Організація приймання товарів за кількістю

Приймання товарів за кількістю полягає у визначенні кількості товарів, що надійшли покупцеві, і зіставленні фактичної їх кількості з даними транспортних і супровідних документів відправника (постачальника, виробника) та умовами договору, угоди, контракту. У разі відсутності супровідних документів (або їх частини) приймання товарів не припиняється, але додатково складається акт про фактичну наявність вантажу, в якому також перераховуються документи, яких бракує.

Перевірку кількості товарів проводять у тих одиницях виміру, які зазначені у супровідних документах. Якщо відправник (постачальник, виробник) вказав не тільки масу товарів, але й кількість вантажних місць, то під час приймання необхідно визначити як масу товарів, так і кількість місць.

Як правило, приймання товарів за кількістю здійснюють способом суцільного підрахунку кількості одиниць, визначення міри або маси товарів у даній партії (окрім товарів у фабричній упаковці). Проведення вибіркової перевірки кількості товарів з поширенням її результатів на всю партію товарів допускається лише у випадках, передбачених державними стандартами, технічними умовами чи укладеними угодами.

Визначення маси вантажів може здійснюватися різними способами, зокрема, зважуванням, обмірюванням, за трафаретом або за стандартом; при цьому найточнішим способом визначення маси товарів вважається їх зважування.

Масу насипних, навальних, наливних вантажів (товарів), які надходять без транспортної тари, визначають зважуванням транспортного засобу разом з наявними в ньому товарами або розрахунком маси даного вантажу за його об'ємом і питомою вагою.

Основними елементами процесу приймання за кількістю товарів у транспортній тарі є: • підрахунок кількості тарних місць, визначення маси брутто; • розкривання тари; • підрахунок кількості одиниць або зважування товарів (визначення маси нетто); • звіряння з транспортними та супровідними документами; • укладання товарів на піддони.

Порядок і терміни приймання товарів за кількістю визначається місцем проведення приймання товарів, видом упаковки, характером поставки (місцева чи іногородня — з інших населених пунктів).

Якщо товари перевозяться і видаються підприємством транспорту, то приймання товарів за кількістю з участю його представника здійснюється в місці розкривання опломбованих або в місці розвантажування неопломбованих транспортних засобів (чи контейнера), або на складі підприємства транспорту.

Приймання за кількістю товарів на складі постачальника (виробника) здійснюється при вивезенні товарів з цього складу силами і за кошти торговельного підприємства-одержувача товарів. У таких випадках товари у справній тарі приймаються попередньо — за кількістю вантажних місць і масою брутто, а остаточне їх приймання за кількістю проводиться на складі одержувача; винятком є випадки, при яких існує можливість без порушення транспортної упаковки (зовнішньої тари) виявити кількість одиниць товарів. Товари без тари, у відкритій або пошкодженій тарі приймаються на складі постачальника (виробника) в один етап — остаточно.

При прийманні вантажу від підприємств транспорту підприємство-одержувач зобов'язане перевірити стан збереження вантажу, зокрема:

> перевірити наявність на транспортних засобах (вагони, цистерни, автофургони, трюми судна) та на контейнері пломб відправника або транспортної організації пункту відправки (станція, порт, пристань), їх цілісність, чіткість відбитків, справність транспортних засобів, контейнерів, тари, а також наявність захисного маркування на вантажних місцях;

> звірити відповідність найменування вантажу і транспортного маркування на кожному тарному місці даним транспортного документа;

> домогтись від транспортної організації здавання вантажу за кількістю місць або масою у випадках, передбачених чинними на транспорті правилами чи іншими нормативно-регламентними документами;

> отримати запис на транспортному документі про приймання вантажу без перевірки кількості місць або маси, якщо такий факт дійсно мав місце.

