Однією з основних форм закупівлі товарів складного асортименту на тривалий період є оптові ярмарки.
Оптовий ярмарок — це форма організації оптового торгу, основним призначенням якого є забезпечення безпосередніх комерційних переговорів міме постачальниками і оптовими покупцями з метою остаточного узгодження й підписання текстів договорів поставки в асортименті, узгодженому на основі конкретних зразків, каталогів, проспектів тощо.
Останнім часом значного поширення набули близькі до оптових ярмарків виставки — ринкові заходи з обмеженим часом проведення, де виставляються експонати, адресовані переважно звичайним відвідувачам (не спеціалістам) з четою пропаганди товарної продукції чи послуг і сприяння їх збуту.
Оскільки принципи організації ярмарків та виставок однакові, і цілі дуже схожі, то вони можуть проводитися одночасно (виставки-ярмарки).
Характерними рисами ярмаркової торгівлі є:
— оптова реалізація товарів за наявними зразками;
— періодичність проведення торгів;
— попереднє встановлення строків і місця проведення ярмарку;
— одночасна і масова участь у ярмарку продавців і покупців.
За складом учасників (територіальною ознакою) ярмарки і виставки можуть бути міжнародні, міжрегіональні і регіональні.
За товарним профілем ярмарки і виставки поділяються на спеціалізовані, на яких відбуваються показ і торгівля певними видами продукції тієї чи іншої окремої галузі, і універсальні, на яких реалізуються товари різних галузей як промислового, так і агропромислового комплексу.
За галузевою ознакою ярмарки поділяються на галузеві (на яких відбувається торгівля товарами однієї якої-небудь галузі) і міжгалузеві (охоплюють багатогалузеву продукцію).
За тривалістю і способом проведення виставки також поділяються на короткотривалі, пересувні та постійно діючі.
Предметом діяльності ярмарку є надаю л комплексу послуг учасникам щодо укладення торгових угод, налагодження ділових контактів, упорядкування процесу оптової торгівлі, аналізу і підготовки кон'юнктурної інформації, організації реклами.
При організації ярмаркової торгівлі варто виділити три найважливіших етапи: підготовчий, безпосереднього торгу і кінцевий.
Підготовчий етап включає ухвалення рішення і підготовку наказу про проведення ярмарку. Рішення щодо проведення ярмарків (виставок) приймається організаторами разом з місцевими органами виконавчої влади. У наказі щодо проведення ярмарку вказуються терміни проведення, порядок і умови участі, а також призначаються відповідальні за проведення цих заходів. На цьому етапі створюється дирекція (ярмарковий комітет), яка здійснює загальне керівництво роботою ярмарку. Дирекція вирішує питання з оперативного керівництва роботою ярмарку (виставки), визначає порядок її роботи і здійснює контроль за роботою підлеглих служб щодо завезення зразків, їх складування, зберігання. У підпорядкуванні дирекції перебувають численні ярмаркові служби: технічні, юридичні, медичні, правові, транспортні, фінансові, рекламно-інформаційні і видавничі, служби сервісу тощо.
На підготовчому етапі розробляється положення про проведення ярмарку, розсилаються листи потенційним учасникам з повною інформацією про умови участі в ярмарку, готуються різноманітні рекламні матеріали: запрошення, рекламні буклети, картки гостей і т. п.
Запрошення потенційним учасникам ярмарку його організатори надсилають не пізніше ніж за 30 днів до початку роботи. У разі зміни дати проведення ярмарку про це повідомляються учасники не пізніше ніж за 10 днів до встановленого раніше строку. У запрошенні зазначаються: місце та час проведення, вид і товарний профіль ярмарку, вартість участі у ярмарку із зазначенням вартості кожного виду послуг, що надаватимуться, та інші умови. Повідомлення про проведення ярмарку подається також у засобах масової інформації.
Суб'єкти підприємницької діяльності, які передбачають взяти участь у ярмарку, повинні за 15 днів до відкриття ярмарку зробити реєстраційний внесок і оформити заявку на участь, що включає докладну інформацію про клієнта ярмарку, його реквізити, вимоги до розміщення експозиції і т. д.
Перепусткою на ярмарок є запрошення-повідомлення, а посвідченням на право укладання договорів від імені свого підприємства — спеціальна довіреність за підписом керівника, засвідчена печаткою.
Завданнями комерційних структур торгівлі на етапі підготовки до участи в ярмарку є:
— поглиблене вивченні попиту споживачів на товари номенклатури ярмарку;
— визначення обсягів потреби в товарах номенклатури ярмарку;
— розробка на цій основі замовлень потенційним постачальникам;
— розробка проектів текстів договорів.
Безпосередній торг має на меті забезпечити сторонам умови для узгодження і підписання текстів договорів. У ярмарковій експозиції на виставкових стендах виставляються зразки товарів, які повинні мати ярлики із зареєстрованими найменуваннями товарів, даними щодо стандартів, основних умов реалізації. Узгодження асортименту товарів з потенційними покупцями здійснюється за зразками, моделями товарів, конференційними картами тощо. Тут же влаштовуються робочі місця для проведення переговорів з потенційними покупцями щодо конкретних умов договорів постачання, ініціаторами укладення яких можуть виступати як продавці, так і покупці. Робота комерційних структур на ярмарку завершується укладенням договорів постачання. Якщо ж участь у ярмарку не завершилася укладенням договору, її можна вважати початком інтенсивних ділових контактів з потенційними постачальниками. Цілеспрямована обробка даних про ярмарок, що закінчився, повинна сприяти досягненню заданої раніше мети — укладенню угоди купівлі-продажу товару. Тому на ярмарку обов'язково сторонами має бути визначено, в які терміни і яким способом слід закріплювати налагоджені на ярмарку зв'язки.
Кінцевий етап у роботі ярмарку зводиться до складання звітності, підбиття підсумків з зазначенням позитивних та негативних моментів у роботі ярмарку.
