Технологія проведення ділової наради

Розділ 10. ОРГАНІЗАЦІЯ

ТА ПРОВЕДЕННЯ НАРАД І ЗБОРІВ

ВИДИ ДІЛОВИХ НАРАД

Наради, засідання, збори являють собою різні форми участі персоналу організації у розгляді, обговоренні, вирішенні будь-яких питань.

Дослідження свідчать, що керівники різних рангів вико­ристовують від 10 до 50 % свого робочого часу на проведення на­рад і засідань, багато часу витрачається і на їх підготовку. Іноді керівник протягом робочого дня буває на трьох-чотирьох засідан­нях і нарадах.

На нарадах керівник роз'яснює свою позицію, переконує при­сутніх, готує до правильного сприйняття свого рішення. Коли з'яв­ляється наказ, розпорядження або вказівка, робітники, що були присутніми на нараді, сприймають його як результат рішення, у підготовці якого вони брали участь.

Наради і засідання - найбільш поширені методи керівництва, способи підготовки і прийняття управлінських рішень, вивчення і формування думки колективу, оцінки здібностей підлеглих. Уміле проведення наради, щира зацікавленість присутніх в її рішеннях дають змогу залучити до активної дискусії навіть інертних людей, що рідко виступають.

Оволодіння знаннями і навичками, необхідними для ор­ганізації і проведення нарад, зборів і засідань, а також ефективної участі в них - один з найважливіших елементів підготовки керівника, удосконалення організації його роботи. Слід зазначи­ти, що практика проведення численних і багатолюдних нарад, яка набула значного поширення на деяких підприємствах, приз­водить до того, що керівники підрозділів і головні спеціалісти не­раціонально використовують свій робочий час, позбавлені можли­вості планувати робочий день, відволікаються від виконання своїх прямих обов'язків, не можуть кваліфіковано та оперативно впливати на організацію роботи.

Порядок, коли усі або більшість питань, з яких рішення ма­ють бути прийняті тільки конкретними керівниками, розглядають на нарадах, знижує відповідальність керівного складу, знижує ініціативу, бажання самостійно приймати рішення.

Існує певна відмінність між такими формами колективної ро­боти, як нарада, засідання і збори.

Нарада - це форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.

Нарада - одна з найдієвіших форм залучення членів трудово­го колективу до розв'язання встановлених перед ним завдань, уп­равління організацією. Вона дає змогу керівнику впливати через її учасників на весь колектив підприємства.

Засідання - це форма організації роботи постійно діючого ор­гану (комітету, колегії, ради, комісії, групи).

У більшості випадків проведення засідання передбачається статутом, хоча іноді засідання може проводитися за ініціативою керівника.

Збори - це спільна присутність у певному місці людей, об'єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).

Слід відзначити, що у практиці управлінської діяльності пе­реважають наради.

Наради мають як позитивні, так і негативні сторони.

До позитивних сторін ділової наради належать:

• можливість оперативно та у короткий термін одержати потрібну інформацію, ознайомитися з різними точками зору на проблему і шляхи її вирішення;

• прийняття колегіальних рішень.

При цьому нарада є ефективною та економічно доцільною, як­що вона виступає засобом одержання, перевірки та обліку, а не ви­дання інформації.

До негативних сторін ділової наради належать:

• їх висока вартість;

• невизначеність колективної відповідальності. Класифікація ділових нарад:

1. За цілями:

• навчальні (мета наради - передати учасникам певні знання, і тим самим підвищити їх кваліфікацію);

• роз'яснювальні (керівник намагається переконати учасників на­ради у необхідності, вірності та своєчасності його стратегії і дій);

• проблемні (мета наради - розробка шляхів і методів рішення проблем);

• координаційні (мета наради координація роботи підрозділів);

• інформаційні (мета наради - здійснення збору, обміну і уза­гальнення даних з будь-якої проблеми і визначення поглядів учасників наради).

