Витрати на заробітну плату штатного та нештатного складу відображаються по коду КЕКВ 1111 "Заробітна плата".
Для узагальнення інформації про розрахунки з працівниками по заробітній платі призначений пасивний рахунок 661 "Розрахунки по оплаті платі".
По кредиту цього рахунку відображаються суми нарахованої заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності за перші 5 днів, премії, матеріальні допомоги за рахунок фонду оплати праці тощо. По дебету цього рахунку відображаються утримання із зарплати, її виплата, а також сума зарплати, що не отримана в строк і віднесена на рахунок "Депоненти".
Синтетичний облік розрахунків по оплаті праці підприємства здійснюють на пасивному рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці» за субрахунками:
661 «Розрахунки за заробітною платою»,
662 «Розрахунки з депонентами».
По кредиту субрахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» відображаються суми нарахованої основної і додаткової заробітної плати, премій, допомоги по тимчасовій непрацездатності, а по дебету - утримання із заробітної плати (прибуткового податку, збору до Пенсійного фонду, до Фонду соціального страхування на випадок безробіття, за виконавчими листками та інші утримання), суми виплаченої заробітної плати і депонованої.
Звідси в бухгалтерському обліку на суму нарахованої заробітної плати роблять запис по кредиту рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» і дебету рахунків: 23 «Виробництво», 91 “Загальновиробничі витрати”, 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут» та ін. (на суму нарахованої основної і додаткової заробітної платні премій, які виплачуються із фонду оплати праці);
652 «По соціальному страхуванню» (на суму допомоги по соціальному страхуванню, нарахованої за рахунок коштів соціального страхування) та ін.
Суми утримань із заробітної плати працівників підприємства відображаються записом по дебету рахунка 661 «Розрахунки по заробітній платі» в кореспонденції з кредитом рахунків:
641 «Розрахунки за податками» (на суму утриманого прибуткового податку, що підлягає перерахуванню до бюджету);
651 «За пенсійним забезпеченням» (на суму утримані збору до Пенсійного фонду);
653 «За страхуванням на випадок безробіття» (на суму утримань збору до Фонду соціального страхування на випадок безробіття);
685 «Розрахунки з іншими кредиторами» (на суму утримань за виконавчими листками) та ін.
Аналітичний облік розрахунків по заробітній платі ведеться по кожній особі. Для цього в бухгалтерії при прийманні на роботу на кожного працівника відкривається картка-довідка ф. 417 (особовий рахунок). На лицьовій стороні вказуються всі дані про працівника: П.І.Б., посада, професія, розмір окладу, рік народження, пільги та інше. Щомісяця в картках записується сума нарахованої зарплати, утримань із неї, суми до видачі.
Нарахування зарплати працівникам здійснюється на основі наказів про прийняття на роботу, переміщення, надання відпустки, звільнення, табелів обліку відпрацьованого часу та інших первинних документів.
Нарахування зарплати здійснюється один раз на місяць і відображається в обліку в останній день місяця. Працівники бюджетних установ мають право на щорічну відпустку відповідно до закону України "Про відпустки". Відпустка надається на підставі наказу керівника.
Кореспонденції рахунків по розрахунках з оплати праці:
1. Нарахована заробітна плата, доплати, премії, відпускні за рахунок загального фонду:
Дт 801, 802 Кт 661;
2. Нарахована зарплата, премії, доплати за рахунок спеціального фонду:
Дт 811-813 Кт 661;
3. Нараховано по лікарняному листку за перші 5 днів непрацездатності:
Дт 801, 802, 811-813 Кт 661;
4. Нарахована суму гонорару: Дт 801, 802, 811 Кт 669;
5. Нараховано допомогу за рахунок фонду соціального страхування (починаючи з 6 дня хвороби): Дт 652 Кт 661;
6. Утримання із нарахованої зарплати:
- Податок з доходів фізичних осіб: Дт 661 Кт 641;
- збір до пенсійного фонду: Дт 661 Кт 651;
- збір до фонду соціального страхування: Дт 661 Кт 652;
- збір до фонду зайнятості: Дт 661 Кт 653;
- утримані профспілкові внески: Дт 661 Кт 666;
7. Виплачена зарплата з каси: Дт 661 Кт 301;
- Перерахована на картрахунки працівників: Дт 661 Кт 321, 311, 323, 313.
