О регламентации и стандартизации деятельности можно говорить как с философских позиций, так и с позиций менеджмента. Идея регламентации и стандартизации существует столько, сколько само человеческое общество: например, Десять Заповедей - один из первых в человеческой истории свод стандартов поведения. А Ветхий Завет явился одним из первых нормативных документов международного уровня. Если рассматривать данный вопрос с философских позиций, то стандартизация - это естественная попытка человека преодолеть вечный хаос в самом себе и, таким образом, обеспечить выживание.
Что касается стандартизации в строгом управленческом смысле, то, пожалуй, основоположником этого явления следует считать Ф.Тейлора. По мнению американских исследователей, стандартизация - подход научного менеджмента, который заключается в том, чтобы сделать наилучшую практику стандартной. Он включает как стандартизацию инструментов и оборудования для любого вида работы, так и стандартизацию «действий и движений работающего для каждого класса работы». Цель стандартизации — увеличить взаимозаменяемость частей — была с интересом воспринята фабрикантами. До сих пор стандартизация считается универсальным средством повышения эффективности предприятий. Всемирное движение стандартизации, которое все еще существует, до Первой мировой войны поддерживало веру, что международная стандартизация приведет к миру во всем мире.
Одно из основных нововведений раннего научного менеджмента — это письменная регистрация стандартов. Ремесленные навыки анализировались, измерялись, разбивались на компоненты, при этом все необходимые данные записывались и хранились в письменном виде в «бюро планирования», созданного по инициативе менеджеров-сторонников научного менеджмента. Также хранились калькуляции по оплате труда каждого рабочего в соответствии с его индивидуальной выработкой и документы по возникшим в то время перспективному планированию и способам координации, такие как текущие диаграммы, планы, «диаграммы Ганта», бывшие незаменимым средством до внедрения компьютеризированного планирования. Кроме того, в новых стандартизированных рабочих процессах каждому рабочему давались письменные инструкции о работе. Отпечатанные наряды на работу были еще одним новым элементом. Они так же, как хронометраж, ассоциировались с понятием тейлоризма. Сейчас эти элементы являются общепринятой практикой, при этом такие характеристики научного менеджмента, как точность, запись и систематизация накопленных навыков стали первым шагом на пути к автоматизации.
В соответствии с ГОСТ 1.1-2002 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения» стандартизация - это «деятельность, направленная на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач». Под объектом стандартизации в широком смысле понимают продукцию, процесс или услугу, которые в равной степени относятся к любому материалу, компоненту, оборудованию, системе, их совместимости, правилу, процедуре, функции, методу или деятельности.
Содержания понятий «стандарт», «регламент», «документ» и «документация» по-разному трактуются в отечественных нормативных актах. Приведем ряд определений.
Стандарт – это нормативный документ, который разработан на основе консенсуса, принят признанным на соответствующем уровне органом и устанавливает для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, и который направлен на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области (ГОСТ 1.1-2002 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения», п. 4.1.1).
Понятие «регламент» отражает статику процесса установления порядка деятельности какого - либо органа или конкретного лица, тогда как термин «регламентация» определяет динамику данного процесса. В общем виде «регламентация — установление регламентов». Детализация данного определения обусловливает трактовку регламентации как процесса разработки совокупности правил, положений, определяющихпорядок работы государственных органов, учреждений, организаций, предприятий. Регламентирование регулирует деятельность структурных подразделений и отдельного работника. Упорядочение управленческого труда означает установление определенных рамок его деятельности, а также разработку совокупности правил, определяющих порядок его (труда) осуществления.
Говоря о специфических особенностях термина «регламентация» применительно к управленческому труду, нельзя обойти вниманием количественные показатели управленческой деятельности, так как формализация (нормирование) этих процессов остается проблематичной и дискуссионной.
