MS Word. Редактирование текста — это процесс работы с готовым текстом, направленный на устранение ошибок, удаление ненужных фрагментов текста или перенос их в другое место.
Перемещение по тексту. Если Вы откроете в MS Word готовый документ и «поводите» курсором мыши по всему окну MS Word, то увидите, что вид курсора изменяется в зависимости от его местоположения. Когда курсор над текстом — принимает вид заглавной английской буквы
Замена выделенной области
Для того, чтобы сделать замену текста, надо после выделения фрагмента наб- рать новый текст вместо старого.
Удаление текста
Для удаления текста используются клавиши Delete и Backspace (крайняя правая клавиша в цифровом ряду клавиатуры с изображением стрелочки).
Разница между ними состоит в том, что Delete удаляет символ, находящийся справа от курсора, а Backspace - слева. Для удаления всего слова пользуются сочетанием Ctrl+Backspace. Для удаления большого фрагмента текста надо сначала его выделить, а затем удалить, нажав одну из вышеуказанных клавиш.
Метод перетаскивания
Простейшим способом перемещения текста в документе является перетаскивание - выделение и перемещение при помощи мыши.
Буфер обмена
Перетаскивание текста с помощью мыши удобно для перемещения текста лишь на небольшие расстояния (в пределах экрана монитора). Для того, чтобы переместить фрагмент текста в любое место документа, используются функции вырезания, копирования и вставки выделенного фрагмента. С помощью этих функций можно перемещать также графику, примечания, гиперссылки.
Вырезать выделенный фрагмент можно тремя способами:
Выбрать команду "Правка"-"Вырезать".
Нажать сочетание клавиш Ctrl+X.
Щелкнуть по кнопке "Вырезать" (изображение с ножницами) на панели инструментов "Стандартная".
Этими же тремя способами можно проделать копирование и вставку.
Копирование:
"Правка"-"Копировать".
Ctrl+C.
Кнопка "Копировать".
Вставка:
"Правка"-"Вставить".
Ctrl+V.
Кнопка "Вставить".
Если случится так, что вы сделали ошибочные изменения в документе, то при помощи кнопок "Отменить" (Ctrl+Z) и "Вернуть" (Ctrl+Y) на панели "Стандартная", можно "отмотать" ситуацию назад.
№31. Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др.
Кроме собственно документов важен и регламент работы с ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно усложнить работу, повышают вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.
Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования ИС. Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.
№32. Текст вводится в том месте документа, где мигает курсор. Документы в Word могут быть созданы путем ввода текста с клавиатуры. Кроме того, создать документ можно методом копирования и вставки текста из других документов.Необходимо отметить, что в создаваемом документе по умолчанию ориентация страницы - книжная, размеры полей страницы: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 3 см, правое - 1,5 см. Кроме того, в создаваемом документе по умолчанию символы вводятся в режиме "вставка", а текст вводится в стиле Обычный (Экспресс-стиль), в котором установлены основные параметры форматирования абзаца:
шрифт - (Calibri - по умолчанию) + Основной текст;
выравнивание символов - По левому краю;
междустрочный интервал - Множитель 1,15 ин.;
интервал После абзаца - 10 пт.;
запрет висячих строк (режим в котором первая и последняя строка абзаца не отрываются от абзаца при переносе текста на следующую страницу).
При вводе текста с клавиатуры курсор сдвигается вправо. При достижении конца строки продолжайте вводить текст, курсор автоматически переместится на следующую строку. Когда будет завершен ввод текста первого абзаца, необходимо нажать клавишу Enter (Ввод), чтобы перейти к вводу текста следующего абзаца.
Абзац - это непрерывная часть текста, которая заканчивается нажатием клавиши Enter (Ввод).
При вводе текста между словами устанавливайте один жесткий пробел. Жесткие пробелы устанавливаются нажатием клавиши Space bar - это длинная нижняя клавиша без названия. Неразрывный пробел устанавливайте посредством одновременного нажатия трех клавиш Ctrl + Shift + Space bar. Неразрывные пробелы целесообразно применять, например, между инициалами и фамилией в том случае, когда при вводе инициалов и фамилии они оказываются на разных строках. Знак "дефис" в тексте всегда вводится без пробелов клавишей "-". В некоторых случаях в текст вводится "неразрывный дефис" с помощью одновременного нажатия клавиш "Ctrl" + "Shift" + "дефис". Знак "тире" ("длинное тире") выделяется пробелами с двух сторон, а вводится с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш "Ctrl" + "Alt" + "серый минус".
К средствам редактирования относятся следующие команды (кнопки, которых расположенные на вкладке Главная):
проверка правописания;
выделить, вырезать, копировать, вставить через буфер обмена;
Найти и заменить;
Отменить и Вернуть (кнопки на панели быстрого доступа).
Кроме того, для редактирования текста используются клавиши клавиатуры Del, Backspace, Space bar и применяется средство Drag and Drop ("перетащи и отпусти" при нажатой левой или правой кнопки мыши).
№33. Прежде чем начать оформление текста, его необходимо выбелить.
Выделить символ — подвести курсор мыши в начало буквы нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протащить в конец буквы.
Выделить слово - два раза щелкнуть по слову мышью.
Выделить строку - подвести курсор к правому полю так, чтобы появилась стрелка напротив строки, которую хотим выделить, щелкнуть мышью.
