й етап: Підведення підсумків наради

Підведення підсумків наради включає:

• прийняття рішення;

• підписання протоколу;

• контроль за виконанням прийнятих рішень. Прийняття рішення - кульмінація наради.

Існують наступні способи підготовки проекту рішення і варіантів його прийняття:

1) до початку наради керівник, його помічники або ініціативна група готують проект рішення, який вручають учасникам, об­говорюють у ході наради і приймають із змінами і доповнен­нями, внесеними під час обговорення; при обговоренні такий порядок може бути принципово змінений;

2) проект готують до початку наради, проте учасників з ним не ознайомлюють; його автори у ході наради вносять у проект зміни і доповнення, а потім пропонують його для обговорення і прийняття;

3) ведучий наради готує рішення на основі узагальнення думок учасників; як правило, такі рішення мають компромісний ха­рактер і є прийнятними для представників різних поглядів;

4) проект рішення готують у ході наради на основі внесених про­позицій; таких проектів рішення може бути декілька;

5) проект рішення готує керівник, переконуючи потім учас­ників у доцільності його прийняття;

6) рішення приймають на основі єдиноначальності; керівник формулює його, ігноруючи пропозиції усіх або більшості учас­ників, викладаючи при цьому лише аргументи, що зумовили

таке рішення.

При підготовці проекту рішення слід, по-перше, обговорити усі найважливіші принципові положення, які входять до нього. По-друге, необхідно чітко зазначити, що слід зробити, хто, коли і за якими критеріями оцінюватиме результат, хто і як контролюватиме виконання рішення.

До складання проекту рішення слід залучати найактивніших учасників наради, зокрема, тих, чиї пропозиції ввійшли у цей проект.

Керівник (ведучий наради) зобов’язаний своєчасно підписати протокол, а технічний секретар (референт, інспектор з діловодства або інший працівник) - виконати комплекс операцій щодо контро­лю за виконанням прийнятих рішень, своєчасного їх доведення до зацікавлених осіб.

Метою інструктивної наради є передавання її учасникам вказівок і розпоряджень, роз'яснення і деталізація їх щодо конкрет­них умов роботи, встановлення методів і строків виконання вказівок, визначення завдань підрозділів і виконавців.

Оперативна нарада відрізняється від інших стабільним скла­дом учасників, постійним місцем і часом проведення, відсутністю заздалегідь підготовленого порядку денного, відносною нетри­валістю. Основне завдання такої наради - одержання інформації "знизу" про стан справ.

За допомогою наради методом "мозкової атаки" дістають кількісні оцінки і дані за умови чіткого формулювання проблеми. Особливості методу полягають у тому, що він дає змогу мобілізувати учасників наради, зосередити їхню увагу на розв'язанні одного зав­дання, виробити рішення, яке б задовольняло усіх учасників і свідо­мо приймалося ними.

Нарада без наради проводиться в три етапи: керівник форму­лює у письмовому вигляді проблему, яка вимагає колективного рішення; підбираються необхідні дані і вихідні матеріали для рішення проблеми, а також складається-список осіб, які можуть взяти участь у пошуку оптимальних рішень, їм висилають бланки з письмовим формулюванням проблеми і вказівкою місцезнаходжен­ня матеріалів для її можливого рішення; кожен з учасників пови­нен виробити свою точку зору і письмово викласти її на тому ж блан­ку. Один з учасників обговорення, призначений керівником, збирає заповнені бланки, знайомиться з їх змістом, розмовляє з кожним учасником, уточнюючи пропозиції та приймає остаточне рішення щодо вирішення проблеми.

Поєднання можливостей телефону, телебачення та обчислю­вальної техніки дало змогу створити новий тип комунікацій, що на­був значного поширення, - телеконференції.