Документ - информация и соответствующий носитель. Примеры: записи, нормативная и техническая документация, процедурный документ, чертеж, отчет, стандарт. Примечания: 1. Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или комбинацией из них; 2. Комплект документов, например технических условий и записей, часто называется "документацией"; 3. Некоторые требования (например, требование к разборчивости) относятся ко всем видам документов, однако могут быть иные требования к техническим условиям (например требование к управлению пересмотрами) и записям (например требование к восстановлению). (ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», п. 3.7.2).
Стандарты могут быть международными, региональными, национальными, государственными, корпоративными.
Международный стандарт – это стандарт, принятый международной организацией по стандартизации и доступный широкому кругу пользователей. К международным стандартам относятся стандарты ИСО, стандарты МЭК и стандарты ИСО/МЭК, которые являются совместными публикациями ИСО и МЭК. В международной стандартизации наряду со стандартами применяются также руководства ИСО (ISO Guide), руководства ИСО/МЭК (ISO/IEC Guide), технические отчеты ИСО, обозначаемые индексом (префиксом) ИСО/ТО (ISO/TR), международные стандартизованные профили, обозначаемые индексом (префиксом) ИСО/МЭК МСП (ISO/IEC ISP), оценки технологических направлений, обозначаемые индексом (префиксом) ИСО/ОТН (ISO/TTA), рекомендации ИСО, обозначаемые индексом (префиксом) ИСО/Р (ISO/R), технические условия ИСО, обозначаемые индексом (префиксом) ИСО/ТУ (ISO/TS), общедоступные технические условия ИСО, обозначаемые индексом (префиксом) ИСО/ОТУ (ISO/PAS), отраслевые технические соглашения, обозначаемые индексом (префиксом) ИСО/ОТС (ISO/ITA).
Региональный стандарт – это стандарт, принятый региональной организацией по стандартизации и доступный широкому кругу пользователей. Примером региональных стандартов являются европейские стандарты, обозначаемые индексом (префиксом) EH (EN).
Национальный стандарт – это стандарт, принятый национальным органом по стандартизации и доступный широкому кругу пользователей.
Государственный стандарт – это национальный стандарт страны, национальный орган по стандартизации которой входит в Евразийский совет по стандартизации, метрологии и сертификации. Термин «государственный стандарт» употребляют, когда необходимо подчеркнуть, что выражаемое им понятие не относится к стандартам, которые приняты другими национальными органами по стандартизации, например «государственные стандарты стран - участниц Соглашения», а в остальных случаях может быть применен более общий термин «национальный стандарт».
Общедоступные стандарты – это международные, региональные, национальные и административно-территориальные стандарты, которые согласно своему статусу, своей доступности широкому кругу потребителей и благодаря периодическим изменениям или пересмотрам для приведения в соответствие с уровнем развития техники, являются признанными техническими правилами.
Другие стандарты – это стандарты, принятые на иных уровнях, например отраслевые стандарты и фирменные стандарты, причем действие таких стандартов может распространяться на несколько стран.
Стандарт организации – это стандарт, утвержденный и применяемый организацией для целей стандартизации, а также для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок.
В современной теории менеджмента стираются различия между управленческой и производственной деятельностью. Все процессы относятся к деловым или бизнес-процессам организации. Такой подход называется процессно - ориентированным.
Идея представления организации в виде набора бизнес-процессов, а управления ее деятельностью — как управления бизнес-процессами — стала распространиться в конце 80-х гг. 20-го века. Многие компании начали решать для себя эти * и на практике доказали важность, эффективность, экономичность и прочность перехода на клиентно - ориентированное производство и процессно - ориентированную структуру управления производством. Возникли новые типы организационно - структурированных предприятий:
· горизонтальные предприятия;
· расширенные предприятия;
· виртуальные предприятия;
· интеллектуальные предприятия.
Объект исследования в рамках процессно-ориентированного подхода — «бизнес-процесс», необходимость идентификации и совершенствования которого в рамках рассматриваемого подхода привела к созданию методологии реинжиниринга бизнес ~ процессов (РБП). Его изучению посвящено достаточно много работ зарубежных и отечественных авторов.
