Організація діалогового режиму обробки інформації

 

Діалоговий режим обробки інформації здебільшого використовується тоді, коли ЕОМ або термінальний пристрій встановлений на робочому місці користувача інформації.

Обробка інформації в діалоговому режимі характерна тим, що операції або групи операцій виконуються в довільній послідовності. У технології обробки можна чітко вирізнити операції, які пов’язані з роботою на ЕОМ, та операції, які виконуються без ЕОМ. Без ЕОМ виконуються роботи з первинними документами та результатами обробки. На ЕОМ виконуються розрахунки і можуть також друкуватися первинні документи, якщо ЕОМ встановлено там, де інформація збирається й реєструється.

Робота з первинними документами, якщо вони отримані з інших підрозділів, виконується так само, як і в пакетному режимі. Документи приймаються, реєструються та контролюються. Якщо ті самі документи, які мають оброблятися на ЕОМ, надходили до відповідного підрозділу і в ручному варіанті обробки інформації, то операції з реєстрації документів у спеціальних журналах не виконуються. Технологія приймання документів лишається така сама, як у ручному варіанті обробки інформації. Документи обов’язково мають бути ретельно переглянуті з погляду чіткості їх заповнення.

На відміну від технології в пакетному режимі, коли ЕОМ вмикається і завантажується черговим персоналом на початку робочої зміни, у діалоговому режимі присутня операція завантаження системи для роботи. Така операція передбачає підімкнення ЕОМ до електричної мережі та завантаження операційної системи й програм обробки інформації. Якщо ЕОМ працює у мережі ЕОМ і не має своїх нагромаджувачів для зберігання програмного забезпечення (ЕОМ — робоча станція), то операція завантаження системи може передбачати й команди для підімкнення ЕОМ до ресурсів мережі. Якщо ЕОМ має нагромаджувачі, але повинна ко­ристуватися ресурсами мережі, може виконуватись окрема операція підімкнення до останньої.

Розміщення ЕОМ або термінальних пристроїв на робочих місцях користувачів призводить до того, що інформація, яка зберігається на ЕОМ, може стати доступною стороннім особам або особам, некваліфіковані дії яких можуть спричинитися до втрат інформації. Тому в діалоговому режимі початок роботи на ЕОМ може бути пов’язаний з операцією доступу до інформаційної системи.

Така операція може виконуватися за допомогою спеціальних технічних пристроїв або програм. Наприклад, для отримання грошей зі свого рахунка в банку клієнт може скористатися спеціальною магнітною карткою, яка ідентифікує його рахунок. Ця картка вставляється в зчитувальний пристрій, який і визначає, до якої інформації користувач має доступ.

Якщо для доступу в систему використовується пароль, то згідно з паролем система може визначити не лише обсяг інформації, доступної користувачеві, але й перелік дій над інформацією, які він може виконати. Наприклад, відповідно до пароля користувачеві надається право переглядати інформацію, але забороняється вносити туди зміни. У діалоговому режимі можуть виконуватись операції приймання машинних носіїв та інформації по каналах зв’язку. Вони можуть виконуватись так само, як у пакетному режимі, або з допомогою ЕОМ після завантаження системи та доступу до неї.

Окрім операцій завантаження та доступу до системи в діалоговому режимі виконуються такі операції:

1) вибір режиму роботи;

2) формування машинних носіїв;

3) коригування інформації;

4) розрахунки на ЕОМ;

5) копіювання інформації;

6) відображення інформації;

7) завершення роботи з ЕОМ.

