Коммуникации - это процесс передачи информации от одного лица к другому. Эффективные коммуникации - это такой процесс передачи сообщения, когда полученное сообщение насколько возможно близко по значению к первичному. Ключевыми составляющими эффективных коммуникаций есть данные - это необработанные цифры и факты, отражающие отдельный аспект действительности; и информация - это данные, представленные в виде или форме, которые имеют смысловые нагрузки. Информация ценна, если она достоверна, своевременная, полная и уместна.
Коммуникативный процесс начинается, когда одно лицо (отправитель) хочет передать факт, идею, мысль или иную информацию другому (получателю). Эта информация имеет значение для отправителя независимо от того, она проста и конкретна, или сложная и абстрактная. Следующее действие - это кодирование информации в форме соответствующей ситуации. Кодирование может принимать форму слов, выражения лица, жестов, или даже художественного выражения и физических действий.
После того как сообщение закодировано, его передают соответствующими средствами связи. Обычные средства связи в организациях - это совещания, электронная почта, записки, письма, отчеты и телефонные разговоры. Далее происходит разкодирование в форму, имеющую значение для получателя. Значение информации может быть различным, и во многих случаях оно является основанием для ответа, и тогда образуется цикл, поскольку новое сообщение в такой же последовательности передается начальном отправителю.
Коммуникации могут быть прерваны препятствием - шумом или разговором людей поблизости. Препятствиями также утерян на почте письмо, повреждение телефонной линии, неправильный адрес электронной почты и т.п..
Сегодня распространены такие типы коммуникаций в организациях: межличностные коммуникации; коммуникации в системах связи и командах; коммуникации в организациях и электронные средства коммуникаций.
Устные коммуникации происходят во время разговора с глазу на глаз, групповых дискуссий, телефонных переговоров и др. При которых разговорный язык используют для передачи смысла. Преимущество устных коммуникаций состоит в том, что они обеспечивают немедленную обратную связь и взаимный обмен. Недостатком устных коммуникаций является то, что они могут быть недостоверными (неправильно выбранные слова для выражения сущности; какие препятствия прерывают процесс; слушатель забывает часть или все сообщение; не хватает времени на взвешенные ответы и т.д.).
Письменные коммуникации - это отчеты, записки, письма, записи и др.. Недостатком этих коммуникаций является то что они задерживают обратную связь и взаимообмен, кроме того они являются сложнее устных и требуют больше времени. Преимущества письменных коммуникаций заключаются в достоверности. Им предоставляют преимущества, когда одной или обеим сторонам нужны письменные записи о том, что происходило. Выбирая средство коммуникации, менеджеры должны учитывать все аспекты.
59.Вспомните ситуацию во время учебы, когда информация передавалась по «тайному телеграфу». Насколько точными оказались слухи, как реагировали на них люди? Как менеджерам контролировать передаваемую таким образом информацию?
«Тайный телеграф» представляет собой неформальную коммуникативную сеть организации, объединяющую всех ее сотрудников на низших уровнях иерархии. Эта форма коммуникации существует во всех организациях. «Тайный телеграф» существует в виде «цепочки сплетен» (один человек передает информацию многим) и в виде кластерной цепочки («виноградная гроздь»), когда несколько человек передают информацию нескольким другим.
В организации могут быть Кик активные «телеграфисты», так и люди, которые не склонны переливать слухи. Большинство исследователей приходит к выводу, что информация, распространяемая по неформальному каналу «слухи», достаточно достоверна, если она касается организации и не имеет эмоциональной или личностной окраски. Менеджерам следует не «бороться со сплетнями», а по возможности использовать эту форму неформальной коммуникации. Слухи могут быть и верными.
60.Почему «выходы в народ» оцениваются как эффективный коммуникативный канал?
Доверие населения, его расположенность к руководителю достигается не только эффективностью профессиональной деятельности последнего, но и его открытым образом жизни. Потому что, для населения так важно знать, что руководитель и его семья ходят в те же магазины, что и они, не пугаются общественного транспорта, посещают тот же кинотеатр, учат своих детей в той же школе, лечатся у тех же врачей и т.п. Внешняя демократичность не только не снижает авторитета руководителей, но напротив, поднимает его, способствует улучшению взаимопонимания и доверия.
Практикуя подобные «выходы в народ», руководитель должен быть со вкусом, но достаточно скромно одет, вести себя естественно: с одной стороны, без заискивания перед аудиторией и панибратства, с другой стороны, без высокомерия. В США такой прием общения с аудиторией называется «свои ребята» и практикуется не от раза к разу, а регулярно.
Руководитель должен постоянно бывать на городских объектах промышленности, жилищно-коммунальных хозяйства, соцкультбыта. «Выход в народ», непосредственное общение с населением в неформальной, бытовой обстановке для городских руководителей подчас оказывается более сложным, чем проведение брифингов, пресс-конференций, деловых бесед «за круглым столом» и других традиционных организационно-творческих мероприятий. Это, зачастую, вызвано незнанием или недооценкой основополагающих правил общения.
