Учет с расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - работники вашей организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации. Цели, на которые выдаются денежные средства, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

• приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;
• оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительскими расходами.

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года № 40.

Согласно пункту 11 Порядка:

• выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
• лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня своего возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• новая выдача средств производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Срок, на который организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации.

Приказом руководителя утверждается:

· перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет;

· перечень должностей или список лиц, допущенных к осуществлению операций за наличный расчет;

· предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций;

· сроки сдачи авансового отчета.

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. Если работник направлен в обособленное подразделение учреждения (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, такая поездка командировкой признается.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.

Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Суточные

Суточные возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размеры суточных определяются локальным нормативным актом организации.

Независимо от того, какой размер суточных установлен локальным нормативным актом предприятия, не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В полном объеме не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения и другие расходы, связанные с командировкой.

Если работник может ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются. При этом вопрос о целесообразности такого ежедневного возвращения в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Расходы на проезд
Затраты на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают:

· расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

· страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

· оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Расходы по найму жилого помещения
Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых также коллективным договором или локальным нормативным актом.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы предназначен Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами." Счет балансовый, активно-пассивный.

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Наименование хозяйственной операции	Дебет счета	Кредит счета
Выданы из кассы под отчет наличные денежные средства на хозяйственные или командировочные нужды Основание: приказ руководителя, заявление работника, расходный кассовый ордер, отчет кассира
Получены денежные средства подотчет с корпоративной кредитной карты Основание: выписка банка со специального счета
Из кассы предприятия выдан перерасход по авансовому отчету подотчетного лица Основание: авансовый отчет, расходный кассовый ордер

 

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Наименование хозяйственной операции	Дебет счета	Кредит счета
Списаны подотчетные суммы, использованные на производственные нужды Основание: авансовый отчет (с прилагаемыми первичными документами)	08(10;20;25;26;44;91/2;97)
Возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы Основание: приходный кассовый ордер, авансовый отчет

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Первичные документы при оформлении подотчетных сумм - авансовый отчет

Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.

На оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

При получении авансового отчета организацией, бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). При этом следует иметь в виду ограничения, установленные в ч. 1 ст. 138 ТК РФ: «общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику».

Авансовый отчет должен хранится в организации «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Новая выдача денежных средств под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности.