Під зовнішньоторговельною операцією треба розуміти комплекс дій контрагентів різних країн, спрямованих на здійснення торгового обміну.
Процес проведення зовнішньоекономічних операцій розбивається на кілька етапів і стадій:
1. Підготовчий етап: ●аналіз кон'юнктури міжнародного ринку, рівня його монополізації великими компаніями, можливості проникнення на цей ринок; ●вибір форми і методів роботи наринку; ●вибір контрагентів; ●аналіз і розрахунок цін; ●рекламна кампанія.
Існує ряд найважливіших факторів, що завжди вивчаються під час підготовки будь-якої зовнішньоекономічної операції:
1. Політичні відносини з країною-контрагентом. Напружені політичні відносини з країною-контрагентом, природно, не будуть сприяти можливості укладання контракту.
2. Ємкість і кон'юнктура товарних ринків. Кон'юнктурні спостереження дозволяють перевірити правильність прийнятого рішення щодо ємкості ринку, виявити коливання і найвигідніші умови продажу і покупок, методи здійснення зовнішньоторговельних операцій, час і місце виходу на ринок.
3. Торгово-політичні умови. Серед торгово-політичних умов велика увага приділяється розмірам мита і зборів, методам розрахунку мита, умовам зберігання на митних складах. Крім цього вивчається ліцензійна система і порядок одержання ліцензій, можливість встановлення квот, валютних обмежень; умови торгових договорів даної країни з іншою країною-контрагентом, система санітарно-гігієнічних правил та ін.
4. Транспортні умови. Вони відіграють важливу роль, тому що впливають на ціну товару. Тому варто вивчити наявність прямих рейсів, тарифи лінійного судноплавства, фрахтові ставки; залізничні тарифи, ступінь механізації вантажно-розвантажувальних робіт, вартість збереження вантажу, ставки портових зборів, правила й особливі умови перевезень.
5. Умови платежу і кредиту. Необхідно вивчити можливість надання кредиту, його форми, що найчастіше використовуються в торгівлі тими чи іншими товарами, вартість кредиту.
6. Правові умови. Велике значення має вивчення законодавства про здійснення торгових операцій: страхування і торгове судочинство, закони про правове положення і діяльність іноземних фірм, охорону промислової власності, патентування винаходів, реєстрацію торгових знаків, арбітраж.
7. Специфічні вимоги ринку. У різних країнах склалися певні вимоги до номенклатури, асортименту товарів і їхньої якості. Вони обумовлені географічними, кліматичними умовами, традиціями, смаками і повинні обов'язково враховуватися під час підписання контракту.
8. Канали і методи збуту. Вивчається товарозбутова мережа в країні збуту, роль посередників. Особлива увага приділяється аналізу збутової мережі конкурентів, методам і техніці збуту, нормам обслуговування, рекламі.
2. Організаційний етап: ●встановлення контакту з потенційними контрагентами; ●підготовка і проведення переговорів; ●укладання контракту.
Після вибору іноземного контрагента, необхідно установити з чим контакт, тобто провести роботу з підготовки до укладання угоди.
У процесі підготовки експортної угоди продавець може використовувати різні способи встановлення контактів з потенційними покупцями: ●направити пропозицію (оферту) безпосередньо одному чи декільком можливим іноземним покупцям; ● прийняти і підтвердити замовлення покупця; ●направити покупцю пропозицію у відповідь на його запитання із указівкою конкретних умов майбутнього контракту чи проформою контракту; ●прийняти участь в торгах; ●прийняти участь у виставках і ярмарках;
3. Виконавчий етап: ●підготовка товару до відвантаження (експортером) і підготовка до прийому товару (імпортером); ●укладання допоміжних контрактів (страхових, транспортних, і т.п.); ●врегулювання суперечок: ●здійснення розрахунків.
