Сводная таблица примерной стоимости услуг поисково-информационных систем и дополнительных сервисов для турагентов
Источник: сайты поисково-информационных систем.
Задачи, которые решают программы, специально созданные для турфирм, – внутриофисная автоматизация работы:
♦ учет проданных туров;
♦ печать необходимых документов;
♦ учет платежей по заявкам;
♦ ведение архива заявок клиентов;
♦ база данных постоянных клиентов;
♦ рассылка сообщений по электронной почте постоянным клиентам;
♦ учет выданных дисконтных карт;
♦ анализ получаемой информации и индивидуальной работы каждого сотрудника;
♦ учет эффективности рекламы;
♦ хранение логинов и паролей для систем онлайн-бронирования туроператоров и автоматического входа в систему бронирования без повторной авторизации;
♦ возможность учета кросс-курсов валют и процентов на конвертацию;
♦ импорт заявок из систем онлайн-бронирования туроператоров и др.
Каждый год программы совершенствуются, увеличивается количество функций, постоянно принимаются пожелания по улучшению продукта. Вам всего лишь необходимо приобрести готовый программный комплекс и инсталлировать его на рабочий компьютер.
На что нужно обратить внимание, выбирая программу автоматизации для офиса турагентства:
♦ сколько стоит установка, настройка и обучение хотя бы одного сотрудника;
♦ есть ли срок действия лицензии на программный продукт;
♦ какие модули не входят в стандартный продукт и их стоимость;
♦ как часто возникает необходимость обновления и сколько оно стоит;
♦ каковы требования к комплектации компьютера и программному обеспечению (лицензии).
Это основные расходы, которые «скрыты»; они часто не заявляются разработчиками в рекламной цене, а порой без дополнительных модулей автоматизация будет частичной или совсем незначительной.
Верный способ «опробовать» продукт – ознакомиться с демоверсией, если таковая имеется. В любом случае выбор остается за вами – нравится вам программа или нет, способствует ли она решению проблем в офисе.
Как правило, турфирмы устанавливают системы автоматизации после 5–6 месяцев работы, но есть и исключения – это компании, у которых с первых месяцев предполагается большое количество клиентов (например, при организации конференции количество информации, которую необходимо обработать, сохранить и проанализировать, превышает возможности сотрудников).
В дальнейшем автоматизация работы офиса обеспечит единообразие обработки документов, а ситуации, когда каждый менеджер работает по-своему, по «своим» тарифам, заполняя «свои» отчетные формы, будут исключены. У руководства есть возможность контролировать весь бизнес – как на рабочем месте, так и на расстоянии (в отпуске). Эти программы снижают риск финансовых потерь в случаях болезни менеджера и при увольнении, помогают новым менеджерам быстро войти в работу.
Но нужно знать, что автоматизация – дорогое удовольствие, при сложении необходимых расходов получившаяся сумма может вас неприятно удивить. Не существует программы автоматизации, которая удовлетворяла бы все потребности турфирмы, требуются настройка и доработка, а это дополнительные расходы, как правило, за каждый час работы IT-специалиста. Внедрение программ автоматизации всегда связано со стрессовыми ситуациями в офисе: менеджеры допускают ошибки при оформлении туров и у программистов-настройщиков своеобразный подход к работе, который порой дает массу поводов для отказа от идеи автоматизации.
Несмотря на все возможные проблемы, польза от автоматизированного учета деятельности туристического агентства выражается в положительных количественных и качественных показателях.
Назовем наиболее заметные программы для автоматизации работы туристического агентства: «САМО-Тур-Агент», «Мастер-Агент», «5 star office», «Terrasoft CRM», «Тур-Менеджер».