До рассмотрения перечня и особенностей бизнес-процессов как основного объекта регламентации необходимо определиться с «процессной» терминологией.
В отечественной и зарубежной литературе существует в целом единообразный подход к понятию «процессы» — это связанный набор повторяемых действий (функций), преобразующих исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами.
В отличие от существующей ранее декомпозиции, принятой в управлении предприятием в виде: функции - процессы - операции, в современных исследованиях основной акцент переносится на процессы, состоящие из функций, с дальнейшим их делением на процедуры и операции. Это положение особенно важно в свете дальнейшего определения состава регламентов управленческого труда.
В научной литературе по вопросам процессного управления: почти с равной значимостью и частотой употребляются термины «деловые процессы» и «бизнес-процессы», в которые авторы вкладывают одинаковый смысл. Речь идет лишь о разном переводе с английского термина «business process». На наш взгляд, в связи c устоявшейся терминологией в области РБП более приемлем вариант «бизнес-процесс».
Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных работ по изготовлению готовой продукции или выполнению услуг на основе потребления ресурсов.
Назначение каждого бизнес-процесса предложить клиенту товар или услугу, т.е. продукцию, удовлетворяющую его по стоимости, долговечности, сервису и качеству. Термин «клиент» следует понимать в широком смысле. Это может быть и клиенти процесс, протекающий во внешнем окружении компании.
Управленческий труд и его рациональная организация — важные факторы повышения общей эффективности реализации бизнес-процессов организации (предприятия), поэтому особую актуальность приобретают вопросы совершенствования управленческого труда.
В зарубежной теории и практике для обозначения совокупности действий по совершенствованию управленческой деятельности применяется достаточно узкий набор терминов. В Англии распространены неравнозначные термины «work study»и «O and M» (Оrganisation and Methods).
Термин «work study»— «исследование работы» — применяется для обозначения двухспособов организации труда: рационализации методов работы (methods study ) и нормирования труда (work measurement). Исторически они развивались самостоятельно,каждый сам по себе. Основоположником первого способа считают З. Джильберта, второго — Ф. Тейлора.
Термин «O and M» — «организация и методы» — используется только по отношению к совершенствованию организации управленческого труда и наряду с рационализацией методов работы и нормирования труда предполагает исследование организационной структуры предприятия, проектирование форм документов, анализ условий работы, автоматизацию офисных операций и т.д.
В США в области организации и управления применяется термин «системы и процедуры» (systems and prosedures). В большинстве организаций существуют специальные структурные единицы, осуществляющие на практике совершенствование организации управления во всем многообразии этого понятия. Довольно широко в США используется термин «системы и методы», обозначающий те же функции, что и предыдущий.
В публикациях американских авторов по вопросам управления встречается термин «systems engineering» — разработка вышеупомянутых систем и процедур, которые могут ограничиваться только областью управленческой работы ине иметь отношения к производству и к любой отрасли инженерного дела.
В современной литературе по менеджменту термин «systems engineering» часто заменяется понятием «реинжиниринг», означающим перепроектирование. Мы под рационализацией или совершенствованием управленческой деятельности понимаем эволюционный, а не революционный процесс.
В вашей стране первоначально для обозначения деятельности по рационализации и совершенствованию управленческих процессов обычно использовался термин «научная организация труда» (НОТ), причем без принципиальных различий в отношении производственных и управленческих процессов. Примерно в 60-е гг. обособился термин «научная организация управленческого труда» (НО-УТ). В значительной степени этому способствовало внедрение на предприятиях мощных средств вычислительной техники, требующих предварительной организации управленческой деятельности. НОТ в управлении — это «рационализация труда управленческих работников на базе достижений современной науки, техники, на основе опыта хозяйственного руководства».