Выделить текст - подвести курсор к правому полю так, чтобы появилась стрелка, нажать на левую кнопку мыши и протащить ее вниз текста.
Создание документа можно начать с нажатия кнопки Создать панели Стандартная или кнопки Файл панели Меню, щелкнув в выпавшем подменю на строке Создать. При этом Окно документа будет очищено и подготовлено к вводу.Теперь следует установить параметры страницы. Для этого нажмите кнопку Файл, щелкните на строке Параметры страницы и в открывшемся окне установите поля страницы. После этого на линейках выбранное расположение рабочего поля страницы будет выделено светлым тоном. После установки параметров страницы нажмите кнопку OK.Далее следует установить шрифт и его размеры. Для этого нажмите на панели Форматирование указатель названия шрифта и выберите его. Обычно используют пропорциональный шрифт Times New Roman. Теперь, после нажатия на соседний справа указатель, выберите размер шрифта. В официальных документах используется 12 размер шрифта. Для выравнивания шрифта есть 4 способа расположения. Все они находятся на вкладке Главная.Выравнивание по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине страницы.Установите выравнивание текста по ширине. При этом вводимый текст будет автоматически распределяться по всей ширине листа во всех строках абзаца кроме начала первой строки. Далее установите абзац с помощью горизонтальной линейки. Для этого передвиньте маркер абзаца в нужное положение. Нажав кнопку Режим разметки или через меню Вид, строку Разметка страницы. Этот режим ввода предпочтительней, т.к. во время работы с документом позволяет видеть все его особенности и элементы.
Открытие документов: Документ выводится на экран в виде окна. Открыть можно только ранее созданные документы.Одновременно можно открыть практически любое количество документов.
Сохранение документов: Запись текста в память выполняется командой "Сохранить как", находящейся в меню Файл. Нужно указать имя файла латинскими буквами, имя каталога и диск. Word добавляет к имени файла расширение "doc". После того, как документу присвоено имя, можно использовать команду "Сохранить" из меню "Файл". Word может открывать документы, созданные с помощью программы Word и с помощью других программ.
№34. Списки - это фрагменты текста, пункты которого отмечены специальными знаками. Списки могут быть маркированными, нумерованными и многоуровневыми. Список можно создавать изначально, а можно из уже существующего текста. Если необходимо сделать список из уже существующего документа, то надо выделить фрагмент текста, который подлежит форматированию и выбрать тип списка. При этом выделенный текст будет разбит по пунктам списка согласно абзацам (каждый абзац - это новый пункт списка). Во время выбора типа списка при наведении курсора на соответствующий вариант выделенный текст будет сразу предварительно форматироваться, давая пользователю быстро оценить пригодность того или иного варианта.При формировании многоуровневого списка, чтобы задать создание маркеров очередного уровня можно использовать клавишу Tab (либо кнопку "Увеличить отступ" на панели "Абзац"). Вернуться к вводу данных предыдущего уровня можно, нажав сочетание Shift+Tab (либо кнопку "Уменьшить отступ" на панели "Абзац"). При работе с маркированными и нумерованными списками можно создавать свой стиль оформления. Для этого выбрать пункт "Определить новый маркер" или "Определить новый формат номера". При необходимости редактирования многоуровневого списка, щелкните кнопкой мыши на кнопке "Многоуровневый список" и в появившемся окне - "Определить новый многоуровневый список..". Здесь можно настроить формат номера, расстояние, тип шрифта и другие параметры списка.
В программе Microsoft Word есть возможность использовать ссылки. Ссылки используются для перехода из одной части документа на другую или на какой либо сайт. Существует несколько видов ссылок: внутренние и внешние. Внутренние Ссылки Word- это ссылки, которые ведут на определенную часть в документе, помогают правильно находить информацию пользователю.Внешние Ссылки Word – ссылки, которые переводят с документа на определенный сайт или другой документ.Настройка ссылок производится при помощи панели, нажав на правую кнопку мыши (гиперссылки).
№35. Автоматическое форматирование — это средство Word для анализа частей документа и распознавания отдельных элементов, таких как основной текст, заголовки, маркированные списки и др. Word может применить соответствующие стили к различным элементам текста для создания отформатированного документа. Кроме применения стилей, автоматическое форматирование удаляет лишние пробелы между абзацами, автоматически форматирует адреса Internet, ллектронной почты и сетевые адреса как гиперссылки, выделяет полужирным начертанием или подчеркиванием текст, ограниченный звездочками (*) или символами подчеркивания (_), заменяет два дефиса (--) одним тирс II Т. Д.
Применение форматирования в процессе набора.
Word может применять различные виды форматирования по мере ввода текста. Вот некоторые примеры.
• Таблицы. Если вы наберете строку, состоящую из знаков "плюс" и дефисов (например,+ --+—+), а затем нажмете клавишу <Enter>, Word создаст таблицу с колонкой для каждой пары "плюсов". В этой таблице будет одна строка, и курсор будет установлен в первой ячейке.
• Рамки. Если вы введете два или больше дефиса, знака подчеркивания или знака равенства. Word вставит тонкую, толстую или двойную рамку соответственно.
• Маркированные списки. Если вы начнете новый абзац со звездочки (*), строчной буквы "о" или дефиса, а затем нажмете пробел или клавишу табуляции. Word автоматически создаст маркированный список.
Для настройки форматирования, применяемого по мере набора текста, выполните следующее.
