Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства

1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.

2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

5 этап – определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

8 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Составные части бумажного делопроизводства:

Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:

· бухгалтерия;

· учредительные документы;

· судебно-процессуальные документы;

· договорные документы и т.д.

Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:

Внешнее делопроизводство:

· доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

· отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

Внутреннее делопроизводство:

· хранение документов:

· хранение документов у сотрудников;

· хранение документов в Секретариате.

· создание документов у исполнителя;

· издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);

· регистрация документа в Секретариате;

· движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;

· размножение документов (снятие копий);

· контроль за исполнением документов;

· создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;

· уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:

· Устав организации;

· “Коллективный договор”;

· правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;

· трудовой договор;

· заключаемые договора.

Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации. Примерный план инструкции:

· общие положения;

· определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;

· организация работы с конфиденциальными документами;

· порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;

· порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;

· контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;

· обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.

Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:

· общие положения;

· правила составления и оформления документов;

· составление и оформление основных видов документов;

· организация документооборота:

· порядок движения и обработки входящих документов;

· порядок движения и обработки исходящих документов;

· порядок движения и обработки внутренних документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· систематизация документов;

· разработка номенклатуры дел;

· формирование дел;

· подготовка документов к архивному хранению;

· экспертиза ценности документов;

· описание документов постоянного и временного сроков хранения;

· обеспечение сохранности дел;

· передача дел в архив;

· приложения:

o примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

o перечень документов, на которых ставится печать;

o перечень документов, подлежащих утверждению;

o перечень документов, подлежащих согласованию;

o форма регистрационно–контрольной карточки;

o перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

o акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

o внутренняя опись документов дела;

o опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:

· порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;

· порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;

· порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;

· порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);

· порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;

· порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;

· порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).

Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.