Якщо при прийманні вантажу встановлена несправність транспортного засобу, пломби, наявність пломби проміжної станції, пошкодження упаковки, пошкодження або псування вантажу, невідповідність найменування і маси вантажу або кількості місць даним, вказаним у транспортному документі, а також в інших передбачених нормативними документами випадках, вантажоодержувач зобов'язаний вимагати переважування вантажу і перевірки фактичної кількості товарів та їх якості. При цьому вантажоодержувач зобов'язаний вимагати від органу транспорту складання комерційного акта, котрий повинен бути оформлений до отримання вантажу від органів транспорту, акта загальної форми, акта про технічний стан (технічного акта), а при доставці вантажу автотранспортом, на котрому комерційні акти не складаються, — відмітки на товарно-транспортній накладній або складання акта про фактичну кількість та якість товару.

Незатарені вантажі, прийняті до перевезення, маса котрих була визначена підприємством транспорту, вантажоодержувач зобов'язаний перевірити способом суцільного переважування або перерахунку. Незатарені вантажі за масою (нетто) або кількістю товарних одиниць необхідно приймати одночасно з вивантажуванням їх з технічного засобу, бо в іншому разі неможливо виявити місце, час, причину і винуватця зникнення товарів.

Якщо товари прибули у справному транспортному засобі і справними пломбами вантажовідправника, їх не переважують, про що робиться відмітка на накладній (на звортному боці залізничної накладної).

На складі одержувача проводиться приймання товарів, доставлених постачальником. У цьому разі приймання товарів, як правило, також проводиться за кількістю місць і масою брутто, хоч одержувач товарів має право вимагати від постачальника розкриття тари і перевірки маси нетто й кількості одиниць товару в кожному тарному місці.

Приймання товарів на складі має проводитися з точним додержанням вимог стандартів, технічних умов на конкретний вид товарів, інших обов'язкових для сторін правил та умов договорів, угод, контрактів.

Попереднє приймання товарів, що надходять на склад покупця у справній тарі, проводиться під час розвантажування транспортних засобів. Після цього товар (укладений на піддони) надходить на дільницю приймання, де відбувається остаточне приймання.

Якщо товари отримані в пошкодженій тарі, то підприємство торгівлі—одержувач зобов'язане провести в момент доставки товарів на склад приймання їх за масою нетто і кількістю товарних одиниць.

При надходженні на склад одержувача товарів у контейнері без тари їх приймають за кількістю відразу в момент відкривання контейнера; якщо ж товари запаковані в тару, то при відкриванні контейнера визначають кількість місць, а на дільниці приймання товарів визначається кількість товарних одиниць або маса нетто.

Важливо пам'ятати, що приймання товарів, які отримані в справній тарі, за масою нетто і кількістю товарних одиниць у кожному місці має проводитися на складі кінцевого покупця, тому на складах підприємств оптової торгівлі розкривання тари з прийманням товарів за кількістю товарних одиниць і масою нетто проводиться лише у випадках, передбачених договором, угодою, контрактом, або при невідповідності фактичної маси брутто та маси брутто, вказаної в супровідних документах.

За неможливості переважування товарів без тари визначення маси нетто проводиться способом перевірки маси брутто в момент отримання товарів і маси тари після звільнення її з-під товарів. Результати перевірки оформляються актами.

Акт про масу тари має бути складений ніж через пізніше від 10 днів після її звільнення.

Акт про масу тари з-під вологої продукції має бути складений негайно після звільнення тари з-під продукції.

В акті про результати перевірки маси тари має бути вказана маса нетто продукції, визначена відніманням від маси брутто маси тари.

У всіх випадках, коли кількість товарів, установлена при їх прийманні, відповідає даним, вказаним у транспортних і супровідних документах, приймання товарів оформляється накладенням на супроводжувальний документ постачальника штампа підприємства-покупця (одержувача товарів) зі вказівкою дати, номера штампа, кількості й суми прийнятого товару, а також підписом матеріально відповідальної особи, яка приймала товар (інколи накладення штампа замінюється складанням прбуткової накладної). Підписуючи документ, приймаюча особа повинна зробити запис, що товар прийнятий без відкриття тари й перевірки вмісту, якщо таке дійсно мало місце.

Виявивши невідповідність кількості тарних одиниць вантажу, одержувач зобов'язаний призупинити приймання, забезпечити збереження отриманих товарів до прибуття постачальника, здійснити заходи з недопущення змішування даної партії з однорідним товаром, який уже зберігається на складі (для цього існують конфліктні камери). Про виявлену нестачу має бути складений односторонній акт про виявлення розбіжностей за підписами осіб, котрі проводили приймання товарів.