1. Выберите команду Формат ->Автоформат для открытия диалогового окна Автоформат.
2. Щелкните на кнопке Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена.
3. Щелкните на корешке вкладки Автоформат при вводе для просмотра параметров (рис. 16. 1).
4. Установите или снимите флажки по своему усмотрению.
5. Щелкните на кнопке ОК.
№36. Чтобы приступить к созданию таблицы, перейдите на вкладку «Вставка», а затем нажмите кнопку «Таблица»: 1)быстрая вставка таблицы до 10 столбцов и 8 строк. Для этого просто в таблице сверху щёлкните по правой нижней ячейке, после чего таблица будет немедленно вставлена в документ. 2)Задание параметров таблицы. Щёлкните кнопку «Вставить таблицу…», после чего появится окно в котором можно задать число строк и столбцов, а также автоподбор ширины столбцов. Постоянная – ширина задаётся вами, по содержимому – ширина будет зависеть от введённого текста, по ширине окна – таблица будет растягиваться на всё окно. По окончании настроек нажмите «ОК». 3)Нарисовать таблицу. Вы можете с помощью инструмента «Карандаш» нарисовать таблицу любой сложности. 4)Преобразовать в таблицу. Преобразует выделенный текст в таблицу, при этом задаётся разделитель.
Макет таблицы. После помещения курсора в таблицу, появится группа вкладок «Работа с таблицами»: «Макет» и «Конструктор». Для работы с макетом таблицы перейдите на одноимённую вкладку.
Группы инструментов: Таблица, Строки и столбцы, Объединить, Выравнивание, Данные.
Таблица: Выделить – быстрое выделение группы ячеек, Отобразить сетку – отображение невидимых границ таблицы, Свойства – переход к окошку «Свойства таблицы»
Строки и столбцы: Удалить – удаление ячеек, строк, столбцов и таблицы. Удалить таблицу, выделив её и нажав «Delete» нельзя.Вставить сверху/снизу – добавление строк сверху/снизу.Вставить слева/справа – добавление столбцов слева/справа
Объединить: Объединить ячейки – объединение выделенных ячеек в одну. Их содержимое также будет объединено.Разбить ячейки – разбиение выделенных ячеек на несколько. Содержимое останется в первой ячейке.Разбить таблицу – разбиение одной таблицы на две. Строка под курсором станет шапкой второй таблицы.
Выравнивание: Кнопки «Выровнять по…» - выравнивают текст в выделенных ячейках.
Данные: Сортировка – автоматическая сортировка таблицы по тексту, числам или дате.Повторить строки заголовков – автоматическая вставка шапки таблицы на каждую страницу.Преобразовать в текст – операция, обратная преобразованию в таблицу – преобразует таблицу в текст с разделителем.
Стили таблицы.Для редактирования стилей таблицы перейдите на вкладку «Конструктор».
Параметры стилей таблиц: Строка заголовка – наличие шапки таблицы с отдельным стилем.Строка итогов – наличие завершающей строки с отдельным стилем. Чередующиеся строки – строки будут чередоваться по цвету. Первый столбец – наличие начального столбца с отдельным стилем. Последний столбец – наличие завершающего столбца с отдельным стилем. Чередующиеся столбцы – столбцы будут чередоваться по цвету
Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и боковом поля каждой из страниц документа. Колонтитулы содержат текст и изображения, которые можно изменять. Например, в колонтитулы можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла, а также фамилию автора.
№37.Автозамена позволяет автоматически исправлять часто повторяющиеся ошибки, которые возникают при наборе текста. Нажатие клавиш пробел или ENTERзапускает автозамену. Автозамена также позволяет быстро добавлять в документ такие символы как, например, символ защиты авторских прав (©).Для просмотра и корректировки списка ошибок и словосочетаний, которые позволяет исправлять Автозамена, используйте следующие шаги:1. Вкладка Файл -7 Параметры-7 Правописание -7 Параметры автозамены…MS Word отобразит ОД Автозамена (AutoCorrect)
Существует как минимум два способа вставки формул и символов в текстовый документ. Первый способ. Итак, первый делом открываем вкладку Вставка. В группе Символы нажимаем на пункт Формула. Если нажать на стрелочку рядом с этим пунктом, то появится выпадающее меню, где можно выбрать одну из встроенных формул.Откроется редактор, где можно создать какую угодно формулу.
Второй способ. Этот способ пришел к нам из предыдущих версий Microsoft Word, но он по-прежнему не теряет своей актуальности. Многие пользуются им до сих пор.Открываем вкладку Вставка. В группе Текст нажимаем на кнопку Вставить объект.В появившемся окне выбираем Microsoft Equation 3.0.Появится редактор формул, с виду неказистый, но по функционалу не уступающий своему старшему брату.Принцип работы редактора такой же, как и в первом способе, поэтому выбирайте какой из них использовать на свой вкус.
№38. Графический редактор Word, п озволяет быстро строить несложные рисунки. На вкладках диалогового окна необходимо выбрать параметры форматирования:предсправляемые редактором рисунков, очень похожи на средства, имеющиеся в любом другом графическом редакторе. Для редактирования объектов и изменения их цветов, заливок, границ и других параметров, служит панель инструментов Рисование. Процесс создания рисунков из графических объектов состоит из трех основных действий: Вставка рисованных объекты в документ. Рисование или выполнение определенных действий (например, перемещение рисованных объектов по документу, группировка, порядок и т.д.) Изменение рисованных объектов (например, изменение размеров, угла поворота и т.д.). Средняя группа кнопок на панели инструментов Рисование предназначена для вставки разнообразных графических объектов: автофигуры, линии, стрелки, прямоугольник, овал, надпись, добавить объект WordArt.
Существует три основные категории графических объектов, создаваемых средствами Word:
Автофигуры – это стандартные графические объекты
Объект WordArt служит для создания фигурного текста
Объект Надпись служит для нестандартной вставки небольших текстов. Кнопка с изображением текста и буквицы А, которая активизирует этот объект, находится на панели Рисование.После вставки графических объектов в документ осуществляется процесс рисования. Для рисования или работы с графическими объектами предназначена группа кнопок: Рисование и Выбор объектов.
В процессе действий (группировать, порядок, перемещение, изменение размеров и угла поворота, привязка, расположение текста в объектах и т.д.) создается рисунок.Основной принцип работы с графическими объектами тот же, что и при работе с текстом документа: сначала следует выделить объект, а затем выполнить с ним некоторые действия.Изменение цвета и типа графических объектов.
Группа кнопок на панели инструментов Рисование предназначена для изменения цвета и узора заливки графических объектов, цвета и типа линий, цвета шрифта, а также для придания объекту эффекта тени или объема.
Форматирование надписей, картинок и рисунков
Диалоговое окно формат. Диалоговое окно формат предполагает наиболее полные возможности для форматирования графических объектов.Для того чтобы активизировать окно диалога Формат, необходимо выполнить следующие действия:
Выделить объект, щелкнув на нем. Чтобы выделить объект, располагающий позади текста, нужно сначала щелкнуть на кнопке Выбор объектов панели инструментов Рисование
Выбрать из меню Формат команду Автофигура, Надпись, Рисунок, Объект WordArt. Название команды зависит от типа выделенного объекта. Откроется диалоговое окно Формат. Название окна будет соответствовать типу выделенного объекта.
На вкладках диалогового окна необходимо выбрать параметры форматирования:
1. Цвета и линии: выбор стиля обтекания и выбор цвета и способа заливки, цвета, типа и толщины линии;
2. Размер: изменение размера, масштаба и угла поворота;
3. Положение: выбор стиля обтекания и выравнивания по горизонтали;
4. Рисунок: только для рисунков – обрезка рисунков, выбор их цвета, яркости и контрастности;
5. Надпись: только для надписи – изменение полей между текстом и рамкой надписи
№39. Текст в столбцах (газетных колонках) используется в газетах, журналах, буклетах и т.д. MS Word 2007 по умолчанию отображает текст в одном столбце. Но текстовый процессор Word 2007 может распределять текст по двум и более столбцам.
Текст в столбцах переходит с низа одной колонки наверх другой, для принудительного перехода с одной колонки в другую надо выполнить разрыв колонки (команда "Разметка страницы/Разрывы/Столбец"). Создавать столбцы можно с помощью пиктограммы "Колонки" на вкладке "Разметка страницы" в группе "Параметры страницы" или с помощью окна диалога "Колонки", которое можно вызвать, щелкнув на команде "Другие колонки".или с помощью окна диалога "Колонки", которое можно вызвать, щелкнув на команде "Другие колонки".
Для быстрого создания стандартных колонок во всем документе или его части надо выделить весь текст или его часть, нажать кнопку "Колонки" и выбрать одну из пяти стандартных опций.
Если требуется создать нестандартные столбцы, то необходимо использовать окно диалога "Колонки". С помощью окна диалога можно создать различное число колонок с различной шириной и промежутками, а также с разделителем (вертикальной линией между колонками). Кроме того, колонки можно применить "ко всему документу" или его части - с определенного абзаца и "до конца документа".
При разбиении выделенной части текста на колонки, редактор вставит линии разрыва разделов до и после выделенного текста. То есть, выделенный текст помещается в отдельный раздел документа, в котором создаются газетные колонки.
Текст в столбцах можно форматировать также как и текст документа без колонок. Для того чтобы между словами не было больших разрывов в Word 2007 можно выполнить ручную или автоматическую расстановку переносов. Для расстановки переносов надо на вкладке "Разметка страницы" в группе "Параметры страницы" открыть список с вариантами и выбрать требуемый вариант. В столбцах можно размещать рисунки, таблицы, диаграммы и другие объекты документа. Необходимо отметить, что размеры объектов документов Word не должны превышать ширину столбца.
№40. Структурированные документы - это документы большого объема. К большим документам относятся курсовые и дипломные работы, рефераты и т.д. Создавать и изменять структуру большого документа целесообразно в режиме Структура. По умолчанию документ в Word 2007 открывается в режиме Разметка страницы. Группа "Режимы просмотра документа" отображается на вкладке Вид. Для перехода в режим Структура надо выбрать команду Структура. В результате в окне приложения будет отображаться вкладка Структура. Режим структуры в редакторе Word позволяет легко и быстро создать и изменить структуру большого документа Word. Например, для создания структуры реферата надо в режиме Структура ввести названия разделов, подразделов и назначить им уровень 1 и 2 соответственно. Уровни 1 и 2 соответствуют стилям заголовков (Заголовок 1) и подзаголовкам (Заголовок 2). Обычно в больших документа используют три уровня. Для структуризации большого документа Word 2007 можно также использовать стили в режиме "Разметка страницы". Назначение названиям разделов и подразделов документа стилей заголовков является формой его структуризации. Кроме того, необходимо установить разрывы между разделами, установив курсор в конце названия раздела и выполнив команду Вставка/Разрыв страницы. Необходимо отметить, что в процессе создания большого документа целесообразно активизировать режим отображения всех знаков (непечатаемых символов), щелкнув на кнопке "Отобразить все знаки" на вкладке Главная.
