Основными источниками поступления товаров на торговые предприятия являются: промышленные и сельскохозяйственные предприятия изготовители (заводы, фабрики, колхозы,); оптовые торговые предприятия, хладокомбинаты, базы, склады, предприятия промпереработке, подсобные сельскохозяйственные предприятия; собственные предприятия, лица занимающие индивидуальной трудовой деятельностью.
Товары от поставщиков до торгового предприятия сопровождают специальные документы, которые называются сопроводительными товарными документами.
К таким документам относят: накладные, товарно-транспортные накладные, счета, счет – фактуры и др. Основными расчетными документами для оплаты товаров являются платежное требование, которое выписывает поставщик на основании сопроводительных товарных документов и представляет в банк для безналичных расчетов.
Обязательным документом при каждой отгрузке товаров является счет-фактура. В настоящее время составление счетов-фактур поставщиком товара сопровождается ведением журналов учета счет - фактур, а также книги продаж. В свою очередь покупатель ведет журнал учета получаемых от поставщиков счетов-фактур и книгу покупок.
Накладная - является распространенным документом, которая на торговом предприятии играет роль как приходного, так и расходного товарного документа. В практике применяются различные накладные: простая накладная, форма № 61, 19, М-14, М-15.
Однако независимо от используемого вида накладной ее обязательными реквизитами являются:
наименование документа, номер накладной, дата выписки, наименование поставщика и покупателя, через кого направляется товар, наименование товара, количество товара, цена за единицу товара, общая сумма отпуска по каждой товарной позиции с выделением итоговой суммы по накладной, отдельной строкой выделяется сумма на добавленную стоимость (НДС) с последующим указанием в накладной суммы с учетом и без учета НДС. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется печатью поставщика и получателя. Количество экземпляров, в которых выписывается накладная, зависит от условий получения товара и принятой на предприятии системы учета и отпуска товаров.
Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т (торговля) – составляется поставщиком и является первичным приходным документом при поступлении на торговое предприятие партий товара автомобильным транспортом. Выписывают товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя; второй предназначен покупателю, третий и четвертый направляют автотранспортному предприятию с обязательной отметкой об указанной услуге.
Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.
В товарном разделе - указывают сведения о поставщике и плательщике; о товаре и таре. Здесь же указывается сумма НДС (20 или 10% от суммы поставки).
Транспортный раздел - данные заполняются в ходе доставки товара, и содержит: срок доставки груза, фамилию водителя, вид перевозки, пункт погрузки и выгрузки, сведения о грузе, время на разгрузку.
Доверенность – оформляется по типовой форме № М-2 или М-2а, выдается только материально – ответственному лицу. (Приложение 2)
На практике применение этих форм доверенности абсолютно одинаково.
Отличительные особенности:
- форма № М-2 – учитывается по корешку;
- форма «М-2а – учет ведется в журнале регистрации.
Для получения товара вне торгового предприятия материально – ответственному лицу необходимо удостоверить свое право на получения товара. Документально это право оформляется доверенностью. Выдача доверенности регламентируется инструкцией «О порядке выдачи доверенности на получения товарно-материальных ценностей».
Доверенность выдается на определенный срок, но не позднее 15 дней. Доверенность является бланком строгой отчетности, выдается под расписку и подлежит учету. Учет выдачи доверенности по форме № М-2 ведется в специальном журнале, листы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы и заверены подписью бухгалтера и скреплены печатью.
В доверенности не допускаются исправления, помарки, если один из реквизитов не заполнен, доверенность не действительна. После получения товара материально - ответственное лицо, обязано представить оправдательные документы, а неиспользованную доверенность вернуть в бухгалтерию на следующий день.