Операція вибору режиму роботи дає змогу виконувати всі технологічні операції на ЕОМ у довільній послідовності (послідовність операцій не регламентується). Можуть бути пов’язані між собою дії, які необхідно виконати одну за одною. Наприклад, не можна обчислити податок із заробітної плати, якщо не виконані нарахування по ній. У такому разі для контролю послідовності дій користувачеві можуть видаватися на екран попереджувальні повідомлення про неможливість або некоректність виконан­ня тих чи інших дій у конкретний момент. За користувачем лишається право виконати або не виконати вибрані дії. Наприклад, під час спроби розрахувати податок по заробітній платі може бути видане повідомлення про те, що не були розраховані відпускні. Користувач може зігнорувати це повідомлення і почати розрахунок податку, якщо жодний з працюючих не пішов у відпустку.

Ця особливість роботи в діалоговому режимі спричинюється до того, що після доступу до системи будь-яка з перелічених щойно операцій виконуватиметься лише після вибору відповідного режиму роботи.

Формування машинних носіїв передбачає, що мають бути виконані кілька технологічних операцій: введення інформації з клавіатури ЕОМ, контроль введеної інформації, коригування інформації, яка зберігається на машинному носії.

Операції введення і контролю інформації в діалоговому режимі можуть виконуватись так само, як це відбувається в пакетному режимі, але такі операції можуть мати свої особливості, пов’язані з кваліфікацією користувача і його посадовими обов’язками.

Якщо інформація вводиться користувачем на АРМ, то введення інформації в ЕОМ для нього необхідно організовувати в зручній і звичній формі, а контроль здійснювати досить просто і водночас повно.

Досвід функціонування АРМ дає змогу вирізнити кілька зручних для користувача варіантів введення значень окремих атрибутів.

1. Явне введення значення атрибуту. На екрані дисплея можуть бути назви атрибутів і місце для їх введення. Послідовність розміщення атрибутів на екрані має збігатися з послідовністю їх розміщення в первинних документах. Для зручності користувача на екрані може бути зображена форма первинного документа.

2. Вибір потрібного значення атрибуту під час діалогу з користувачем. Діалог ведеться так: на екрані зазначаються назва атрибуту, його перше можливе значення і пропозиція відповісти, чи потрібне таке значення. Якщо користувач відповів, що наведене значення йому не потрібне, то на екрані з’являється наступне значення і так до тих пір, доки користувач не вибере потрібне йому значення. Такий варіант вводу атрибуту застосовується тоді, коли перелік можливих значень атрибутів невеликий або значення атрибуту визначає послідовність занесення до ЕОМ документів. Наприклад, під час занесення інформації із табелів від­працьованого часу назву та код підрозділу, для якого складений табель, можна вводити у діалозі.

3. Вибір потрібного значення атрибута під час перегляду на екрані можливих значень атрибутів. На екрані з’являється перелік можливих значень атрибутів і підказка, як вибрати потрібний атрибут або переглянути частину значень, які не вмістилися на екрані. Вибір атрибута найчастіше відбувається натисканням конк­ретного клавіша, або групи клавішів. Такий варіант застосову-
ється тоді, коли можливих значень атрибута дуже багато. Наприк­лад, під час вводу кодів користувач може не пам’ятати значення конкретного коду, але він може, натиснувши спеціальний клавіш, переглянути перелік кодів і вибрати потрібний.

Може застосовуватися такий варіант введення інформації: на екрані зображається форма первинного документа із деякими доповненнями, які пов’язані з особливостями обробки інформації на ЕОМ. Серед доповнень найчастіше присутні місця для введення кодів або вибору найменувань. Якщо користувач знає код, то він набирає його на клавіатурі. Відразу у місці для вибору найменувань з’являється відповідне коду найменування, якщо код знайдений у спеціальному довіднику, або лишається прогалина в противному разі.

Майже ніколи при введенні інформації з первинних документів на клавіатурі не вводяться найменування. Вони або замінюються кодами (вводиться лише код) або вибираються з довідників, які зберігаються на машинних носіях. Найменування можуть явно вводитись тільки тоді, коли на їх основі не будуть групуватися дані або коли вони вводяться для поповнення довідників.