После создания структуры большого документа, надо перейти в режим разметки и вставить в документ номера страниц начиная с раздела Введение. Причем нумерация большого документа должна начинаться с 3 страницы. В первую очередь перед разделом "Введение" устанавливаем несколько пустых строк. Затем необходимо установить курсор в пустую строку перед разделом "Введение", и выполнить команду Вставка/Номер страницы. В появившемся подменю выбрать «Формат номеров страницы». Открывается окно диалога «Формат номеров страницы», в котором надо установить формат номера и нумерацию страниц. Устанавливаем переключатель "Нумерация страниц" в положение "начать с 3" страницы, и нажимаем ОК. Затем надо еще раз выполнить команду Вставка/"Номер страницы", выбрать команду "Вверху страницы" и в коллекции "Простой" щелкнуть, например, на третий вариант "Простой номер 3". В результате большой документ будет пронумерован, начиная с третьей страницы. После вставки номеров страниц, надо вставить пустую страницу для оглавления. Для этого необходимо установить курсор в пустую строку перед разделом "Введение", и выполнить команду "Разметка страницы"/"Разрывы", далее выбрать "Разрывы разделов" / "Следующая страница" В итоге перед разделом "Введение" будет создана пустая страница для оглавления. После создания пустой страницы надо перейти на эту страницу, установить курсор в верхний колонтитул пустой страницы и установить флажок «Особый колонтитул для первой страницы». В результате номер страницы на пустой странице будет удален. При этом на остальных страницах номера страниц не удаляются. Затем добавляем еще одну пустую страницу (без номера) для оформления титульной страницы. Для этого необходимо на пустой странице установить курсор перед непечатаемыми символами "Разрыв раздела (со следующей страницы)" и выполнить команду Разметка страницы/Разрывы, выбрать Разрывы разделов /Следующая страница. В результате будет добавлена еще одна пустая страница без номера, т.е. в создаваемом документе будут две пустые страницы без номеров. Одну страницу оформляем как титульную. На второй пустой странице создаем оглавление. Для этого необходимо установить курсор на второй пустой странице перед непечатаемыми символами "Разрыв раздела (со следующей страницы)", затем перейти на вкладку Ссылки и выполнить команду Оглавление. Откроется галерея оглавлений "Встроенный". Устанавливаем указатель мыши на требуемое оглавление и щелкаем левой клавишей мыши. Например, выберем "Автособираемое оглавление 1"Теперь надо наполнить содержанием каждый раздел и подраздел. После ввода содержимого и редактирования большого документа можно обновить оглавление, щелкнув правой кнопкой мыши на оглавлении, и выбрать команду "Обновить поле".
№41. Поля используются для размещения в документе Word переменных данных. Поля позволяют организовать автоматическое обновление данных в документе, выполнять вычисления, устанавливать связи с другими документами и объектами, создавать перекрестные ссылки и многое другое. Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE, которое вставляется при добавлении номера страницы, и DATE, которое вставляется при выборе команды Дата и время (меню Вставка).
Создание полей. Word предоставляет несколько способов внедрения полей в текст документа:
Все поля Word можно вставить с помощью команд меню Вставка – Поле.
Можно вставить поля с помощью некоторых команд меню Вставка (Дата и время, Номера страниц, Сноска, Название, и т.д.) или кнопок специализированных панелей инструментов (панель Формы);
Можно нажать клавиши CTRL+F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки (ограничивающие поле фигурные скобки нельзя вводить с клавиатуры), и ввести соответствующие инструкции между ними.
Обновление полей. Значения полей могут быть обновлены автоматически или вручную в любое удобное пользователю время.Чтобы обновить отдельное поле, выделите поле или его значение, а затем нажмите клавишу F9. Чтобы обновить все поля в документе, выберите команду Выделить все в меню Правка, а затем нажмите клавишу F9. Для автоматического обновления всех полей документа перед выводом его на печать выполните команды меню Сервис – Параметры – на вкладыше Печать установите флажок Обновлять поля.
Использование полей: вставка номеров страниц, ввод даты и времени, добавление названий к таблицам, рисункам, формулам и другим элементам, вставка ссылок на объекты, использование полей слияния, вставка сносок на литературу, сбор оглавления документа.
Шаблон - это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы списков автотекста и автозамены, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш, форматирование и стили. Все новые документы в MicrosoftWord создаются на основе шаблонов. По умолчанию при создании нового документа выбирается шаблон Обычный на вкладке Общие.
Создание шаблона: Начать можно с пустого документа и сохранить его как шаблон или создать шаблон на основе существующего документа или шаблона.
Использование пустого шаблона: Нажмите кнопку MicrosoftOffice, а затем выберите команду Создать.
Выберите Новый документ и нажмите кнопку Создать.
Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. Можно также добавить пояснительный текст, элементы управления содержимым, такие как выбор даты, и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне. Нажмите кнопку MicrosoftOffice, а затем выберите команду Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение документа выберите Надежные шаблоны. Выберите имя файла для нового шаблона, в списке Тип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить.