Одержувач товарів зобов'язаний одночасно із призупиненням приймання товарів для участі у перевірці їх кількості і складання двостороннього акта викликати телеграмою або телефонограмою представника місцевого постачальника, а якщо товари отримані в оригінальній упаковці або в непошкодженій тарі виробника, котрий не є відправником, — представника місцевого виробника. Представник постачальника, який перебуває в іншому населеному пункті, викликається в тих випадках, коли це передбачено договором чи іншими документами.

Якщо під час приймання тарних місць виявлена невідповідність фактичної маси брутто окремих місць масі, зазначеній у супровідних чи транспортних документах або ж на трафареті, одержувач не повинен розкривати тару чи упаковку.

У повідомленні про виклик представника постачальника має бути зазначено:

— найменування товарів, дата і номер рахунка-фактури або номер транспортного документа, якщо до моменту виклику рахунок не отриманий;

— кількість товарів, яких не вистачає, і характер нестачі (кількість окремих місць, внутрішньотарна нестача, нестача в пошкодженій тарі тощо);

— стан пломб;

— вартість товарів, яких не вистачає;

— час, на який призначено приймання товарів за кількістю, і місце (адреса), в якому має проводитись остаточне приймання партії товарів.

Якщо під час приймання встановлена правильність маси брутто, але виявлена нестача товарів при перевірці маси нетто або кількості товарних одиниць в окремих місцях, то одержувач зобов'язаний призупинити приймання решти місць, зберегти і пред'явити представнику постачальника (виробника) тару та упаковку розкритих місць і товари, які знаходились всередині них. Одночасно з призупиненням приймання одержувач повинен викликати представника постачальника (виробника) для продовження приймання і складання двостороннього акта.

За неявки представника постачальника (виробника) за викликом одержувача, а також у випадках, коли виклик представника постачальника не є обов'язковим, запрошується представник незацікавленої організації або представник громадськості. Повноваження на участь у прийманні товарів підприємство-відправник може надати не тільки своєму працівникові, але й іншому підприємству, розташованому в місці отримання товарів. У такому разі дане підприємство може виділити зі свого штату представника, видавши йому відповідне посвідчення, в якому вказується документ, котрим дане підприємство вповноважене відправником приймати участь у брати товарів.

Повідомлення про виклик представника постачальника необхідно передати протягом 24 годин після виявлення розбіжностей за кількістю товарів (для товарів, що швидко псуються, — негайно). Не пізніше від наступного після отримання такого повідомлення дня іногородній постачальник (відправник) зобов'язаний повідомити, чи буде направлений його представник для участі в остаточному прийманні товарів.

Представник місцевого постачальника зобов'язаний з'явитися не пізніше від наступного дня після отримання виклику (для товарів, що швидко псуються, — 4 год.); представник іногороднього постачальника — не пізніше ніж у 3-денний термін після отримання виклику, не враховуючи часу для проїзду, якщо інший строк не встановлений договором. До закінчення строків прибуття представника відправника повинні бути збережені товари, тара і всі пакувальні матеріали.

Приймання товарів за кількістю може проводитися також за участі т. зв. представника громадськості — особи, затвердженої рішенням комітету профспілки підприємства— одержувача. За згодою постачальника приймання може здійснюватись одностороньо — підприємством-товароодержувачем.

У прийманні товарів повинні брати участь компетентні, але не матеріально відповідальні і не підпорядковані їм особи, а також особи, які не зв'язані з обліком, прийманням і відпусканням матеріальних цінностей. Особи, котрі залучаються до участі у прийманні, мають бути ознайомлені з Інструкцією про приймання і суворо додержувати її вимог, у ході роботи здійснювати всі заходи з виявлення причин і місця виникнення нестачі товарів.

Посвідчення представника громадськості, призначеного для участі в прийманні товарів, має містити такі дані: • дата видачі посвідчення та його номер; • прізвище, ім'я, побатькові, місце роботи і посада особи, якій видане посвідчення; • зазначення конкретного товару (партії товарів), у прийманні якого уповноважений брати участь представник; • дата і номер рішення профспілкового комітету, котрим призначений даний представник громадськості для участі в прийманні партії товарів.

