В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала должна исследоваться во взаимоотношении с внешней средой, а уже затем внутри своей структуры. Этот принцип последовательного продвижения по этапам издания системы должен соблюдаться и при проектировании информационных систем.
Используемое на предприятии информационное обеспечение можно разделить на первичное и вторичное.
К первичным функциям относятся следующие: организация массивов информации; организация потоков информации; организация процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации.
При организации массивов информации используются унифицированные системы документации и классификаторы, с помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемые при организации баз данных.
При организации потоков информации выполняются следующие управленческие процедуры:
- определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления;
- определение состава информации, периодичности её циркуляции и форм представления;
- разработка документооборота;
- использование комплекса технических средств для организации потоков информации;
- установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.
Организация процесса сбора, хранения, обработки и транспортировки информации предполагает:
- обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами;
- распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места её возникновения до потребителя.
Вторичными функциями подсистемы информационного обеспечения является обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики, технологии производства, передовом отечественном и зарубежном опыте в области управления.
Очевидно, что подсистема информационного обеспечения для выполнения вышеперечисленных функций должна быть соответствующим образом организована. Специфика деятельности подсистемы информационного обеспечения состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы организации. Таким образом, сразу возникает вопрос: какое место данная подсистема должна занимать в иерархии предприятия?
В настоящее время возможны три варианта организации подсистемы информационного обеспечения на предприятиях: централизованный; децентрализованный; специализированный.
При централизованном способе организации вся деятельность по информационным технологиям сосредоточена в одном управлении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству компании ответственному за информационные системы и технологии.
Преимуществом централизованного способа организации является обеспечение высокой эффективности работы по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.
При децентрализованном способе организации подсистемы информационного обеспечения специалисты разных функциональных подразделений выполняют функции управления информационными системами каждый в своем направлении.
Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком – дублирование однотипных задач и функций в разных подсистемах.
При специализированном способе организации отсутствует подразделение по информационным системам (технологиям). При необходимости внедрения автоматизированной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе. Это характерно для небольших организаций, которые не могут иметь собственных специалистов в области информационных технологий, занятых полный рабочий день, и прибегают к услугам консультантов.
Преимуществом данного способа организации подсистемы информационного обеспечения является высокий уровень научных и методических разработок, недостатком – сложность учета всех специфических особенностей объекта.
Выбор того или иного способа организации подсистемы информационного обеспечения на предприятии зависит от многих факторов, и, прежде всего, размеров организации, системы управления, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств.
Руководители, которым для успешного осуществления управленческой деятельности необходима как информация из внешней среды, так и разнообразная внутрифирменная информация, должны соблюдать принципы систематизации информационных потоков, а именно:
- обеспечение полноты и достоверности учета всех сторон хозяйственной деятельности, достижение неразрывных связей между оперативным, статистическим и бухгалтерским учетом;
- минимизация информационного шума и ограничение информационной избыточности лишь требованиями надежности;
- обеспечение неразрывной связи между внешней и внутренней информацией и принятием решений на всех уровнях иерархии управления.
Контрольные вопросы
1. Перечислите основные характеристики информационных потоков в системе.
2. Сформулируйте принципы построения информационных потоков.
3. Как организовываются информационные потоки?
4. В чем заключаются функции подсистемы информационного обеспечения?
5. Охарактеризуйте различные способы организации подсистемы информационного обеспечения.