ПРИМЕЧАНИЕ Можно также сохранить шаблон как Шаблон Word с поддержкой макросов (файл dotm) или Шаблон Word 97-2003 (файл dot). Закройте шаблон.
№42. Составной (интегрированный) документ - документ, в котором связанные между собой фрагменты имеют разные типы и создавались в разных приложениях или программах.
Часто при создании составного документа используют такую терминологию:
источник, или сервер - приложение, откуда производится вставка фрагмента в составной документ;
приемник, или клиент (адресат) - приложение, где находится главная часть составного документа и куда вставляются объекты из других приложений (источников).
Создание составного документа с помощью мыши
Во многих приложениях для ускорения процесса обмена данными между приложениями предусмотрена возможность перетаскивания объекта с помощью мыши, при этом реализуется либо операция копирования, либо операция перетаскивания (перемещения). Предварительно объект должен быть выделен. Таким способом рекомендуется воспользоваться при небольшом расстоянии между источником и приемником. Для этого окна приложений целесообразно расположить рядом.
Перемещение (перетаскивание) объекта осуществляется по следующей технологии:
объект выделяется, т.е. указатель мыши устанавливается на этом объекте, и производится щелчок левой кнопкой. Если это фрагмент текста, то надо по нему протащить мышь при нажатой левой кнопке;
при нажатой левой кнопке мыши выделенный объект перетаскиваем до места назначения.
Копирование осуществляется аналогично процедуре перемещения при одновременно нажатой клавише <CtrI>. При этом надо соблюдать следующую последовательность отпускания клавиш - сначала кнопку мыши, а затем клавишу <Ctrl>. При копировании указатель мыши на экране будет сопровождаться знаком "плюс".
Примечание. В среде Windows нажатие управляющей клавиши учитывается в момент отпускания кнопки мыши. Поэтому можно сначала объект протащить, не отпуская кнопки мыши, оценить ситуацию, а затем уже при необходимости нажать <Ctrl>, <Shift> или какую-либо другую комбинацию клавиш смещения.
Создание составного документа через буфер обмена командой Правка, Вставить
Технология обмена данными через буфер обмена командой Правка, Вставить требует выполнения следующей последовательности действий:
выделить объект, подлежащий копированию, перемещению или удалению;
перенести выделенный объект в буфер обмена с помощью команды Копировать или Вырезать из контекстного меню или из управляющего меню Правка;
установить курсор в новое место вставки объекта;
вставить объект командой Правка, Вставить.
Аналогичную последовательность операций технологии обмена через буфер можно реализовать, используя не команды меню, а кнопки панели инструментов. При обмене данными через буфер обмена их редактирование осуществляется с помощью встроенных в приложение-приемник средств приложения-источника.
№43. Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. В электронные таблицы MS Excel можно вводить текст, числа, даты, время, последовательные ряды данных и формулы.
Ввод данных осуществляется в три этапа:
выделение ячейки;
ввод данных;
подтверждение ввода (нажать клавишу Enter).
После того как данные введены, их нужно представить на экране в определенном формате. Для представления данных в MS Excel существуют различные категории форматных кодов.
Для редактирования данных в ячейке необходимо дважды щелкнуть на ячейке и произвести редактирование или исправление данных.
К операциям редактирования относятся:
удаление и вставка строк, столбцов, ячеек и листов;
копирование и перемещение ячеек и блоков ячеек;
редактирование текста и чисел в ячейках.
К операциям форматирования относятся:
1)изменение числовых форматов или формы представления чисел;
2)изменение ширины столбцов;
3)выравнивание текста и чисел в ячейках;
4)изменение шрифта и цвета;
5)выбор типа и цвета границы
6)заливка ячеек
№44. Вычисления с помощью формул всегда начинаются со знака равенства "=". Кроме того, в формулу могут входить ссылки на ячейки, в которых указаны определенные значения в одном из числовых форматов, имена, числовые величины и функции, объединенные знаками арифметических действий (^; *; /; +; -;). В ячейке, в которой осуществлены вычисления, отображаются значения, а формула отображается в строке ввода.
Ссылки на ячейки бывают относительными и абсолютными. Абсолютные ссылки отличаются от относительных тем, что содержат символ “$” (например, $B$2) перед всеми атрибутами адреса ячейки. К смешанным ссылкам относятся ссылки на ячейки, в которых перед одним из атрибутов адреса ячейки установлен символ “$” (например, B$2 или $B2).
В формуле могут быть использованы и имена диапазона ячеек, но для этого надо присвоить имена диапазонам ячеек. Чтобы присвоить имя диапазону ячеек в Excel 2007, необходимо выполнить следующие операции. Выделить диапазон требуемых ячеек, перейти на вкладку "Формулы" и щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка "Присвоить имя" в группе "Определенные имена".
Из списка выбрать надпись "Присвоить имя...", откроется окно диалога "Создание имени". В строке "Имя" ввести имя, например "Закупка1" и щелкнуть на кнопке ОК. В результате выбранному диапазону ячеек будет назначено соответствующее имя.
Для использования имени диапазона ячеек в формуле надо выделить ячейку и вставить требуемую формулу, например СУММ(). В качестве аргумента используем имя диапазона ячеек, например "Закупка1". Для этого на вкладке "Формулы" в группе "Определенные имена" надо щелкнуть на команде "Использовать в формуле", и в открывшемся списке имен выбрать требуемое имя.
