Создание новой таблицы в новой базе данных

Занятие 6

Система управления базами данных Access 2007

База данных - строго упорядоченный набор сведений об однотипных объектах. Для представления информации в базе данных в удобной для пользователя форме, проведения выборок из общего массива информации сведений, удовлетворяющих определенным условиям, служат программы, называемые системами управления базами данных (СУБД). Хотите управлять данными по продажам лекарственных препаратов? Сведениями о пациентах больницы? Или, может, домашней коллекцией видеокассет, DVD- или компакт-дисков? База данных поможет легко вводить данные, быстро их находить, использовать для создания почтовых наклеек или сообщений и систематизировать в печатных или электронных отчетах. База данных — это гораздо больше, чем список или таблица. Она предоставляет возможность управления данными, позволяя извлекать их, сортировать, анализировать, подытоживать и быстро отчитываться о результатах. Она может сочетать данные из разных файлов таким образом, что вам не нужно будет вводить их дважды. Она также может сделать ввод данных более эффективным и точным. При запуске Access 2007 отображается новая начальная страница. Классифицированные шаблоны позволяют начать выполнение задания с середины. Шаблоны — это уже готовые, сфокусированные на задаче базы данных, которые можно загрузить и начать сразу использовать.

На рисунке показано то, что видно пользователю, когда он создает или открывает базу данных Access 2007:

Лента

Панель быстрого доступа

Кнопка Microsoft Office

Область переходов

В области переходов отображается то, что используется в текущий момент в базе данных. База данных Access состоит из объектов. Существует четыре основных объекта:

Таблицы - служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам. Все базы данных содержат одну или несколько таблиц.

Запросы - служат для извлечения и обработки данных. С их помощью можно объединять данные из разных таблиц, производить расчет и обновление данных.

Формы - служат для управления записями и представлениями данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу с данными.

Отчеты - служат для подытоживания и печати данных. В отчетах данные таблиц и запросов преобразуются в документы, используемые для обмена идеями.

Создание базы данных

Определение структуры базы данных необходимо всегда начинать с создания ее таблиц. Таблицы создаются раньше любых других объектов базы данных.

Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о пациентах или лекарственных препаратах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном пациенте. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес дата рождения, диагноз. Имя поля т.е. название столбца в таблице, задаваемое пользователем, должно ясно описывать его содержимое и соответствовать конкретному свойству объекта.

Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных.

Создание новой таблицы в новой базе данных

Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Создать.

В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкните значок папки для выбора нужной папки.
Нажмите кнопку Создать

Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

В каждой таблице содержатся строки, называемые записями, и столбцы, называемые полями. Запись — это набор сведений об определенном лице, событии, товаре или другом требуемом элементе. Поле — это отдельная составляющая данных, которая может относиться к каждому лицу, событию или другой записи.

Запись или строка

Поле или столбец

Одним из важных параметров поля является тип данных, например число, текст, денежная единица и дата-время (в Access дата-время объединены в один тип данных и отображаются вместе). Тип данных служит для ограничения сведений, которые можно ввести в поле, и их описания. Тип данных также определяет те действия, которые можно выполнять над данными в поле, и объем памяти, необходимый для их размещения. При вводе данных в новый столбец Office Access 2007 автоматически распознает соответствующий тип данных для этого поля. Например, при вводе в столбец даты «1.01.2006» Office Access 2007 распознает, что введена дата, и задает для этого поля тип данных «Дата/время». Кроме определения типа данных, Office Access 2007 может задавать значение для свойства Формат (Format) в зависимости от вводимых данных. Например, если ввести 10:50, будет задан тип данных «Дата/время» и значение «Средний формат времени» для свойства Формат (Format).

Чтобы явным образом задать тип данных и формат для поля, переопределив тип, назначенный Office Access 2007, используйте команды в группе Форматирование и тип данных на вкладке Режим таблицы.

Явное задание типа данных

На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных щелкните Тип данных.

Выберите нужный тип данных

Явное задание формата

На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных щелкните Формат.
Выберите нужный формат.

Если поле добавляется путем ввода данных в ячейке под заголовком Добавить поле, Office Access 2007 автоматически назначает имя этому полю: «Поле1» для первого поля, «Поле2» для второго поля и т. д. Рекомендуется использовать описательные имена полей. Для изменения имени поля щелкните его заголовок правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец.

Имена полей могут содержать до 64 знаков (цифр или букв), включая пробелы. Рекомендуется присваивать полям описательные имена, чтобы легко различать их при просмотре или изменении записей. Например, можно использовать такие имена полей, как «Фамилия», «Адрес» и «Домашний телефон».

Свойства поля — это набор характеристик, обеспечивающий дополнительные возможности управления данными

Каждая запись в каждой таблице должна быть уникальна — другими словами, в одной базе данных не должно встречаться двух одинаковых записей. Первичный ключ — это идентификатор (например, шифр компонента, код товара или сотрудника), который является уникальным для каждой записи. Первичный ключ должен содержать сведения, в которые будут редко вноситься изменения.

При создании новой таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ и назначает полю имя «Код» и тип данных «Счетчик». Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра необходимо переключиться в режим конструктора.