У каждого проекта должна быть концепция. Если проект небольшой, то для изложения концепции часто достаточно несколько абзацев. Однако, стартовать проект без концепции, это все равно, что отправлять корабль в плавание, не определив для него пункт назначения.
Концепция проекта разрабатывается на основе анализа потребностей бизнеса. Главная функция документа — подтверждение и согласование единого видения целей, задач и результатов всеми участниками проекта. Концепция определяет что и зачем делается в проекте.
Концепция проекта это ключевой документ, который используется для принятия решений в ходе всего проекта, а также на фазе приемки — для подтверждения результата.
Она содержит, как правило, следующие разделы:
· Название проекта
· Цели проекта
· Результаты проекта
· Допущения и ограничения
· Ключевые участники и заинтересованные стороны
· Ресурсы проекта
· Сроки
· Риски
· Критерии приемки
· Обоснование полезности проекта
В качестве примера, который позволит иллюстрировать теоретическое изложение основ управления проектами, возьмем реальный проект разработки ПО для автоматизации одного из подразделений крупной производственной компании. Назовем его «Автоматизированная система продажи документации».
Краткая легенда проекта. Заказчик ОАО «XYZ» является одним из ведущих производителей сложных технических изделий. Отдел «123», входящий в ОАО «XYZ», отвечает за продажу дополнительной сопроводительной документации для клиентов ОАО.
Дополнительная документация не входит в стандартную поставку, поскольку владелец этого технического изделия не всегда сам его эксплуатирует, а передает в эксплуатацию другой компании, которая становится клиентом «XYZ», и закупает у нее эксплуатационную документацию. Ремонт и техобслуживание конкретного изделия может выполнять третья компания, которой уже потребуется детальная техническая документация по ремонту и обслуживанию. Она также становится клиентом «XYZ» и закупает у нее требуемую продукцию.
Основная функция отдела «123» — получение и обработка заказов на дополнительную документацию, согласно ежегодно рассылаемому каталогу. В связи с переездом отдела «123» в новое здание, была поставлена задача на разработку и поставку системы, автоматизирующей основную деятельность отдела «123».
Текст документа Концепция проекта, который будет приводиться в качестве примера, будем выделять цветом фона.
7. Планирование проекта: понятие, необходимость, значение.
Планирование проекта (Project Planning) – непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом складывающейся обстановки.
Планирование является наиболее важным процессом управления проектом, определяющим во времени всю деятельность по осуществлению проекта.
Процессы планирования осуществляются на протяжении всего жизненно цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта и оканчиваются детальным планом работ завершающей фазы проекта. При этом происходит уточнение и детализация планов по мере прогресса проекта. На стадии планирования определяется организация, методы и средства управления осуществлением проекта, как целостной системы, так и в разрезе отдельных ее этапов и элементов.
Планирование логически связано с другими важными стадиями процесса управления, такими как инициация, организация и контроль выполнения, анализ и регулирование, закрытие проекта.
Цель планирования состоит в построении модели реализации проекта.
Основным результатом стадии планирования является Сводный план осуществления проекта, объединяющий результаты планирования по всем функциям управления проектом. Этот документ является главным и определяющим при осуществлении проекта, он выполняет роль модели (плана) действий и прогноза состояния осуществления проекта и его окружения. В процессе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и вне него. Поэтому основное назначение планирования заключается в непрерывном поддержании курса осуществления проекта на пути к его успешному завершению.
Примерная структура Плана проекта (общего, на примере формы структуры).
Примерная структура проекта
Название проекта
Обоснование актуальности проекта
Цель проекта
Задачи проекта
Участники проекта
Рабочий план реализации проекта
| № | Форма и название мероприятия, уровень | Дата | Целевая аудитория | Примечание |
| ||||
| 1.1. | Определение рабочей группы по реализации проекта. | Заполняется ОУ | Заполняется ОУ | |
| 1.2 | Разработка расширенного плана работы по проекту. | |||
| 1.3. | Заполняется ОУ | |||
| 1.4. | ||||
| ||||
| 2.1. | Проведение входной диагностики участников проекта. | Заполняется ОУ | Заполняется ОУ | |
| ||||
| 3.1. | Проведение в ОУ мероприятия, посвященного старту реализации проекта | Заполняется ОУ | Заполняется ОУ | |
| 3.2. | План мероприятий по реализации проекта с указанием даты, формы, места, ответственных (заполняется ОУ) | Заполняется ОУ | Заполняется ОУ | |
| … | Освещение работы ОУ в рамках проектов в СМИ на районных РМО и совещаниях директоров (написать конкретно). | Заполняется ОУ | Заполняется ОУ | |
| … | Участие в районных мероприятиях (написать конкретно). | Заполняется ОУ | Заполняется ОУ | |
| ||||
| 4.1 | Проведение итоговой диагностики | Заполняется ОУ | Заполняется ОУ | |
| 4.2. | Сравнительный анализ входной и итоговой диагностики, выводы | |||
| 4.3. | Предложения по планированию (написать конкретно). | Заполняется ОУ | Заполняется ОУ | |
| и др. |
Прогнозируемые краткосрочные и долгосрочные результаты реализации проекта
Дальнейшее развитие проекта