Формулы в Excel можно перемещать и копировать. Абсолютные ссылки при копировании формулы (распространении формулы) не изменяются, а изменятся только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не установлен символ “$” (т.е. относительные ссылки изменяются). При перемещении формулы в другое место таблицы абсолютные и относительные ссылки в формуле не изменяются.
№45. Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы.
Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ.
Аргументы функции Excel - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9 — ее аргументы.
Эта формула суммирует числа в ячейках A2, и A9. Даже если функция не имеет аргументов, она все равно должна содержать круглые скобки, например функция ПИ(). При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов.
Ввод функций в рабочем листе.
Вы можете вводить функции в рабочем листе прямо с клавиатуры или с помощью команды Функция меню Вставка. Если вы выделите ячейку и выберете команду Вставка/Функция, Excel выведет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2. Открыть это окно можно также с помощью кнопки Вставка функции на строке ввода формул.
Чтобы создать диаграмму, необходимо, прежде всего, ввести данные для диаграммы на лист. Затем выделите любые ячейки, которые содержат исходные данные диаграммы. Далее в меню Вставка выберите команду Диаграмма или нажмите кнопку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. В любом случае Excel выведет на экран первое окно мастера диаграмм. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую Excel для построения диаграммы.
Кроме того, можно создать диаграмму за один шаг без использования мастера диаграмм. При создании таким способом диаграммы используются стандартные тип и параметры форматирования, которые позже можно изменить.
Создание диаграммы за один шаг. Самый быстрый способ для создания листа диаграммы, использующего стандартный тип диаграммы, выделите необходимые данные и нажмите клавишу F11. В этом случае лист диаграммы – это лист книги, содержащий только диаграмму.
№46.Финансовые функции — это совокупность необходимых процессов, циклов и подразделений, которые взятые вместе:
· способствуют получению выручки на всех стадиях с помощью проведения финансового анализа;
· управляют расходами с помощью анализа необходимости закупок, утверждения всех расходов (включая капиталовложения) в масштабе всего предприятия;
· следят за имеющимися финансовыми средствами и обязательствами;
· управляют поступлениями и расходованиями денежных средств, включая оплату налогов;
· ведут поиск оптимальных источников и условий финансирования;
· способствуют проведению бартерных операций;
· осуществляет финансовый анализ проектов на всех этапах;
· выполняют работу по составлению бюджета, планированию и прогнозированию как для предприятия, так и его подразделений;
· учитывают и регистрируют каждую операцию, проводимую предприятием;
· способствуют распределению заработанного между сотрудниками и акционерами.
Основная роль финансовой функции состоит в оптимизации использования предприятием своих ресурсов.
2.1 Перечень финансовых функций:
АМОРУВ - возвращает величину амортизации для каждого периода.
НАКОПДОХОД - данная функция возвращает накопленный процент по ценным бумагам с периодической выплатой процентов.
НАКОПДОХОДПОГАШ - возвращает накопленный процент по ценным бумагам, процент по которым выплачивается в срок погашения.
АМОРУМ - возвращает величину амортизации для каждого периода.
ДНЕЙКУПОНДО - возвращает количество дней от начала действия купона до даты соглашения.
ДНЕЙКУПОН - вычисляет число дней в периоде купона, содержащем дату расчета.
ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ - возвращает число дней от даты расчета до срока следующего купона.
ДАТАКУПОНДО - возвращает число, представляющее дату следующего купона от даты соглашения.
ЧИСЛКУПОН - возвращает количество купонов, которые могут быть оплачены между датой соглашения и датой вступления в силу, округленное до ближайшего целого купона.
ОБЩПЛАТ - вычисляет кумулятивную (нарастающим итогом) величину процентов, выплачиваемых по займу в промежутке между двумя периодами выплат. exсel финансовый электронный таблица
ОБЩДОХОД - вычисляет кумулятивную (нарастающим итогом) сумму, выплачиваемую в погашение основной суммы займа в промежутке между двумя периодами.
ФУО - определяет величину амортизации актива для заданного периода, рассчитанную методом фиксированного уменьшения остатка.
ДДОБ - определяет значение амортизации актива за данный период
№47. Общие сведения о MS Excel.
Назначение. Файл MS Excel. Структура окна MS Excel 2010. Панель быстрого доступа. Настройка ленты Контекстное меню. Надстройки MS Excel. Защита информации. Создание, открытие и сохранение документа. Технологии управления отображением рабочей книги. Технологии работы с листами рабочей книги. Технологии работы со строками и столбцами листа. Адресация ячеек и диапазонов. Выделения диапазонов ячеек. Присвоение имен ячейкам и диапазонам.
Создание и форматирование таблиц.
Создание таблицы с «ручным заполнением». Создание таблицы с использованием стиля. Формат данных. Установка и изменение формата данных. Редактирование данных в ячейке. Форматирование ячейки. Шрифт. Заливка. Границы. Ввод данных. Заполнение рядов данных. Создание пользовательского списка. Заполнение данных с помощью формы. Вставка примечаний. Вставка гиперссылок в таблицу. Условное форматирование таблиц.
Вычисления в MS Excel.
Формулы. Правила ввода формул. Создание пользовательских формул. Вычисления с блоками данных. Простейшие функции MS Excel: суммирование диапазонов, нахождение минимального, максимального и среднего значений, подсчет количества элементов в диапазоне. Мастер функций. Использование функций выбранной категории. Использование логической функции «ЕСЛИ» в вычислениях. Ошибки в вычислениях. Диагностика ошибок.