Усі атрибути документа, які можна дістати на ЕОМ, автоматично заносяться в екранну форму документа. Користувач при бажанні може замінити значення атрибуту, внесеного автоматично. Наприк­лад, дата документа може автоматично заноситись із системної дати ЕОМ, номер документа може бути обчислений з попереднього номера документа, якщо на ЕОМ ведеться облік номерів документів.

Контроль введеної інформації в діалоговому режимі найчастіше виконується візуально і програмно. Користувач під час набору інформації на клавіатурі або після закінчення вводу переглядає дані, які були набрані, на екрані дисплея. Візуальний конт­роль, який пов’язаний з друкуванням змісту масиву, використовується лише тоді, коли первинні документи формуються і друкуються на ЕОМ або коли на ЕОМ складаються різноманітні реєстри, призначені для контролю повноти введеної інформації.

Програмний контроль виконується під час вводу кожного атрибута, якщо такий контроль передбачений. Здебільшого контролюється наявність окремих кодів у довідниках та шаблон атрибута. Під час некоректного вводу користувач одразу отримує попе­реджувальне повідомлення. Таке повідомлення може бути написом на екрані або звуковим сигналом.

Контроль введеної інформації можна організувати жорстко або довільно. Жорсткий контроль передбачає, що після введення кожного рядка документа або атрибуту наступний не можна вводити, доки не буде виконаний контроль попереднього. Для цього у програмах вводу інформації передбачені призупинення роботи програм до отримання відповідей на запитання про коректність вводу або неможливість переходу на введення наступної порції даних доти, доки не буде введено правильну інформацію.

Довільний контроль передбачає, що користувач контролює інформацію, переглядаючи її на екрані за своїм бажанням. Програми вводу не перевіряють коректності введеної інформації. Користувач може зовсім не перевіряти інформацію, і програма вводу запише її на магнітний диск, тоді як при жорсткому конт­ролі інформація записується на диск тільки після обов’язкової її перевірки.

Якщо контроль був організований жорстко, то після вводу всієї інформації бажано надати користувачеві змогу ще раз переглянути та скоригувати інформацію. Це відбувається тому, що під час жорсткого контролю можливі випадкові помилки, які користувач відразу не помітив. Нехай, наприклад, введено код, який є в довіднику, але це не той код, що потрібний (контроль перевіряє тільки наявність коду, а не його відповідність документу). У разі довільного контролю випадкових помилок може бути ще більше через неуважність користувача. Тому в діалоговому режимі може виконуватись така операція, як коригування інформації.

Операція коригування інформації може виконуватись над вхід­ною і результатною інформацією. Вхідна інформація підлягає коригуванню, найчастіше після її набору на клавіатурі, але може коригуватися й в інші проміжки часу. Наприклад, на ЕОМ виписується накладна на відвантаження продукції. Через деякий час (протягом завантаження машини, яка прийшла за вантажем) виникає потреба внести до неї зміни (додати витрати на транспорт або якісь інші витрати, що не були враховані відразу під час виписування накладної). Користувач не виписує накладну заново, а тільки викликає її форму на екран і вносить до неї необ­хідні зміни.

Вхідна інформація може коригуватися і після обчислювальної обробки, але це буває лише тоді, коли інформація не пов’язана зі зберіганням матеріальних цінностей. Наприклад, був проведений розрахунок оптимального плану випуску продукції. Необхідно з’ясувати, які зміни можливі в роботі організації в разі зміни будь-яких вхідних параметрів. Тоді коригується вхідна інформація і виконується новий розрахунок. Дуже рідко може коригуватися вхідна інформація, пов’язана зі зберіганням матеріальних цінностей. Таке коригування відбувається лише у випадках, коли на основі віддрукованих результатних відомостей виявлені помилки у вхідних документах. Для коригування в такій ситуації розробляється спеціальна технологія, яка може передбачати введення нових записів — виправлень або внесення змін особою, яка не має безпосереднього доступу до цінностей.