Посвідчення підписується керівником підприємства або його заступником і завіряється печаткою підприємства.

Посвідчення є разовим і видається на приймання конкретної партії товарів. Посвідчення не може видаватися на певний період.

У разі необхідності призначення представника громадськості для участі в прийманні товарів у вихідні або святкові дні посвідчення видається в останній передвихідний або передсвятковий день на кожен день окремо без зазначення конкретної партії товарів.

Особи, котрі здійснюють приймання товарів за кількістю, можуть своїм підписом підтверджувати тільки ті факти, котрі були встановлені за їх участі. Запис в акті даних, не встановлених безпосередньо учасниками приймання, забороняється під загрозою карної відповідальності. Представники інших підприємств чи громадськості не можуть отримувати від підприємства — одержувача винагороду за участь у прийманні товарів.

Приймання товарів, як правило, проводиться без перерви. Якщо у зв'язку із тривалістю перевірки або з інших поважних причин робота переривалася, одержувач зобов'язаний забезпечити збереження продукції і можливості якнайскорішого закінчення її приймання. Про перерву в роботі, її причини та умови зберігання товарів під час перерви робиться запис в акті приймання.

Якщо під час приймання товарів виявлена нестача або надлишок товарів проти даних, вказаних у транспортних і супровідних документах, то за результатами двостороннього приймання (приймання з участю представника незацікавленої організації чи громадськості) в день його закінчення складається Акт про виявлення розбіжностей за кількістю товарів під час приймання.

В акті про виявлення розбіжностей за кількістю товарів під час приймання зазначаються:

> найменування товару (вантажу), адреси відправника і одержувача;

> дата і номер: акта про нестачу (одностороннього акта), телеграми (телефонограми про виклик представника постачальника (відправника, виробника), рахунка-фактури і транспортної накладної, комерційного акта (якщо він був складений);

> місце і час приймання товарів;

> дані про осіб, котрі брали участь у прийманні товарів, їх посвідчення;

> дата відправлення і прибуття товарів, час видачі вантажу, розкривання вагона чи контейнера, його доставки на склад одержувача;

> стан тари і упаковки в момент огляду товару, а також маркування тари;

> умови зберігання товарів на складі одержувача до приймання, відомості про способи визначення кількості продукції, якої не вистачає, і підтвердження про користування справними вагами та іншими вимірювальними приладами, повіреними у встановленому порядку;

> ким зважені, опломбовані та відвантажені товари, справність пломб, фактична маса товарів згідно з даними документів та за трафаретом;

> точна кількість товарів, якої не вистачає, і їх ціна;

> детальний висновок про причини і місце виникнення нестачі (надлишку) товарів.

Акт повинні підписувати всі особи, які орали участь у прийманні товарів за кількістю. У разі коли особа, яка брала участь у прийманні товару, не згодна зі змістом акта, вона зобов'язана підписати його з зазначенням своїх зауважень.

До акта приймання товарів за кількістю (акт про виявлення розбіжностей за кількістю товарів під час приймання) додаються копії супровідних документів або порівнювальної відомості, ярлики з кожного тарного місця, квитанції станції (порту, пристані) призначення про перевірку маси, пломби від тарних місць з виявленою нестачею, транспортний документ або його копія, акт про нестачу (надлишок) товарів (вантажу), посвідчення уповноваженого представника постачальника (виробника, відправника), документ із даними вимірювань чи зважувань фактичної кількості товару, інші документи про причини виникнення нестачі (аналізи вологості продукції, комерційні акти та ін.).

Акти приймання товарів за кількістю реєструються в спеціальному журналі і зберігаються в порядку, встановленому підприємством-одержувачем.

Акт приймання товарів за кількістю (акт про виявлення розбіжностей за кількістю товарів під час приймання) затверджується керівником торговельного підприємства не пізніше від наступного дня після його оформлення. Претензія про виявлення нестачі (повідомлення про надлишки виявленої продукції) пересилається відправнику (постачальнику) у 10— денний термін після складання акта про нестачу.