Підготовка до укладення контракту визначається рівнем розвитку зв'язків імпортерів з контрагентами. З потенційними партнерами можуть бути використані такі способи встановлення контактів:
— надсилання потенційному продавцю замовлення на необхідний товар;
— розсилання запитів виробникам і продавцям необхідного товару;
— установлення комерційних контактів на основі отриманих рекламно-інформаційних матеріалів, комерційних листів або оферт;
— участь у міжнародних оптових ярмарках, виставках і салонах;
— організація міжнародних торгів або тендерів на необхідний обсяг товарів; Якщо між імпортером і експортером налагоджені ділові зв'язки, то імпортер надсилає потенційному продавцю замовлення на необхідний товар. Замовлення в міжнародній торгівлі— це спрощена форма проекту контракту, що надсилається покупцем (імпортером) продавцю (експортеру) і містить детальний опис необхідного товару та основні умови майбутнього контракту, крім ціни. У міжнародній торговельній практиці ціну повинен назвати продавець товару. Якщо замовлення імпортера приймається продавцем, він висилає йому підтвердження замовлення — передконтрактний комерційний документ, який засвідчує безумовне прийняття замовлення до виконання.
За браку ділових зв'язків з потенційними експортерами імпортер надсилає їм запит або замовлення. Запит — це комерційне звернення потенційного покупця ео експортера з проханням надіслати йому поточну оферту. Оферта — це письмова пропозиція продавця, відправлена потенційному покупцеві щодо продажу партії товарів на визначених продавцем умовах. У міжнародній практиці розрізняють тверду і вільну оферти. Тверда оферта зазвичай направляється постійному покупцеві. У ній зазначається, протягом якого часу продавець зобов'язується не робити аналогічних пропозицій іншим покупцям. Якщо покупець погоджується з усіма умовами оферти, він надсилає продавцеві письмовий акцепт. Вільна оферта (лист про продаж), на відміну від твердої оферти, має більш загальний характер і призначена для встановлення контактів із широким колом покупців. Зона містить основні положення майбутнього контракту: характеристику товару, ціну, умови платежу і постачання, характер упаковки, а також види перевезення і.врахування.
Установленню ділових контактів між контрагентами сприяє участь у міжнародних оптових ярмарках, виставках і салонах.
Для успішного виконання міжнародних угод важливе значення має з'ясування особливостей регулювання зовнішньоекономічної діяльності державними установами країн імпортера і експортера: наявність урядових обмежень і заборон (ліцензії, квоти, протекціоністські і антидемпінгові ставки тощо); митні обмеження (мито і збори); вимоги податкових і фінансових установ країн (податки, пільги); вимоги ветеринарних, санітарно-епідеміологічних служб, служб стандартизації.
В Україні рішення про встановлення режиму ліцензування і квотування імпорту приймається Верховною Радою за поданням Кабінету Міністрів з визначенням списку конкретних товарів, що підпадають під указаний режим, і строків його дії за кожним товаром.
Ліцензування — це метод державного адміністративного регулювання зовнішньоторговельної діяльності способом видачі вповноваженими державними органами дозволів на здійснення експортно-імпортних операцій.
Система ліцензування зовнішньоторговельної діяльності включає встановлення порядку отримання спеціального дозволу (ліцензії) на проведення комерційних операцій з визначеною номенклатурою товарів (послуг, робіт) протягом конкретного періоду часу.
Експортні й імпортні ліцензії бувають генеральними та індивідуальними (разовими). Генеральна ліцензія — це спеціальний дозвіл, виданий уповноваженим органом або організацією суб'єктові міжнародної торгівлі на проведення експортно-імпортних операцій із визначеним товаром у довільній кількості або на довільну суму. Генеральна ліцензія може обмежуватися тільки конкретним періодом дії або регіоном, на який розповсюджується (країна, група країн).
Індивідуальна (разова) ліцензія являє собою одноразовий дозвіл на проведення конкретної комерційної операції щодо вказаної в ній кількості товару (на вказану суму). Індивідуальна ліцензія містить дані про термін її дії та контрагента-отримувача товару.
Ліцензійна система базується на квотуванні (контингентуванні) експорту та імпорту окремих найменувань товарів. Квота, або контингент — граничний обсяг певної категорії товарів, який дозволено експортувати з території України (імпортувати на територію України) протягом установленого строку та який визначається в натуральних чи вартісних одиницях.
Вирізняють генеральну, разову (індивідуальну) та відкриту (індивідуальну) ліцензії.
Генеральна ліцензія — відкритий дозвіл на імпортні операції по певних товарах та/або з певною країною протягом періоду режиму ліцензування по цих товарах.
Разова ліцензія (індивідуальна) — разовий дозвіл, що має іменний характер і видається для здійснення кожної окремої операції конкретним суб'єктом зовнішньоекономічної діяльності на період не менший ніж той, що є необхідним для здійснення імпортної операції.
Відкрита ліцензія (індивідуальна) — дозвіл на імпорт товарів протягом певного періоду часу (але не менше одного місяця) з визначенням його загального обсягу.
По кожному виду товару встановлюється лише один вид ліцензії. Копія ліцензії додається до вантажної митної декларації і є підставою для перепустки через митницю вантажів, які підпадають під режим ліцензування і квотування.
Ліцензії видаються на підставі заявок суб'єктів зовнішньоекономічної діяльності, які повинні мати такі реквізити: номер заявки, офіційне найменування суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності та номер свідоцтва учасника зовнішньоекономічної діяльності, найменування та код товару (товарів), виготовлювач, споживач товару, шифр та назву країни (країн), в яку (які) товар експортується або з якої (яких) він імпортується, строк дії, кількість або вартість товару (в разі квотування експорту та імпорту і видачі відкритої індивідуальної ліцензії), митниця, повне найменування та адреса продавця і покупця, вид угоди, валюта платежу, одиниця виміру товару, ціна товару, погодження, ім'я керівника подавця, орган, який видав ліцензію, особливі умови ліцензії.
У разі прийняття рішення про видачу ліцензії на бланку заявки ставиться номер та вид ліцензії, підпис службової особи, яка видала ліцензію, і печатка відповідної установи. Бланк заявки, на якому проставлено зазначені вище реквізити, є документом, що засвідчує наявність ліцензії.
Рішення про видачу ліцензії або про відмову в її видачі видається подавцю заявки не пізніш як у 30-денний строк з дня реєстрації поданої заявки у спеціальному реєстрі протягом двох робочих днів з дня її надходження. Рішення щодо заявки на ліцензію реєструється у Державному реєстрі експортних та імпортних ліцензій, зміст якого відкрито для суб'єктів зовнішньоекономічної діяльності. Рішення про відмову у видачі ліцензії має бути мотивованим і надсилається (видається) подавцеві в письмовій формі.
На підготовчому етапі у продавця може виникнути необхідність перевірки платоспроможності покупця. Гарантами покупця можуть бути поручителі з ділового світу або банк. Постачальник, щоб упевнитися в платоспроможності покупця, може також звернутись у свій уповноважений банк. Банки надають інформацію про фінансове становище свого клієнта тільки на запит від уповноваженого банку експортера.
