Шаг второй: Установление логической связи между положениями документа

Перейдем к проблемам. С первого прочтения становится очевидно, что в этом списке существуют определенные причинно-следственные отношения, которые мы бы хотели представить настолько ясно, насколько это возможно (Рис. 8. Шаг 2). При анализе этих отношений мы обнаруживаем две цепочки с причин­но-следственной связью и пропущенными звеньями, которые в этих цепочках следовало бы восстановить.

Теперь мы готовы сделать некоторые выводы. Либо в докладе говорится о том, что стоимость высока, потому что низка продуктивность и велики вре­менные затраты, либо о том, что для уменьшения стоимости необходимо уп­ростить методы и процедуры и поднять заработную плату. Чтобы определить, о чем собственно идет речь, нам приходится еще раз пересмотреть Введение. О каких проблемах, уже известных читателю, сообщается во Введении? Очевид­но, читатель знает, что стоимость - это архиважно, что фирма ТТВ неконкурен­тоспособна в отношении цены на простые работы, что, возможно, в ТТВ никто не может оценить, действительно ли так высока стоимость. В этом случае мы мог­ли бы выстроить процесс обдумывания так:

1. Тема = составляющие стоимости.

2. Вопрос = они действительно так высоки?

3. Ответ = да.

4. Ситуация = составные части стоимости типографского набора -

наиболее важный элемент полной стоимости.

5. Проблема = неизвестно, действительно ли стоимость так высока

по сравнению с уровнем конкурентов.

Вопрос (2) = действительно ли она выше, чем у конкурентов?

Ответ (2) = да.

6. Новый вопрос (3) = как нам уменьшить стоимость?

7. Ключевая линия = исключить лишние этапы в процессе работы и поднять

зарплату до сопоставимого с конкурентами уровня.

На рис. 9 показано, как эти идеи могли бы быть организованы в более при­емлемой версии доклада. Читатель мог бы не согласиться с выводами моло­дого консультанта, но, по меньшей мере, счел бы доклад ясным и понятным, определил, с чем он не согласен, и решил бы, что стоит обдумать более тща­тельно.

Чтобы можно было показать, как во Введение включаются все суждения, относящиеся к ключевой линии, здесь приводится полный текст доклада. Такое включение позволяет читателю начать обдумывать доклад за первые тридцать секунд чтения или еще раньше. А поскольку весь документ посвящен только объяснению утверждений ключевой линии или обоснованию этих положений, ни одна важная мысль не ускользнет от внимания и не выпрыгнет неожиданно и необоснованно из какого-нибудь темного места документа. Соответственно, если читатель ограничен во времени, он может быстро ухватить основную мысль. Поэтому помните: если ваши доводы не становятся «родными» за первые три­дцать секунд чтения, переработайте документ.

Рис. 9. Переработанный доклад для фирмы ТТВ

Кому:

От кого:

Дата: август 22, 2001

Тема: ТТВ

Я провел две недели в Оулесбери, изучая стоимость типографского на­бора и факторы, влияющие на нее. Как мы уже знаем, стоимость набора со­ставляет 40% полной стоимости изданий в твердых переплетах и 50-55% изданий в мягких переплетах. В ТТВ точно не установлено, так ли высока стоимость типографского набора, но в данный момент очевидно, что компа­ния отстает от конкурентов по себестоимости дешевых изданий.

Наши предварительные исследования показали, что стоимость типо­графского набора может быть значительно снижена за счет следующего:

• Исключения излишних этапов в процессе набора.

• Повышения уровня оплаты труда.

ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЗБЫТОЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ЭТАПОВ

Производительность в ТТВ отстает от среднего уровня на 20-50%. Ана­лиз процесса набора показывает, что при издании разных видов книжной продукции сохраняются все этапы процесса вне зависимости от того,.что на­бирается - Библия или скандальный триллер. Вероятно, этим отчасти объ­ясняется высокая стоимость дешевых изданий.

Данные факты мы обсудили с Роем Вальтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Кеннеди высказал пожелания произвести опытный вы­пуск изданий, в процессе которого были бы исключены некоторые шаги, чтобы изучить: (1) как повлияет исключение на качество изданий и упроще­ние работы; (2) как повлияет исключение на производительность.

В начале следующей недели мы попробуем изменить процесс набора для нескольких простых изданий и проконтролируем, как скажутся эти из­менения на качестве и времени, а также узнаем реакцию заказчиков на них. Ожидаемая экономия может составить 10% от общего объема стоимости. Также планируется завершить детальное изучение других методов работы.

УВЕЛИЧЕНИЕ ОПЛАТЫ ТРУДА

Уровень оплаты труда в фирме ТТВ ниже, чем в среднем по региону, поэтому ТТВ испытывает дефицит кадров: новые сотрудники не приходят, старые - увольняются. Два наборщика уволились только, что, в результате чего в отделе осталось меньше сотрудников, чем планировалось. Теперь большая часть работы будет производиться в неплановых условиях. Оплата сверхурочных приведет к увеличению расходов на оплату труда на 50%.

Кроме того, профсоюзы требуют дальнейшего роста зарплаты. Учиты­вая эти факторы, следует нанять сотрудников и исключить сверхурочные работы.

К сказанному добавлю, что и заголовки в документе должны выделять и под­черкивать главные мысли в структуре вашего документа, чтобы читатель быст­ро схватывал общую задачу и мог сложить ее из частностей, если документ очень велик. Поэтому, когда вы подбираете слова для заголовков и оглавлений, старай­тесь отразить существенные идеи, а не общие категории или этапы осмысления (подробнее об этом см. в главе б «Как организовать и высветить структуру до­кумента».). Никогда не пользуйтесь такими словами, как, например, «Изыска­ния», «Выводы». Такие заголовки лишены смысла и ценности для того, кто мо­жет только быстро ознакомиться с документом.