При оформлении брони в компьютерной системе (АСУ) в карточке новой брони всегда указывается:
1. номер брони; 2. фамилия, имя гостя;3. дата заезда;
4. дата выезда;
5. количество ночей, которое клиент собирается провести в отеле;
6. категория номера (одноместный, двухместный.т.д.: как правило, существует более подробное разбиение номеров на категорию • пример, «одноместный с видом на море*);
7. суточный тариф;
8. способ оплаты (кредитная карточка/ наличные/ безналичный расчёт).
9. дата её создания брони
10. код брониста (кто принял эту заявку на бронирование)
В графе «статус гостя» на этапе создания карточки автоматически появляется пометка «забронировано». Таким образом, эта карточка будет существовать в общем списке броней до того момента, когда наступит день заезда данного клиента в гостиницу.
Когда человек приезжает в гостиницу, ему достаточно назвать свои фамилию, имя и отчество или номер брони: портье откроет карточку бронирования этого клиента и произведёт поселение. В момент поселения портье может поменять гостю тип или номер комнаты, если забронированный вариант чем-то его не устраивает (если номер комнаты не был указан специально, система ставит в карточке номер любой свободной и чистой комнаты данного типа).
Таким образом, карточка брони становится карточкой проживания (в некоторых системах это влечёт за собой создание новой карточки или переименование старой, в других ПСУ карточка сохраняет свой вид); статус гостя становится in house - «проживающий в гостинице».
Бронирование бывает следующих видов:
- «мягкое бронирование» - бронирование по категориям комнат; этим способом обычно пользуются крупные гостиницы;
- «жёсткое бронирование» - бронирование по номерам (резервируется конкретный номер);
этим способом пользуются маленькие гостиницы, у которых номерной фонд невелик, или по просьбе гостя требуется разместить его в конкретном номере;
- «смешанное бронирование» - когда используются оба эти способа
Двойное бронирование - это подтверждение о будущем предоставлении мест в гостинице одновременно двум клиентам на одну и ту же дату. На случай приезда одновременно двух клиентов, или когда турист приезжает без предварительного бронирования, а в гостинице нет мест, существует связь с фирмами, которые сдают в аренду жилье, и с близко расположенными гостиницами, куда можно переадресовать клиента. Иногда отдел бронирования пересылает заявку на бронь в другую гостиницу, которая и подтверждает клиенту, что ему будет предоставлено место, но в другой гостинице. В этом случае необходимо получить согласие клиента на изменение гостиницы.
Бронирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту, называется подтвержденным. Для получения подтверждения о резервировании требуется некоторое время, чтобы уведомление о резервировании поступило к клиенту по почте или факсу. Некоторые гостиницы спрашивают, хочет ли гость, чтобы ему выслали письмо-подтверждение. В других гостиницах принята автоматическая распечатка писем-подтверждений по завершении бронирования.
По параметру оплаты брони можно разделить на гарантированные и негарантированные.
Гарантированное бронирование — это бронирование со специальным подтверждением отеля о том, что он гарантирует клиенту получение им заказанного номера. Такое подтверждение необходимо, если есть вероятность, что гость может прибыть в гостиницу с опозданием. При бронировании записывают номер кредитной карточки гостя, что является гарантией оплаты номера даже в случае, если гость опаздывает. На таких условиях номер остается свободным до прибытия гостя. Бронь считается гарантированной, если она обеспечивает гостинице получение дохода даже в случае незаезда (1 ночь проживания).Удобство гарантированного резервирования состоит в том, что гость постарается аннулировать заказ, если видит, что не сможет им воспользоваться. При таком подтверждении гостиница имеет точную картину наличия свободных номеров.
Другой формой гарантированного бронирования может быть депозитная или авансовая оплата. В некоторых ситуациях (например, в разгар сезона отпусков) для того, чтобы избежать простоя комнат из-за неявки ожидаемого гостя, отель может попросить перечислить авансом стоимость проживания в течение одного дня или даже всего срока.
Предоплата требуется и при размещении туристской группы. Это тоже способ борьбы с «неявками». Брони со следующими видами платежей являются гарантированными: * аванс, * кредитная карта, * безналичный расчет, *депозит, * туристский ваучер.
Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ » в случае опоздания потребителя с него взимается кроме платы за бронирование также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа потребителя оплатить бронь, его размещение в гостинице производится в порядке общей очереди.
Негарантированная бронь подчиняется, как правило, следующему правилу: если человек не заехал в гостиницу до 1 8:00 назначенной даты заезда, то номер уйдет в продажу, бронь будет снята. Гость при этом не подвергается никаким штрафам.
В «Правилах предоставления гостиничных услуг в РФ» не оговаривается размер оплаты за бронь. Его устанавливает администрация гостиницы. Обычно с индивидуальных туристов берут 50 % от тарифа номера или места в номере. Для туристских групп предусмотрены скидки за бронирование, проживание и даже некоторые услуги. Размер скидки зависит от числа человек в группе, срока проживания. В среднем за бронирование мест для туристской группы берется оплата в размере 25 — 35% от тарифа.
