Організація пакетного режиму обробки інформації

Пакетний режим роботи передбачає виконання технологічних операцій у заздалегідь визначеній жорсткій послідовності. Iноді така послідовність може порушуватись, але ці порушення мають бути попередньо обумовлені.

Якщо інформація обробляється централізовано, то вона збирається і реєструється не в тому підрозділі, де буде оброблятися. Тому в пакетному режимі здебільшого першою технологічною операцією буде операція приймання та контролю інформації. Най­частіше приймаються первинні документи, але можуть прийматися й машинні носії або інформація, яка передається каналами зв’язку.

Для приймання документів може бути призначена окрема людина, яка відповідає за приймання і перевірку документів, їх зберігання та повернення після обробки в підрозділи організації, де такі документи мають постійно перебувати. Якщо в організації великий документообіг, то оператор, який приймає документи, повинен їх зареєструвати у спеціальному журналі. У ньому записуються назви прийнятих документів, дата, коли вони були прий­няті та кількість прийнятих документів. У журналі можуть наводитися й інші відомості, якщо в організації це вважається за потрібне.

Iнформація, яка записана у журналі реєстрації, може використовуватися для контролю за своєчасністю передавання інформації або для з’ясування претензій між підрозділами в разі втрати документів.

Контроль прийнятих документів поверховий. Людина, що їх контролює, перевіряє не зміст документа, а лише його формальну відповідність правилам заповнення та чіткість запису всіх символів у документі. Документи, правильно заповнені, та документи, в яких є незрозумілі або сумнівні символи, не мають права оброб­лятися. Такі документи повертаються в ті підрозділи, де вони були заповнені.

Iноді, коли документи обробляються на рівні міністерств, відомств (статистична звітність) або коли вони не містять облікових даних, пов’язаних з матеріальною відповідальністю, вони мо­жуть бути виправлені людиною, яка їх контролює, на власний розсуд, або після телефонних переговорів з особами, які відповідають за документи. Наприклад, обчислювальний центр дістав на обробку табель відпрацьованого часу, на основі якого нараховується заробітна плата. У разі відсутності підписів у табелі та за наявності сумнівних символів табель повертається в бухгалтерію. Якщо в обчислювальному центрі розраховується нормативна собівартість продукції і для розрахунку плановий відділ передав коефіцієнти непрямих витрат, а ті записані нечітко, то оператор, який конт­ролює документ, може зателефонувати до планового відділу, з’ясу­вати коефіцієнти і навести їх у документі, не повертаючи його.

Приймання машинного носія теж потребує реєстрації факту прийняття у спеціальному журналі, після чого з носія знімається копія, а сам носій повертається туди, де він був сформований. Якщо носії приймаються з кількох підрозділів, то після приймання останнього з них може виконуватись операція формування робочих масивів. Ця операція виконується автоматично і здебільшого передбачає злиття окремих файлів в один.

Якщо інформація приймається по каналах зв’язку, то для перевірки повноти прийнятої інформації в обумовлений час на ЕОМ може роздруковуватися довідка про прийняту інформацію. Така довідка містить дату передачі інформації, місце, звідки була передача, та допоміжну службову інформацію, яка дає змогу прий­няти рішення про подальші дії - виконувати розрахунки, або чекати передачі наступної порції інформації.

Після прийняття інформації готуються та контролюються машинні носії. Перед набором на клавіатурі в документи можуть добиратися коди (якщо вони не були проставлені під час виписування документа) з різноманітних класифікаторів.

Вибір варіанта набору на клавіатурі та методів контролю залежить від наявних технічних засобів, програмного забезпечення, а іноді й від особливостей самих документів. Наприклад, відсутність пакета програм, що дає змогу проводити контроль за контрольними підсумками, потребує застосування візуального контролю. Форми статистичних звітів здебільшого містять контрольні суми, тому найпридатнішим може виявитись метод розрахункового контролю.

Зі сформованих машинних носіїв обов’язково знімаються копії: робочі або страхові. Якщо інформація відразу заносилася на знімний машинний носій, то знімається робоча копія на жорсткий магнітний диск. У противному разі знімається страхова копія на знімний носій інформації. Страхові копії зберігаються для того, щоб можна було поновити інформацію в разі її втрати.

Операції прийняття інформації та підготовки машинних носіїв виконуються не завжди. Вони потрібні лише тоді, коли інформація, яка необхідна для розрахунку, виникла і зберігається в інших підрозділах.

Наступна операція виконується завжди - це розрахунок на ЕОМ. Вона може бути першою операцією в технологічному процесі, якщо для розрахунку використовуються результати інших розрахунків на ЕОМ. Наприклад, для розрахунку даних за реалізацією продукції необхідні відомості про відвантаження продукції та надходження грошей на рахунок у банку. Такі відомості можуть формуватися на ЕОМ, якщо на ній передбачено розв’язу­вання таких задач.

Під час розрахунку на ЕОМ можуть друкуватися відомості та формуватися масиви інформації. Масиви інформації можуть копіюватися на знімні машинні носії, якщо їх потрібно передати на інші ЕОМ або якщо вони містять відомості, що нагромаджуються з початку року або якогось іншого періоду. Наприклад, під час розрахунків, пов’язаних з обліком наявності та руху матеріалів на складі, формується масив залишків матеріалів на кінець місяця. Цей масив використовуватиметься для розрахунків у наступному місяці, тому його треба скопіювати. Випадкова втрата такого масиву, якщо не буде страхової копії, вимагає великих витрат робочого часу для його поновлення. Таке поновлення можливе лише за рахунок набору втраченої інформації на клавіатурі ЕОМ.

Друкування відомостей може виконуватися під час розрахунку, якщо друкується невелика кількість аркушів. Якщо аркушів багато, друкування виділяється в окрему операцію. Віддруковані відомості обов’язково контролюються на якість друку. Окремі аркуші можуть передруковуватись. Перевірені відомості передаються користувачеві. Передаватися можуть також машинні носії або інформація по каналах зв’язку.

У конкретних умовах розглянутий типовий технологічний про­цес обробки інформації в пакетному режимі може доповнюватися й іншими операціями. Наприклад, операцією об’єднання масивів, якщо вони формуються окремо, а далі мають використовуватись або передаватись разом, операцією розмноження результатних відомостей, якщо необхідно мати кілька примірників, і т. ін.

При застосуванні пакетного режиму окрім розв’язування конк­ретних задач як окрема технологія розглядається технологія ведення масивів нормативної довідкової інформації. Для такої роботи призначаються окремі спеціалісти, які мають вносити необхідні зміни в масиви НДI. Оскільки зміни до масивів можуть виникати в різних підрозділах і не всі зміни можуть реєструватися, у програмах розрахунку конкретних показників можуть бути передбачені фрагменти, які формують повідомлення про некорект­ність нормативно-довідкових масивів. Ці повідомлення роздруковуються й аналізуються особами, які відповідають за ведення масивів. На підставі цього матеріалу згадані особи разом із робіт­никами інших служб з’ясовують всі необхідні зміни до масивів. Технологічні операції з ведення масивів можуть збігатися з переліком операцій, виконуваних під час розв’язання звичайної задачі.

Типову технологію обробки інформації в пакетному режимі роботи ЕОМ ілюструє рис. 6.1.

Рис. 6.1. Схема типової технології обробки інформації
у пакетному режимі