Графические возможности MS Excel.
Вставка рисунков, объектов WordArt, SmartArt, надписей, фигур. Создание бланка документа с размещением логотипа организации.
Построение графиков, гистограмм, диаграмм. Форматирование графиков, гистограмм, диаграмм. Изменение элементов макета. Название гистограмм, осей. Легенда. Ряды. Ориентация и размер листа. Поля страницы. Размещение таблицы на странице. Печать заголовков. Масштаб печати. Колонтитулы. Вставка имени файла, даты, номера страницы.
Итоговые расчеты в среде MS Excel.
Использование функции Если для выборочного суммирования и подсчета итогов. Расчет промежуточных итогов, консолидации данных.Сводные таблицы. Многомерные структуры. (OLAP кубы).
Специальные возможности MS Excel.
Статистические функции MS Excel. Настройка Анализ данных и выполнение статистических расчетов. Настройка «Поиск Решения» решения специальных задач планирования и прогнозирования. Использование MS Excel для моделирования бизнес процессов (статистическое и имитационное моделирование).
№48. Правила подготовки современных документов - это вопросы делопроизводства (начиная с полей страницы документа), шаблоны документов (бланки, письма...), виды оформления (стиль, шрифт, размер, форматирование), приемы работы с текстом (замены, сноски, списки, орфография, тезаурус), использование колонтитулов (верхний и нижний, нумерация страниц, подписи) и макрокоманд (их создание, хранение и применение).
Для большинства пользователей подготовка текстов и документов начинается с вопроса "Как правильно их готовить?". При этом начальные правила звучат так:
Не перегружайте страницу документа.
Проявляйте последовательность в использовании шрифтов и не используйте более трех шрифтов в одном тексте.
Не увеличивайте без необходимости интервал между строками.
Уменьшайте интервал между строками в заголовке, если там все буквы заглавные.
Не переносите слова в заголовке.
Не выравнивайте ширину строки в заголовках (или в строках, набранных крупным шрифтом). Требования, предъявляемые к современным вычислительным сетям Для классификации компьютерных сетей используются различные признаки, но чаще всего сети делят на типы по территориальному признаку, то есть по величине территории, которую покрывает сеть. И для этого есть веские причины, так как отличия технологий локальных и глобальных сетей очень значительны, несмотря на их постоянное сближение.
При выводе на лазерный принтер не печатайте текст на темном фоне либо поверх иллюстраций. Классификация ИТ по назначению и характеру использования
Используйте спецэффекты только в подходящих для этого случаях.
Нажимайте на клавишу Enter только тогда, когда Вы хотите создать или начать новый абзац в тексте или когда нужно вставить пустую строку. Не нужно использовать эту клавишу в конце каждой строки (Word сам переносит слова на новую строку при достижении границы области печати).
Используйте для форматирования текста и придания документу хорошего внешнего вида мощное средство - характеристики и свойства абзаца.
Не делайте в документе более одного пробела подряд. Вместо этого используйте табулятор. Для установки разных характеристик бумаги в одном документе создавайте разделы документа через механизм "разрывов" и т.д.
№49. Слово Интернет (Internet) состоит из двух частей Inter и net – сеть. Таким образом, Интернет – это сеть сетей, следовательно, изучение интернет-технологий естественно начать с рассмотрения основ компьютерных сетей.
Компьютерная сеть – это набор связанных между собой автономных компьютеров.
Следует заметить, что ни Интернет, ни Всемирная паутина, строго говоря, не являются сетями. Интернет – это сеть сетей, а Всемирная паутина (WWW – WorldWideWeb) – распределенная система на базе Интернет.
Распределенная система – это такая система, в которой наличие многочисленных автономных компьютеров незаметно для пользователя. С его точки зрения, это единая система. Например, Всемирную паутину можно рассматривать как один большой сайт. Это обычно достигается с помощью специального программного обеспечения, надстраиваемого над операционной системой и называемого связующим программным обеспечением.
Компьютерная сеть не представляется пользователю чем-то единым. Она представляет собой набор связанных между собой автономных компьютеров. Пользователь имеет дело с конкретными компьютерами, ее составляющими, и если они имеют различное аппаратное и программное обеспечение, это не останется для него незамеченным. Так, чтобы запустить программу на удаленной машине пользователю необходимо явно на ней зарегистрироваться и потом дать команду на запуск.
При построении распределенных систем особая роль отводится программному обеспечению. «На самом деле распределенная система является программной системой, построенной на базе сети. Эта программная система обеспечивает высокую степень связности и прозрачности элементов. Таким образом, различие между компьютерной сетью и распределенной системой заключается в программном обеспечении (особенно в операционной системе) а не в аппаратуре [1, С. 23]»
Локальные вычислительные сети (ЛВС или LAN) – это сети, которые располагаются в пределах одного или же группы рядом расположенных зданий. Их обычно используют для объединения компьютеров и рабочих станций в офисах компании и обеспечения совместного доступа к используемым ресурсам: принтерам, сканерам, базам данных и т. д. В локальных сетях обычно используется технология широковещательной передачи данных. Наиболее распространенными топологиями являются шина и кольцо (рис. 1,а). Примером локальных сетей являются широко распространенные сети Ethernet.
