Організаційну систему слід розглядати як агреговану цілісність, що включає організаційні елементи, організаційні відносини, виконує організаційні функції і цілі. Реально така система виявляється як організаційна модель, організаційна побудова.
Елементами організаційної системи в торгівлі є підсистеми, елементи (роздрібні підприємства, оптові організації, об'єкти торговельно-посередницької діяльності, а також підрозділи цих організаційних формувань).
Сукупність різноякісних, але порівняно однорідної діяльності підприємств та організацій формують різні підсистеми, насамперед роздрібної, оптової, державної, кооперативної торгівлі. Підсистеми у сфері торгівлі мають ступінчастий характер, тобто вони ієрархічні. Наприклад, для системи споживчої кооперації характерні такі ступені організації: Укоопспілка — облспоживспілка— райспоживспілка — споживче товариство— торговельне об'єднання— торговельне підприємство — філія торговельного підприємства. Така ієрархічна побудова вказує на надмірну централізацію організації споживчої кооперації. В інших підсистемах ієрархічна структура більш, спрощена включаючи два-три рівня.
Слід зазначити, що багатоступінчастість характерна для підсистем з глибокою спеціалізацією торгівельної діяльності, а при універсальному характері торгівлі це є ознакою надмірної централізації господарських функцій, координації, регулювання, контролю.
Організаційні елементи в системі взаємодіють через організаційні відносини і зв'язки. Сукупність відносин в організаційних системах структурно різниться залежно від призначення самої системи. В організаційних системах торгівлі наявні такі відносини: організаційно-економічні, соціальні, технологічні і, безперечно, організаційно-правові. Що стосується зв'язків, які підтримують взаємодію складників системи і стійкість її як цілісної структури, то вони відображають зміст організаційних відносин. Форми ж зв'язків набагато ширше і складніше.
Характеристика організаційної системи буде неповною без розкриття її функцій і цілей. Функція є об'єктивною складовою організаційної системи, оскільки саму організацію можна розглядати як сукупність здійснення функцій. Функції притаманні організації на всіх без винятку рівнях ієрархії. Головною функцією організаційної системи є організаційна функція, тобто забезпечення досягнення таких цілей, як розвиток (зростання), стійкість і взаємодія.
Організаційні системи належать до складних систем, їм властиві особливості і характерні ознаки:
• складна внутрішня організація;
• наявність підсистем з функціональним характером діяльності;
• складні організаційні відносини і форми зв'язків;
• внутрішня і зовнішня взаємодія елементів системи;
• ієрархічна структура, або багатоступінчаста побудова;
• переміщення значних потоків товарів, коштів, інформації всередині системи. Отже, складність структур пояснюється не тільки складом елементів, а й у значною мірою зв'язками, функціями та різноманіттям цілей.
Сутність структури
Структура виступає об'єктивно необхідною складовою організаційної системи. Вона зумовлює основні властивості й організаційні характеристики системи. Структура залишається незмінною в процесі функціонування систем, тобто вона забезпечує їй стійкість і цілісність.
Інтуїтивно структури часто уявляються як сукупність зв'язків і відносин між ними, продиктованими функціями і завданнями системи. Тому під структурою розуміють сукупність організаційних об'єктів і взаємозв'язків, що визначаються змістом функцій і цілей системи. Однак більш точно — структура є стійка впорядкованість у просторі і часі організаційних елементів і зв'язків.
Для організаційних систем найхарактернішими є три типи структур:
1) сітьова;
2)скелетна;
3) централізована.
У сучасних теоріях організації виділяють екстенсивні та інтенсивні структури. У першому випадку спостерігається зростання елементів у часі, в другому— зростання видів зв'язків та їх інтенсивності при незмінній чисельності елементів.
Отже, зв'язки в структурі відіграють суттєву роль. До основних можна віднести такі види зв'язків структури: економічні, господарські, соціальні, технологічні, інтеграційні, коопераційні. У структурі зв'язки мають пряму і зворотну спрямованість. Важливе значення для системи мають таки характеристики зв'язків, як тривалість, стійкість, інтенсивність та ефективність.