Результатна інформація коригується насамперед під час планових або нормативних розрахунків. Зміни до результатних даних вносяться згідно з уявленням фахівця про стан якогось процесу. Такі зміни необхідні для видавання управлінських рішень на робочі місця конкретних виконавців. Наприклад, був проведений розрахунок завдань виробничим бригадам згідно з планом відвантаження продукції покупцям. Такий розрахунок базується на нормативах і може абстрагуватися від реального стану виробництва. Коли робітник, який виконує розрахунок, має відомості про наявність великої кількості окремих деталей на складах підприємства, то він на свій розсуд може внести зміни до завдань бригадам (зменшити завдання з випуску деталей конкретного найменування).

Розрахунок на ЕОМ — це автоматична операція. Вона здебільшого реалізується за предметним принципом, тобто в головному «меню» програм для розрахунку передбачена обчислювальна обробка окремо для кожного виду розрахунку. Наприклад, на автоматизованому робочому місці бухгалтера із заробітної плати можуть бути такі розрахунки, які виділені в окремий пункт меню: нарахування за посадовим окладом, нарахування відпускних, нарахування премії тощо.

Операція копіювання інформації в діалоговому режимі пов’я­зана зі зберіганням інформації і виконується так, як це робиться під час створення і введення інформаційних масивів. Дуже часто операція копіювання виконується, щоб передати інформацію на інше робоче місце. Вона може виконуватись як засобами операційної системи, так і програмно (окремий режим роботи). Багато робочих місць, де обробка інформації ведеться в діалоговому режимі, обробляють інформацію, яка використовується в інших під­розділах. У таких випадках операція копіювання призначена для передавання інформації на інші робочі місця, якщо це неможливо зробити засобами мережі ЕОМ.

Відображення інформації в діалоговому режимі також має свої особливості. Безпосередній доступ користувача до ресурсів ЕОМ спричинюється до того, що частина інформації відображується на екрані ЕОМ, а не друкується. Залежно від її призначення та обсягу інформація може лише роздруковуватись, виводитись тільки на екран або виводитись на друк чи екран за бажанням користувача. На відміну від пакетного режиму тут не обов’язкова передача роздрукованої інформації. Така операція виконується лише тоді, коли інформацією користуються в кількох підрозділах, де немає своїх ЕОМ.

Для більшості інформаційних систем, де в діалоговому режимі немає жорсткої послідовності дій, передбачається операція завер­шення роботи. Вона може бути виконана в будь-який момент часу, коли можливий вибір режиму роботи. Ніяких дій при цьому не виконується. Режим потрібний для припинення доступу до системи. На додаток така операція може передбачати примусове копіювання інформаційних масивів або відімкнення ЕОМ від мережі та електричного струму.

Якщо обробка інформації ведеться в мережі ЕОМ, то серед технологічних операцій можуть бути й такі, які пов’язані з особливостями роботи в мережі. Наприклад, це може бути операція встановлення зв’язку з іншими ЕОМ, пересилання повідомлень, очікування відповіді і т. ін.

Контрольні запитання:

1. Яка перша технологічна операція виконується під час пакетної обробки інформації?

2. Чому облікові документи обов’язково повертаються у місце їх заповнення, якщо в процесі їх прийому в докумен­тах були виявлені помилки під час централізованої обробки інформації?

3. Навіщо знімають страхові копії з підготовлених машинних носіїв?

4. Яке призначення операції доступу до інформаційної системи? В яких випадках ця операція буде виконуватись у пакетному режимі роботи ЕОМ?

5. Чому в пакетному режимі роботи ЕОМ вихідні документи обов’язково друкуються, а діалоговому режимі вони можуть виводитись на екран?

6. Що є основою для відокремлення режимів роботи ЕОМ? Які з них різняться з точки зору технології обробки інформації?

7. Як впливає на технологію обробки інформації робота в локальній мережі ЕОМ?