Согласно Устава «при предъявлении груза для перевозки, грузоотправитель обязан предоставить перевозчику на каждую отправку груза составленную в соответствии с правилами транспортную железнодорожную накладную и другие, предусмотренные соответствующими нормативными документами перевозочные документы». Указанная накладная и выданная на её основании перевозчиком грузовая квитанция подтверждают заключение договора о перевозке груза. В соответствии с договором перевозки, перевозчик обязуется доставить вверенный ему груз на железнодорожную станцию назначения с соблюдением условий его перевозки и выдать груз грузополучателю, при этом грузоотправитель обязуется оплатить перевозку груза. Содержание договора перевозки излагается в транспортной железнодорожной накладной, которая содержит взаимосогласованные сторонами условия перевозки груза, форму и силу договора накладная принимает после оформления, когда груз принят станцией. Транспортная железнодорожная накладная состоит из четырех листов: первый лист – оригинал накладной, второй – дорожная ведомость, третий – корешок дорожной ведомости, четвертый – квитанция о приеме груза. Бланки накладной изготавливаются типографским или компьютерным способом. Листы накладной заполняются без помарок и подчисток, отдельные сведения могут быть в виде штампилей. Она заполняется грузоотправителем и перевозчиком. При заполнении накладной грузоотправителем указываются: скорость, сведения о вагоне(род вагона, номер, грузоподъёмность, количество осей), индекс негабаритности (если груз не габаритный), наименование и код перевозчика, наименование и код станции отправления, наименование и код станции назначения, наименование грузоотправителя, грузополучателя их почтовый адрес и код, плательщик, знаки отправителя, количество мест, род, упаковка груза, наименование груза и его код, масса груза и способ ее определения, сведение о ЗПО (запорно-пломбировочных устройствах, кем произведено пломбирование, тип, количество устройств, и их контрольные знаки). По грузам требующим соблюдения особых мер предосторожности в верхней части накладной грузоотправителем проставляются предусмотренные надписи, в том числе в виде штампилей и иные отметки, характеризующие особые свойства груза. Объявленная ценность, информация о размещении и креплении груза согласно нормативным актам, проставляются отметки о приложенных к накладной документах, все прилагаемые документы делятся на обязательные (качественные удостоверения и сертификаты при перевозке продуктов питания, ветеринарные свидетельства при перевозке живности, таможенные декларации при перевозке экспортных грузов) и необязательные (способствуют урегулированию отношений между отправителем и получателем) – заполняется отправителем.
При погрузке груза в вагон на месте общего пользования приёмосдатчик вносит следующие сведения: массу груза в кг и способ её определения с указанием типа весов, марку железной дороги, при ввозе груза по частям проставляет дату, количество мест и массу по каждой отдельно завезенной части груза. После погрузки груза в вагон, накладная пересылается в товарную контору. Товарный кассир, получив накладную проверяет правильность её заполнения, проставляет необходимые отметки (об опасности груза, о порядке прикрытия) и на её основании выполняется таксировка. Таксировка – это определение провозных платежей и сборов за оказываемые услуги. При таксировке в накладную вносятся все данные по взысканным платежам, с указанием места расчета. Плата за перевозку зависит от рода груза, типа подвижного состава, в котором груз перевозится, от вида отправки, скорости и расстояния перевозки. При централизованных расчетах все платежи сборы начисляются технологическими центрами по обработке документов или финансовыми службами через банк. При нецентрализованных расчетах товарный кассир взыскивает определенные при таксировке платежи наличными деньгами по квитанции «Разных сборов». После таксировки товарным кассиром проставляется календарный штемпель станции отправления с датой приема груза к перевозке и выдает грузополучателю квитанцию о приёме груза. В квитанции содержатся все те же сведения, что и в оригинале накладной.
Дорожная ведомость.
Это документ строго учета, имеет типографский номер и состоит из 3-х частей. Первая – собственно дорожная ведомость, вторая – корешок дорожной ведомости, третья – квитанция о приеме груза. Дорожная ведомость – это документ расчетно-финансового значения, содержит данные о сроке доставки груза, о проследовании пунктов, перехода с дороги на дорогу. Типографский номер дорожной ведомости, после таксировки переносится в накладную и является номеров отправки. Дорожная ведомость вместе с накладной следует с грузом до станции назначения. Корешок дорожной ведомости служит основным документом при определении провозной платы при централизованных расчетах и для учета и отчетности о выполнении плана перевозок. Он остается на станции отправления, которая с отчетом об отправленных грузах пересылает его в ТехПД (технологический центр обработки документов), а из ТехПД в ИСТЦ дороги, для обработки и составлении статистических данных. Квитанция о приеме груза – это юридический документ, подтверждающий прием дорогой груза к перевозке от отправителя, которому она и выдаётся. Корешки дорожной ведомости и квитанции о приеме груза прилагаются к отчетам. После таксировки отправок на каждого грузоотправителя в технологическом центре по обработке документов составляют перечень перевозочных документов, подбирают к ним квитанции о приеме груза и высылают их в товарную контору для вручения грузоотправителю. В левом верхнем углу оборотной стороны накладной и дорожной ведомости ставится календарный штемпель, который свидетельствует о времени приема груза к перевозке.
В пункте погрузке на каждый погруженный вагон составляется еще один перевозочный документ – вагонный лист. В нем имеются следующие данные: сведения о вагоне, перечень грузов в вагоне с указанием их массы и количества мест, станция отправления и назначения, сведения о пломбах. Вагонный лист пересылается в товарную контору, далее он следует на станцию назначения вместе с накладной и дорожной ведомостью. Кроме того, перевозочные документы содержат кодированную информацию: номер вагона (восемь знаков), наименование станции, наименование отправителей и получателей, масса груза, род груза.
