– на стадии проведения переговоров по контракту необходимо обговаривать лучшие условия для Подрядчика (задача начальника);
– выставлять вовремя счета, следить за платежами Заказчика;
– вовремя выставлять счет на предоплату (бухгалтер);
– контроль за осуществлением предоплаты;
Основными принципами и целями внутрифирменных систем информации являются:
– Определение требований к содержанию информации, и ее характеру в зависимости от целенаправленности;
– Выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
– Определение потребностей в технических средствах (в том числе, в компьютерной технике) на предприятии в целом;
– Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
– Автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;
– Автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.
Важными задачами внутрифирменной системы управления являются:
– координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом;
– определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
– определение основных направлений развития технологий для обработки информации.
Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации – чрезвычайно сложная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также, от его полномочий в принятии управленческих решений.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование.
Для современных условий наиболее характерно использование электронной техники в двух основных направлениях:
– в конторском деле – для замены секретарей-машинисток и делопроизводителей;
– в бухгалтерском деле – для составления письменных финансовых документов, осуществления без кассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.
Характеристика существующей организации обработки информации
Характеристика первичной информации
Носителями входной информации в задаче «Учет заказов» являются следующие первичные документы:
Таблица 1. Первичные документы
| Наименование первичного документа | Идентификатор | Период поступления | Приложение |
| Рецепты | ID101D&7 | При обращении | A |
«Рецепты» заполняются оператором или и отдается гражданину до его приема в назначенный день.
Характеристика результатной информации
В результате решения задачи получаются следующие выходные документы:
Таблица 2. Выходные документы
| Наименование выходного документа | Идентификатор | Период получения | Получатель | Приложение |
| Рецепты | ID201D&7 | По обращению | Гражданин, оператор, архив | А |
Отчет «Готовые рецепты» содержит сведения о выписанном рецепте.
Информационная модель решения задачи и ее описание
| ID101D&7 |
| Дополнительный пакет документов |
| ID101D&7 |
| Дополнительный пакет документов |
В данной информационной модели объектом является «Карточка рецептов» - ID101D&7.
Карточка рецептов состоит из следующих реквизитов:
- №
- Дата
- Кому выдана
- К кому на прием
- День приема
- Краткое содержание вопроса
- Резолюция о рассмотрении вопроса
- Срок исполнения для подготовки ответа
- Анализ причин вызывающих обоснование жалобы
Технологический процесс решения задачи и его описание
| Гражданин |
| ID101D&7 |
| Врач |
| ID101D&7 |
| Оператор |
| Архив |
