к общей папке.

 

Находящаяся на другом компьютере папка, к которой открыт доступ по сети для других пользователей

 

Задание 10

 

Опишите обязательные функции систем автоматизации делопроизводства.

 

1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

2. Возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу.

3. Возможность контроля исполнения резолюций, включая упредительный контроль

4. Списание документа в дело.

5. Атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по произвольному сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки документа).

6. Возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм без привлечения разработчика.

 

Задание 11

 

На отечественном рынке программного обеспечения присутствуют две группы систем автоматизации делопроизводства. Они соответствуют двум моделям делопроизводства. Их можно условно назвать российской и западной.

 

Модель делопроизводства	Описание программных систем
1. российская	ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации.
2. западная	ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопре­деляет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Задание 12

 

Раскройте данные понятия:

 

Понятие	Определение
Электронный архив -	массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации
Электронный - документооборот	процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Задание 13

 

Заполните таблицу, выбирая ответы из предлагаемых слов для вставки.

Слова для вставки:

Делопроизводство, информационное обеспечение, файлы, кодирование, электронный документооборот, электронный платежный документ, базы данных, системы управления базами данных, документы, электронный документ, электронный архив, документооборот, электронная почта, текстовый процессор Word, ЭЦП, ЭСИД,

Определения и вопросы	Ответы
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или списания в дело называется... организации	документооборот
Документ, являющийся основанием для совершения операций в расчетной сети Банка России, подписанный (защищенный) электронной цифровой подписью	электронный платежный документ
Процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами.	электронный документооборот
Для хранения и систематизации документации используется программное обеспечение …	системы управления базами данных
Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме	электронный документ
Какая программа используется в делопроизводстве для обмена информацией	электронная почта
Процесс создания документов и организация работы с ними.	Делопроизводство
Реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки	ЭЦП
Массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.	электронный архив