Позднее (начало 70-х гг.) появилось понятие «оргпроектирование», выражающее тенденции развития НОУТ. Оргпроектирование — это процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда на базе требований НОТ и возможностей современной организационной и вычислительной техники с целью повышения эффективности работы аппарата управления. Предлагалось осуществлять оргпроектирование по следующим основным направлениям:
1) рационализация организационной и функциональной структуры аппарата управления;
2) рационализация технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, условий труда и использования рабочего времени персонала;
3) рационализация документирования и документационного обслуживания деятельности данного аппарата управления;
4) повышение оснащенности аппарата управления организационной и вычислительной техникой и автоматизация труда персонала.
Разделить (обособить) понятия «совершенствование (рационализация) управленческого труда» и «регламентация» можно лишь механическим путем. Регламентация управленческого труда — комплексный ключевой вопрос совершенствования управления персоналом организации, один из важнейших рычагов совершенствования организационных систем и повышения эффективности действующих БП.
Говоря о специфических особенностях термина «регламентация» применительно к управленческому труду, нельзя обойти вниманием количественные показатели управленческой деятельности, так как формализация (нормирование) этих процессов остается проблематичной и дискуссионной.
В этой связи обратимся к термину «нормирование». Нормирование труда — это установление нормы затрат рабочего времени на производство какого-либо продукта или на выполнение определенной работы при соблюдении технологической целесообразности, экономической эффективности и нужного качества работы.
Применительно к управленческому труду персонала наиболее подходящим будет следующее определение: совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственных органов, учреждений, организаций, предприятий. Специфика применения данного термина в управленческой деятельности связана с особым набором составляющих управленческих процессов. Продукт труда в данной области — информация, а не материально-вещественные элементы как у производственных рабочих. Трудовые затраты на ее получение, подбор обработку, хранение, передачу составляют до 80% всех затрат труда. Средством управленческого труда является организационная техника.
Управленческий труд состоит из комплекса конкретных работ, делящихся на операции, состоящие из отдельных элементов, а элементы — из микроэлементов. По данным наблюдений, управленческий персонал предприятия выполняет обычно порядка 180-220 отдельных видов работ. Для нормирования труда управленческого персонала применяются:
· нормы времени (выработки);
· нормы обслуживания;
· нормы управляемости;
· нормативы численности.
Таким образом, регламентация и нормирование управленческого труда разные грани одного и того же процесса, а именно, совершенствования управленческого труда персонала предприятия. Из этого вытекает необходимость теоретического осмысления возможностей и ограничений использования этих понятий для обозначения рассматриваемого процесса.
Нормирование труда — это вид деятельности по управлению производством, задачей которого является установление норм труда.
В соответствии с ГОСТ 19605-74 «Организация труда. Основные понятия, термины и определения» нормирование труда — это установление меры затрат труда на изготовление единицы продукции или выработки продукции в единицу времени, на выполнение заданного объема работ или обслуживание средств производства в определенных организационно-технических условиях.
Существенным является то, что нормы должны соответствовать наиболее эффективным для конкретных организационно технических условий производства вариантам технологии, организации труда и производства. Другими словами нормы должны способствовать наилучшему использованию трудовых и материальных ресурсов.
Содержание нормирования можно рассматривать в двух аспектах:
- как процесс установления норм;
- как содержание работы по нормированию труда на предприятии.
Процесс установления норм состоит из следующих основных этапов:
- изучение и анализ методов выполнения работы;
- проектирование рационального состава, порядка и последовательности выполнения работы;
- определение затрат времени на элементы и операцию в целом;
- внедрение установленной нормы в производство.
Содержание работы по нормированию труда включает следующие основные работы:
- установление норм для различных категорий работников;
- изучение использования рабочего времени на производстве и разработка мероприятий по улучшению его использования;
- разработка различного вида нормативных материалов, необходимых для установления норм;
- контроль, учет и анализ качества действующих норм;
- разработка и осуществление мероприятий по улучшению нормирования труда (расширение сферы нормирования, повышение качества, т.е. обоснованности действующих норм).
