Одним з важливих питань, які виникають під час проектування системи товаропостачання роздрібної торговельної мережі, є визначення моменту, в який потрібно поповнювати наявні запаси товарів, щоб не допустити перебоїв у торгівлі. Для цього також рекомендується використовувати теорію управління запасами, у якій враховується, що запас товарів у підприємстві торгівлі (наприклад у магазині) повинен складатися з двох частин — поточного запасу, який має витрачатися на покриття попиту покупців, та страхового запасу, необхідного для гарантування продажу товарів у разі можливих затримок поповнення запасів. При цьому в такій системі для безперебійності продажу товарів здійснюється поповнення товарних запасів шляхом завезення наступної партії товарів, замовлення на яку потрібно подавати в момент, коли поточний запас товарів набуває свого мінімального значення (т. зв. точка замовлення).
Точка замовлення — це розмір запасу, за якого подається замовлення на завезення товару. Точка замовлення визначається кількістю товару, яка може бути реалізована протягом часу, що відповідає інтервалу виконання замовлення.
При визначенні розміру точки замовлення слід врахувати те, що все різноманіття систем управління запасами можна звести до трьох основних типів, котрі різняться між собою принципами поповнення запасів і способами обробки інформації:
система з фіксованим розміром замовлення;
система з постійним рівнем запасу (з фіксованим інтервалом замовлення);
система з фіксованим розміром замовлення і нижньою межею розміру запасу (т.зв. Ss— система, або система двох бункерів).
Найпростішою (класичною) системою управління запасами є система з фіксованим розміром замовлення. Робота цієї система полягає в тому, що розмір замовлення є постійною величиною (визначеною за формулою Вілсона), а повторне замовлення подається при зменшенні наявних запасів до визначеного критичного значення точки замовлення. В такій системі момент подання замовлення (точка замовлення) визначається за формулою:
а середній розмір запасів складає:
Графічне зображення типового процесу в системі з фіксованим розміром замовлення наведене на рис. 9.7.
Графічне зображення точки замовлення і середнього розміру запасу в моделі з фіксованим розміром замовлення наведене на рис. 9.8.
Робота за цією системою пов'язана з необхідністю ведення щоденного обліку запасів по кожному товару. Водночас для магазинів більш зручною і традиційно використовуваною є система інтервальної перевірки запасів (у кінці робочого тижні, під час перезміни бригад тощо). При цьому розрахунок точки замовлення можна проводити за видозміненою формулою (9.11):
т ж і — інтервал між перевірками запасів.
Система з постійним рівнем запасів характеризується тим, що в ній через певні визначені інтервали часу проводиться перевірка стану запасів, і якщо після попередньої перевірки частину товарів було реалізовано, то подається замовлення на «сповнення запасу, розмір якого Q відповідає різниці між максимальним запасом М, до якого здійснюється поповнення запасів, та фактичним розміром запасу в момент перевірки Jф:
Графічно роботу системи з постійним рівнем запасу відображено на рис. 9.9.
Система з фіксованим розміром замовлення і нижньою межею розміру запасу (система двох бункерів) — це система з постійним розміром замовлення, у якій встановлено нижню межу рівня запасу (пороговий запас). Фактично ця система є поєднанням системи з фіксованим розміром замовлення і системи з постійним рівнем замовлення. При цій системі встановлюється максимальний рівень запасу М і проводиться розрахунок точки замовлення. Для розрахунку цих параметрів використовуються формули (9.19) і (9.20):
Замовлення подається в момент зменшення запасу до порогового рівня (точки замовлення); разом з тим запас після подання замовлення продовжує витрачатися, оскільки замовлений товар завозиться не одразу, а через певний період часу. Тому розмір замовлення повинен визначатися так, щоб в нормальній ситуації за час виконання замовлення запас не опустився нижче від страхового. Якщо ж непередбачувано збільшиться попит або ж буде допущена затримка завезення наступної партії, то попит має задовольнятися за рахунок страхового запасу.
Цю систему досить часто називають системою двох бункерів, оскільки запас нібито зберігається у двох бункерах — робочому і резервному. Спочатку попит задовольняється за рахунок запасів робочого бункера. Момент закінчення запасів у ньому є точкою замовлення, в якій постачальникові подається замовлення на поповнення запасу партією фіксованого розміру. У цей час для задоволення використовуються запаси з другого (резервного) бункера. У момент завезення наступної партії в цьому бункері повинен залишатися запас в розмірі, не меншому за страховий. Отримані товари витрачаються спочатку на поповнення резервного бункера, а після цього їх залишок використовується для заповнення робочого бункера.
Кожна з розглянутих систем управління запасами може бути використана для оптимізації параметрів товаропостачання з урахуванням характеру попиту на товар, форм обліку стану запасів, рівня витрат управління запасами та ін. Разом з тим незалежно від вибраної системи управління запасами в підґрунтя створення ефективної системи товаропостачання роздрібної торговельної мережі має бути закладений принцип безперервного відновлення і регулювання товарних запасів у магазинах.
