Содержание учебной программы
Информационные технологии делопроизводства и документооборота. Функции автоматизированных систем электронного делопроизводства и документооборота. Понятие электронного документа. Документооборот на основе электронной почты. Корпоративные системы управления электронными документами (Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes).
Практические приемы коллективной работы с документами в локальной сети. Использование ресурсов одноранговой сети. Отправка документа по электронной почте.
Практическая работа с персональным менеджером расписаний. Формирование книги контактов. Создание расписания.
Приступая к работе с тетрадью, следует изучить литературу по соответствующей теме.
Задание 1
В любой сфере деятельности существуют базовые ключевые понятия. Не является исключением и сфера управления организацией. Раскройте данные понятия:
| Понятие | Определение |
| Документ - | зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать |
| Документирование - | подготовка, оформление, согласование и изготовление документов); |
| Документооборот - | охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или списания в дело. |
| Делопроизводство - | деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними. |
| Документационное обеспечение управления - | системf вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления. |
Задание 2
Опишите основные задачи делопроизводства:
| 1. Создание документов |
| 2. Регистрация и контроль исполнения документов |
| 3. Продвижение документов |
| 4. Систематизация и хранение документов |
Задание 3
Допишите предложения:
При исполнении документа возникает два информационных потока.
| Первый информационныйпоток связан с движением | самого документа |
| Второй информационный поток связан с оформлением | регистрационной карточки документа |
Задание 4
Раскройте понятие «Электронный документ» и укажите, в каком документе приводится данное описание.
| Электронный документ - | Источник |
| Этодокумент, являющийся основанием для совершения операций по счетам кредитных организаций (филиалов) и других клиентов Банка России, открытым в учреждениях Банка России, подписанный (защищенный) ЭЦП и имеющий равную юридическую силу с расчетными документами на бумажных носителях, подписанными собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенными оттиском печати. | Положение ЦБР от 12 марта 1998 г. N 20-П "О правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России" |
| Этозафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. | конспект |
Задание 5
Раскройте понятия (заполните таблицу):
| Сокращенное обозначение | Полное название | Описание понятия | Источник |
| ЭПД | Электронный платежный документ | документ, являющийся основанием для совершения операций по счетам кредитных организаций (филиалов) и других клиентов Банка России, открытым в учреждениях Банка России, подписанный (защищенный) ЭЦП и имеющий равную юридическую силу с расчетными документами на бумажных носителях, подписанными собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенными оттиском печати | Положение ЦБР от 12 марта 1998 г. N 20-П "О правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России" |
| ЭСИД | Электронный служебно-информационный документ | документ, подписанный (защищенный) ЭЦП и обеспечивающий обмен информацией при совершении расчетов и проведении операций по счетам, открытым в учреждениях Банка России (запросы, отчеты, выписки из счетов, документы, связанные с предоставлением кредитов Банка России, и т.п.). | Положение ЦБР от 12 марта 1998 г. N 20-П "О правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России" |
| ЭЦП | Электронная цифровая подпись | вид аналога собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов (далее - ЭД). ЭЦП позволяет подтвердить ее принадлежность зарегистрированному владельцу. ЭЦП является неотъемлемой частью ЭД (пакета ЭД). | Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России" |
Задание 6
Опишите программное обеспечение для решения задач компьютерного делопроизводства (по образцу)
| Задача делопроизводства | Программное обеспечение |
| Для создания документов | Текстовый процессор MS Word |
| Для передачи документов | компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), электронная почта |
| Для регистрации документов | программы по автоматизации управления и организации труда секретарей |
| Для систематизации и хранение документов | системы управления базами данных |
Задание 7
Какие технологии документооборота необходимы для комплексной автоматизации делопроизводства?
| Технология | Описание |
| 1. электронная почта | позволяет обмениваться данными |
| 2. система управления документооборотом | позволяет осуществить единый контроль над всеми документами организации. |
Задание 8
Опишите понятие: «коллективная работа над документом»
Параллельная работа с документом таким образом, чтобы, во-первых, несколько исполнителей могли одновременно обратиться к одному и тому же документу, а, во-вторых, изменения, внесенные кем-либо из исполнителей, немедленно становились известными другим участникам процесса.
Задание 9
Информационные технологии позволяют обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. Документы можно передавать через общие папки на диске сервера.
Раскройте определение общей папки. Опишите типы доступа к общей папке.
Находящаяся на другом компьютере папка, к которой открыт доступ по сети для других пользователей
Задание 10
Опишите обязательные функции систем автоматизации делопроизводства.
| 1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов |
| 2. Возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу. |
| 3. Возможность контроля исполнения резолюций, включая упредительный контроль |
| 4. Списание документа в дело. |
| 5. Атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по произвольному сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки документа). |
| 6. Возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм без привлечения разработчика. |
Задание 11
На отечественном рынке программного обеспечения присутствуют две группы систем автоматизации делопроизводства. Они соответствуют двум моделям делопроизводства. Их можно условно назвать российской и западной.
| Модель делопроизводства | Описание программных систем |
| 1. российская | ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. |
| 2. западная | ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами. |
Задание 12
Раскройте данные понятия:
| Понятие | Определение |
| Электронный архив - | массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации |
| Электронный - документооборот | процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами. |
Задание 13
Заполните таблицу, выбирая ответы из предлагаемых слов для вставки.
Слова для вставки:
Делопроизводство, информационное обеспечение, файлы, кодирование, электронный документооборот, электронный платежный документ, базы данных, системы управления базами данных, документы, электронный документ, электронный архив, документооборот, электронная почта, текстовый процессор Word, ЭЦП, ЭСИД,
| Определения и вопросы | Ответы |
| Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или списания в дело называется... организации | документооборот |
| Документ, являющийся основанием для совершения операций в расчетной сети Банка России, подписанный (защищенный) электронной цифровой подписью | электронный платежный документ |
| Процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами. | электронный документооборот |
| Для хранения и систематизации документации используется программное обеспечение … | системы управления базами данных |
| Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме | электронный документ |
| Какая программа используется в делопроизводстве для обмена информацией | электронная почта |
| Процесс создания документов и организация работы с ними. | Делопроизводство |
| Реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки | ЭЦП |
| Массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. | электронный архив |