2. За способом проведення:

Диктаторські

Диктаторська нарада характеризується такими ознаками: право голосу має тільки керівник; він сам викладає свої пог­ляди, видає наказ або вказівку; кількість учасників не регла­ментують. Особливості таких нарад - збереження ієрархії працівників, однозначність у постановці завдань, швидке здійснення рішень;

Автократичні

Автократична нарада є різновидом диктаторської, її хід пе­редбачає запитання керівника і відповіді учасників наради. На вимогу або за дозволом керівника допускаються виступи. Кількість учасників подібної наради обмежена. Такі наради, як правило, являють собою своєрідний звіт учасників перед керівником, під час якого кожний має можливість більшою або меншою мірою викласти свій погляд; сегрегативні

Сегрегативна нарада передбачає порядок, при якому керівник сам визначає тих, хто має виступити, тобто тих, кого він ба­жає вислухати.

Дискусійні

Дискусійні наради являють собою найбільш демократичний спосіб вирішення проблем, що виносять на нараду. Такі наради організовують у разі потреби координації дій співробітників або підрозділів, їх може проводити як керівник, так і обраний учасниками голова. Кількість учасників обмежена, звичайно не більш як 15 чол. Кожний учасник дискусійної наради має можливість вільно викласти свою думку, що сприяє підвищен­ню відповідальності за виконання прийнятих рішень, дає змо­гу відкрито обговорювати будь-які погляди, у тому числі керівника, сприяє згуртованості членів колективу;

Довільні

Довільна нарада, як правило, має місце тоді, коли обмінюють­ся думками працівники, професійні обов'язки яких тісно взаємопов'язані. Вона відбувається без порядку денного, без голови, на ній не приймають ніяких рішень. Прикладом такої наради є обговорення керівником, його заступниками, помічниками, провідними спеціалістами загального стану справ або досить великої і важливої проблеми.

3. За ступенем підготовленості:

а) заплановані

До запланованих нарад належать:

• наради, які регулярно проводять керівники, - щотижневі нара­ди, наприклад, з якості, та ін. їх проводять звичайно з встанов­леною періодичністю, у той самий час, з відносно стабільним складом учасників, часто з практично постійним порядком ден­ним, наприклад, підведення підсумків тижня (місяця), визна­чення завдання на наступний тиждень, розподіл робіт і ре­сурсів (робочої сили, часу), узгодження взаємодії та ін.;

• наради з найважливіших проблем діяльності організації, що потребують, як правило, спеціальної підготовки, присутності представників інших установ тощо;

б) позапланові: проводять у разі виникнення непередбачених, надзвичайних ситуацій (наприклад, при надходженні нормативного документа, що змінює порядок роботи та ін.)

4. За періодичністю:

• разові;

• регулярні;

• періодичні.

5. За кількістю учасників:

• наради з вузьким складом учасників (до 5 чоловік);

• розширені наради (до 20 чоловік);

• представницькі наради (понад 20 чоловік).

6. За складом учасників:

• наради з постійним складом учасників;

• наради з непостійним складом учасників;

• наради зі змішаним складом учасників;

• наради зі складом, регламентованим нормативним актом.

ТЕХНОЛОГІЯ ПРОВЕДЕННЯ ДІЛОВОЇ НАРАДИ

У роботі керівника, пов'язаній з організацією нарад, можна виділити три етапи:

1) підготовка наради;

2) проведення наради;

3) підведення підсумків наради.

1 етап: Підготовка наради.

Підготовка наради включає:

• планування наради;

• підготовку доповіді і проекту рішення;

• підготовку документів і приміщення. Планування наради

Заплановані наради проводять звичайно згідно із графіком, який складають на місяць (квартал).

Графік погоджують із загальним розпорядком дня підприємства. Він складається з таких пунктів:

1. Хто проводить нараду (директор, заступник директора, голов­ний бухгалтер та ін.).

2. Час проведення (день тижня і години дня), наприклад: другий і четвертнії вівторок о 16 год. 30 хв.

3. Місце проведення.

4. Склад присутніх.

У разі потреби графік доповнюють порядком денним. Проте регулярні наради типу щоденних, а також операти­вок, як правило, наперед обумовленого порядку денного не ма­ють. На них вирішують поточні, оперативні питання діяльності підприємства, підрозділу.

Рішення про проведення наради приймає керівник.

Дату і час проведення наради встановлюють згідно з планом або за вказівкою керівника. У разі потреби їх погоджують із зацікавленими підрозділами і працівниками. Тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 год., а оперативної - 30-35 хв.

Нараду доцільно проводити у другій половині дня, оскільки перша більш продуктивна для самостійної роботи. Не рекомендуєть­ся проводити більш як одну нараду на день, тим більше з постійним складом учасників.